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Comment financer son parc informatique

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Faut-il acheter ou louer son parc informatique? A qui confier la maintenance de son matériel? Autant de questions auxquelles vous devez répondre lorsque vous équipez votre entreprise. Pour préserver votre trésorerie, sachez que des aides financières existent.

@ © WINSTON LINK / FOTOLIA

Le ministère de l'Economie, des Finances et de l'Industrie a lancé, en 2006, le «Passeport pour l'économie numérique» (www.econumerique.pme.gouv.fr) qui facilite l'accès des jeunes pousses à différents types de financement de leur parc informatique, du crédit-bail à la location évolutive. Le 26 avril 2011, de nouveaux acteurs majeurs ont signé la convention de partenariat. Quatre entreprises (Intel, PagesJaunes, Ciel et EBP) ont ainsi fait leur entrée dans le club des partenaires industriels du Passeport pour l'économie numérique. Un élargissement de l'offre qui augure le meilleur pour l'année 2012 et les suivantes. Pour décrocher ce passeport, il suffit de suivre une courte formation. Vous pouvez opter pour trois modules au choix parmi les 18 proposés par le ministère. L'inscription est gratuite et les sessions sont dispensées par les chambres de commerce et d'industrie, les chambres de métiers et de l'artisanat ou les centres de gestion agréés.

Par ailleurs, le crédit-bail mobilier proposé par Oséo permet notamment d'acheter du matériel informatique. L'entreprise paye un loyer déductible de ses bénéfices. A l'issue de la période de location, elle bénéficie d'une option d'achat sur le bien matériel. Néanmoins, ce système n'est envisageable que pour un montant d'investissement supérieur à 40 000 euros HT. L'opération est également possible sans option d'achat, il s'agit alors de location financière. Il n'y a pas que les pouvoirs publics qui se préoccupent du financement du parc informatique des petites entreprises. Ainsi, IBM, avec son programme IBM Global Financing (www-03. ibm.com/financing/fr), propose aux PME des solutions pour le financement de leur système informatique, couvrant l'intégralité de votre solution informatique (matériel, logiciels et services), avec des contrats taillés sur mesure. Dans un autre registre, Microsoft propose un service en ligne baptisé Cap Subventions Union européenne (www.microsoft.com/france/pme/services/cap-subventions). Il vous informe sur les différentes catégories d'aides, offre des conseils personnalisés grâce à des conseillers pour qualifier votre projet et inscrire votre entreprise dans une démarche de pré-éligibilité. Dernière étape: votre dossier est diffusé auprès d'un réseau de cabinets spécialisés, partenaires de Microsoft, qui vous proposeront leurs services à des tarifs préférentiels.

Achat ou location?

Vous pouvez également acquérir du matériel dernier cri et en confier la maintenance, par exemple à un prestataire de service, qui assurera la stabilité de votre configuration et de ses évolutions au fil du temps et des usages, ou bien louer votre parc et son architecture logicielle. Dans le premier cas, vous mobilisez un budget significatif. Le souci? L' obsolescence rapide du matériel. Au-delà de quatre ans, le renouvellement, total ou partiel votre parc, est un passage obligé. Dans le deuxième cas de figure, vous n'immobilisez aucun bien et préservez votre trésorerie. En contrepartie, vous êtes contractuellement lié à un bailleur sur du court, moyen ou long terme (trois ans renouvelables), le loyer étant variable selon la durée du contrat et l'étendue du parc. Il est majoré d'un taux d'intérêt situé autour de 4,5 à 5 % de la valeur locative, mais vous ne vous souciez de rien. Les ordinateurs mis à votre disposition sont régulièrement renouvelés et la maintenance du parc fait partie des missions de votre prestataire.

Les logiciels libres, à moindre coût

Les logiciels libres se démocratisent. Depuis quatre ans environ, les solutions dites «open source» sont devenues intéressantes pour les PME souhaitant s'équiper d'applications professionnelles à moindre coût. Les logiciels libres sont à opposer aux logiciels propriétaires (ou fermés), développés par des éditeurs tels que Microsoft, Oracle, SAP ou Cegid. La différence? Le code de programmation des logiciels libres est «ouvert», c'est-à-dire qu'il peut être modifié à l'infini. A l'inverse, le code des logiciels propriétaires demeure confidentiel. Longtemps réservé aux seuls initiés, l'open source est désormais accessible à tout un chacun. Parmi les solutions les plus connues, citons le système d'exploitation Linux, les navigateurs internet Mozilla Firefox et Chrome, la suite bureautique OpenOffice (qui intègre un traitement de texte, un tableur, un outil de présentation et un gestionnaire de base de données), le gestionnaire de messagerie Thunderbird, l'antivirus Avast, le logiciel de gestion de la relation client SugarCRM ou la solution e-commerce Magento. Mais quelles sont les forces de l'open source? Tout d'abord, dans la plupart des cas, vous n'aurez pas à vous acquitter des frais de licence. Un gain substantiel, surtout pour une PME. Toutefois, il ne faut pas confondre logiciel libre et gratuité. Les gains réalisés sur la gestion des licences devront être, en partie, réinvestis dans la formation de vos collaborateurs et le déploiement, ainsi que dans la maintenance de la solution. Vous devrez, en plus, faire appel aux services d'un intégrateur spécialisé pour éviter de vous tromper dans le choix de la solution. Un autre avantage des logiciels open source réside dans leur souplesse. S'agissant des inconvénients, il faut noter que l'offre n'est pas aussi étendue que celle des solutions propriétaires. En outre, ces outils libres ne sont pas toujours compatibles avec les applications d'autres éditeurs. Ce problème tend toutefois à s'estomper. Enfin, bien qu'ils soient séduisants, les logiciels libres ne sont pas forcément les plus performants dans tous les domaines.

AVIS D'EXPERT
Frédéric Lecan, directeur financier France chez Business & Decision

« Les contrats de location évolutive permettent de renouveler le parc informatique régulièrement »


« Le meilleur moyen de rationaliser les coûts d'un parc informatique est encore de s'en remettre à une société de financement spécialisée », déclare Frédéric Lecan, directeur financier France chez MJ Business & Decision. Lorsque votre banque étudie un dossier de financement, elle intègre les sommes qu'elle vous prête dans vos encours, ce qui peut vous pénaliser pour d'autres opérations de crédit. Frédéric Lecan recommande donc « de s'orienter vers un spécialiste du financement informatique qui saura proposer des solutions pour l'achat, l'installation, la migration et le financement du matériel et des logiciels ». Concernant les contrats de location conclus avec une société de financement, il précise que « les contrats d'une durée de trois ans sur des locations évolutives permettent de renouveler le parc régulièrement ». Même si ce système est souple et permet de faire face à l'obsolescence rapide des équipements informatiques, Frédéric Lecan invite à la prudence: «Il faut s'assurer que les dates de renouvellement de matériel ne sont pas dépassées, sinon vous êtes réengagé pour un an et payez au prix fort un matériel dont la valeur résiduelle est quasiment nulle!»