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L'informatisation à tous les étages de l'entreprise

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Gain de temps, meilleure visibilité, travail collaboratif... Informatiser chaque service de votre entreprise présente de nombreux avantages. Toutefois, avant de vous lancer, vous devez faire un audit de vos besoins afin d'évaluer le coût d'un tel équipement.

La mise en place de tout réseau informatique passe obligatoirement par l'installation d'un serveur. Centre névralgique de votre structure, cet ordinateur va centraliser l'ensemble de vos données tout en les protégeant. D'autres possibilités peuvent être ajoutées, telles que la mise en place de logiciels métier, qui seront partagés entre tous les salariés, ou la création d'une messagerie collaborative. Votre serveur doit donc être capable de supporter un grand nombre de connexions en même temps et être fiable pour éviter les pannes. Lorsque vous le choisissez, vous devez garder en tête deux points capitaux: le nombre de collaborateurs qui y ont accès et les fonctionnalités que vous comptez utiliser.

Le prix d'un serveur est généralement bien plus élevé que celui d'un ordinateur classique. La raison principale? Sa robustesse. Les composants utilisés sont d'une qualité supérieure, rendant votre machine plus sûre. De plus, les processeurs, la mémoire et les disques durs utilisés sont bien plus puissants. Pour une entreprise de moins de dix personnes, il faut compter environ 2 500 euros tout compris (logiciel antivirus, système d'exploitation, etc.). A noter que la présence d'un onduleur est indispensable. En effet, il permet à vos ordinateurs de fonctionner pendant une courte durée après une coupure de courant. Au-delà de dix salariés, il vous faudra débourser au minimum 4 000 euros, voire beaucoup plus, selon les fonctionnalités choisies. Sachez néanmoins que la durée de vie d'un serveur est supérieure à celle d'un ordinateur lambda. S'il est généralement conseillé de renouveler son parc informatique tous les trois ans, la durée de vie d'un serveur est de l'ordre de quatre à cinq ans.

Dernier point important: choisissez un serveur évolutif si vous êtes en phase de création d'entreprise. Si votre structure croît rapidement, votre serveur devra suivre.

Comment choisir ses logiciels?

Gain de temps, meilleure visibilité globale et actualisée en temps réel, travail collaboratif... L'informatisation à tous les niveaux de l'entreprise présente bien des avantages. De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché pour vous faciliter la gestion de votre entreprise. Comptabilité, facturation, gestion commerciale, paie, etc., autant de domaines que vous pouvez informatiser. Au vu de l'offre pléthorique sur le marché, prenez garde à acheter le logiciel qui sera le plus adapté à la taille de votre entreprise, de votre activité et de vos besoins, au nombre de collaborateurs qui vont travailler dessus et, bien sûr, au prix de la solution.

Les logiciels de comptabilité sont en mesure de s'acquitter de nombreuses missions: saisie des écritures comptables dans les journaux aux déclarations fiscales légales. Ils assurent la préparation du bilan et du compte de résultat. Faites en sorte que le logiciel choisi soit pratique pour votre expert-comptable afin qu'il récupère facilement vos données. Vous pouvez également vous doter d'un logiciel de facturation pour vous permettre d'éditer rapidement et simplement vos factures, tout en intégrant les réglementations en vigueur. Le CRM, quant à lui, est dédié à la gestion de la relation client.

Plus largement, il est adapté pour tout type de contacts: des fournisseurs aux clients mais aussi aux revendeurs, etc. Il donne une vision complète de tous vos contacts et de la relation entretenue avec eux et de partager ces informations avec un service, voire toute l'entreprise.

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Les PME et le stockage de leurs données


Comment les PME perçoivent-elles le stockage des données? C'est ce qu'a cherché à savoir Drobo, spécialiste du domaine, en menant une enquête dont les résultats ont été dévoilés fin mai 2011. Première constatation, la taille des départements informatiques des PME est limitée: 68 % indiquent avoir une personne, à temps complet ou moins, dédiée à l'informatique. Ensuite, les PME n'envisagent pas, à 99 %, de migrer l'ensemble de leur stockage sur le nuage (cloud). La majorité d'entre elles indique qu'au moins les trois quarts de leur stockage resteront sur site. 89 % des sondés déclarent ne pas être satisfaits par les offres de stockage destinées aux PME actuellement offertes par les sociétés proposant des solutions de «stockage gros volume». Leur besoin? Une solution de stockage offrant un accès à distance, la protection des données et la sauvegarde sur site. Enfin, 83 % désignent les fonctionnalités de protection des données comme un critère important en matière de stockage, suivi de près par le coût.

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Les bénéfices d'un outil de gestion de la relation client sont majeurs en termes de retombées commerciales... à condition qu'il soit correctement utilisé par vos vendeurs. Retrouvez nos conseils dans l'article CRM: comment motiver vos commerciaux.

Automatiser sa chaîne de production

Toutes les entreprises productrices de biens matériels sont concernées par l'optimisation de leur chaîne de fabrication. Qu'il s'agisse de produire sur commande ou sur stock, ponctuellement ou en série, de petits ou de gros volumes, les progiciels dédiés à la fonction production permettent d'optimiser chaque étape du cycle d'exécution. Traçabilité des matériaux et des produits finis, gestion des flux de marchandises, calculs des coûts de fabrication, génération de codes-barres d'identification, suivi des commandes et des approvisionnements, planification de la production, calcul des coûts prévisionnels ou réels, gestion des nomenclatures... Telles sont les principales fonctionnalités proposées par ces progiciels. En outre, la venue des outils décisionnels donne la possibilité de séparer les données transactionnelles (ordonnancement, commandes achats/ventes...) des données décisionnelles (reporting, comptabilité...). Une différenciation essentielle pour la bonne marche notamment des progiciels de gestion intégrée (PGI) ou ERP en anglais. Ces derniers intègrent les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise: gestion de production, gestion commerciale, logistique, ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion, paie, etc. Les différents modules et fonctions sont traités autour d'une base de données unique. Des solutions métier sont également disponibles, notamment pour les filières comme l'agriculture ou le BTP. Commercialisés sous la forme de modules complémentaires, ces logiciels s'intègrent à votre ERP de base, afin de permettre aux différentes fonctions de l'entreprise de dialoguer entre elles, facilitant la prise de décision à chaque étape de la chaîne de fabrication.