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4 bonnes raisons d'externaliser le recouvrement de ses créances

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Votre encours clients progresse de façon inquiétante et vous envisagez de faire appel à un prestataire pour la relance amiable de vos débiteurs. Mais avant tout vérifiez le professionnalisme de votre interlocuteur et examinez à la loupe les modalités du contrat.

1 VOUS NE DETENEZ PAS LES COMPETENCES REQUISES

C'est souvent le point faible des PME: l'absence de compétences en matière de relance des clients débiteurs. C'est, en général, au comptable ou à son assistant qu'incombe cette mission, lesquels s'en chargent après avoir assuré leurs tâches prioritaires. «L'entreprise opère généralement une première relance par téléphone, parfois doublée de l'envoi d'un courrier. Parfois, cela suffit à faire réagir le client. Mais si tel n'est pas le cas, l'intervention d'un «upro» peut permettre de débloquer la situation», souligne Philippe Brocca, directeur gestion de créances chez Coface Services. Ce qui est vrai pour la relance à l'amiable l'est encore plus pour le recouvrement juridique des créances. «Les petites structures n'ont pas de service juridique. Elles sont donc fortement enclines à externaliser cette mission», observe Yves Dubois, responsable du département gestion finances chez Demos. La plupart des prestataires proposent aux entreprises un service global couvrant les trois étapes du recouvrement: la relance à l'amiable (par téléphone, courrier et visite chez le client), la phase du précontentieux (l'envoi d'une lettre de mise en demeure ou d'une sommation de payer par huissier) et l'action en justice (injonction de payer, référé- provision ou assignation) . La relance à l'amiable est assurée par des professionnels de la négociation téléphonique. «Les téléopérateurs se concentrent sur leur seule mission: récupérer le cash. Ils sont rapides et peuvent réaliser jusqu'à 12 relances à l'heure», souligne Frédéric Doumenc, directeur du pôle cash de Lowendal Masai, société de conseil en optimisation des coûts. Une équipe de juristes prend le relais quand l'affaire est portée devant les tribunaux. Les sociétés de recouvrement disposent, le plus souvent, d'équipes étoffées réparties sur tout le territoire. Elles sont donc en mesure de réaliser des visites chez les clients, si les relances téléphoniques et l'envoi de courriers n'ont pas suffi à les faire réagir. Chez Coface Services, une visite est déclenchée dès que le montant à recouvrer excède 800 euros ou que le débiteur se révèle particulièrement récalcitrant.

FREDERIC DOUMENC, directeur du pôle cash de Lowendal Masai

«Les téléopérateurs spécialisés peuvent réaliser jusqu'à douze relances à l'heure.»

2 VOUS PRESERVEZ VOTRE RELATION CLIENT

L'une des principales réticences des PME à faire appel à un spécialiste du recouvrement est la peur de ternir les bonnes relations qu'elles entretiennent avec leurs clients. Une crainte en réalité assez peu fondée: les méthodes musclées qu'utilisaient, autrefois, certains prestataires (visites commandos chez les débiteurs, menaces téléphoniques) n'ont plus cours chez les sociétés de recouvrement sérieuses. «D'importants progrès ont été réalisés par ces professionnels, qui emploient désormais du personnel formé à la relation client», reconnaît Michel Sion, responsable des formations financières à la Cegos. Sauf demande expresse de votre part, ces prestataires agissent en votre nom et cherchent à connaître la situation du débiteur, afin de trouver avec lui un terrain d'entente, plutôt qu'à l'intimider. Par ailleurs, ils doivent obtenir votre accord pour engager toute action précontentieuse ou judiciaire.

3 VOUS NE PAYEZ QUE POUR LES FACTURES RECOUVREES

Les prestataires sérieux se rémunèrent uniquement sur les créances recouvrées. Si votre facture reste impayée, vous ne devrez pas un centime à votre cabinet de recouvrement. En revanche, dès lors que celui-ci obtient le règlement de la facture, il prélèvera un pourcentage de la somme récupérée (en général, de 5 à 20 % selon le volume de créances confiées, leur montant moyen et leur ancienneté) . Un système de forfait mensuel ou annuel est également proposé aux entreprises dont le volume de créances est important. Dans ce cas, le prestataire s'engage à atteindre un taux de recouvrement préalablement défini et vous rembourse en cas d'échec. Méfiez-vous des organismes qui vous réclament des frais d'ouverture de dossier: cela n'est pas justifié. Etudiez bien les conditions du contrat et négociez des remises si vos créances sont récentes et que vos débiteurs présentent un bon niveau de solvabilité. Dans tous les cas, sachez qu'en cas d'action en justice, les frais de procédure ainsi que les honoraires d'avocats ou d'huissiers vous seront facturés en sus. Mais sachez que les prestataires - qui travaillent toujours avec les mêmes cabinets, auxquels ils confient de gros volumes d'affaires - bénéficient, en retour, de tarifs extrêmement compétitifs, dont ils sont censés vous faire profiter.

4 VOUS POUVEZ RECOURIR A UN PRESTATAIRE DE FAÇON PONCTUELLE

L'externalisation n'est pas toujours une solution de long terme. Vous pouvez solliciter ces prestataires pour des opérations «commandos» si votre poste clients n'a pas été travaillé depuis longtemps ou si vos factures s'accumulent après un pic d'activité. Enfin, certaines sociétés proposent une alternative intéressante: «l'in sourcing». Dans ce cas, le prestataire délègue un agent qui va s'installer temporairement dans vos locaux afin d'y mettre en place une procédure de recouvrement. «Cette formule convient aux entreprises qui ne désirent pas que les informations sur leurs clients sortent de chez elles», indique Eric Ermantier, gérant d'Edric Consulting, qui propose une formule d'in sourcing. Ce mode d'organisation séduit aussi les PME qui souhaitent former l'un de leurs salariés au recouvrement dans le but de s'en charger elles-mêmes à plus long terme. Bien sûr, l'in sourcing est plus coûteux que l'externalisation classique: comptez entre 180 et 350 euros la journée.

BONNE PRATIQUE

Exigez des références


Le marché du recouvrement comprend une multitude de petites sociétés. Pour bien choisir votre prestataire, vérifiez le professionnalisme de ses équipes (les téléopérateurs sont-ils formés à la relation client? Le prestataire a-t-il sa propre équipe de juristes?) et interrogez-le sur ses méthodes de relance. Surtout, demandez-lui de vous mettre en contact avec deux ou trois PME clientes et testez-le sur une mission courte avant de vous engager sur le long terme.

A SAVOIR

- LA FIGEC: UNE GARANTIE DE SERIEUX
En France, les membres de la Fédération de l'information d'entreprise et de la gestion de créances (Figec, www.f igec. corn) représentent environ 95 % du marché. Vérifiez que votre prestataire y adhère. C'est une garantie de sérieux, dans la mesure où chacun des membres est signataire d'une charte déontologique qui assure la transparence des transactions, le respect des débiteurs et le professionnalisme des acteurs. Si tel n'est pas le cas, appelez la Figec et demandez-lui des informations sur votre prestataire.