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5 ETAPES POUR SE PREMUNIR CONTRE LES IMPAYES

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Faire face à un impayé, c'est avant tout le prévenir, le plus en amont possible, en réalisant un suivi régulier du poste client. Du contact client en passant par le traitement de la commande jusqu'au recouvrement de la facture, une PME se doit d'être rigoureuse à chaque étape. Explications.

Se préoccuper du recouvrement des créances clients? Une question de survie! Pour réduire les risques d'impayés, une démarche préventive s'impose.

1 SE RENSEIGNER EN AMONT

Première étape préalable à toute conclusion de contrat: vous renseigner sur vos nouveaux clients, et plus largement sur tous les clients sur lequel vous avez un doute. S'il s'agit d'une société, vous pouvez consulter des sites comme Societe.com ou Infogreffe.com. Ils vous fourniront, gratuitement ou presque, une liste d'indications financières sur l'entreprise recherchée, directement issues des publications officielles des tribunaux du commerce. Ces informations comprennent notamment l'état civil du dirigeant, les rapports d'activité, le chiffre d'affaires, le résultat net, le risque de défaillance, le score AFDCC (score de défaillance établi par l'Association française des crédit managers et conseils), l'indication - le cas échéant - de l'ouverture d'une procédure collective et l'éventuelle inscription d'une créance privilégiée du trésor. Pour approfondir vos recherches, vous pouvez aussi consulter les cotations, commercialisées par des acteurs tels qu'Altares, Coface ou Pouey International. Se basant sur des éléments financiers connus à un moment précis, ils attribuent aux entreprises une note de solvabilité, ou «scoring», qui vous permet d'évaluer le risque qu'elles représentent. Le prix de cette prestation dépend du nombre d'éléments que vous ferez surveiller. Pour Thierry Tissot, consultant juridique au sein du cabinet Care spécialisé en droit des affaires, « ces éléments sont nécessaires mais ne représentent qu'une photo de l'entreprise à un instant T. » Il est donc important de redemander le scoring d'une entreprise à chaque fois que cela s'avère utile.

2 SENSIBILISER SES FORCES DE VENTE

Veillez à bien cadrer vos relations commerciales. Par exemple, faites toujours demander des acomptes à vos commerciaux. Un premier versement peut avoir lieu au moment de la prise de commande, suivi d'un deuxième en cours de prestation, le solde étant versé à la livraison. Si négociations il y a au moment de la signature du contrat ou du devis, celles-ci se doivent d'être respectées. Pour enrichir votre connaissance client, fournissez-leur une liste de points dits sensibles à surveiller: si le client refuse de verser un acompte, quelle en est la raison? Publie-t-il régulièrement ses comptes au greffe du tribunal de commerce? A-t-il récemment connu un changement d'actionnaires? Etc. A eux de faire remonter les informations obtenues, soit au dirigeant, soit à la comptabilité, via un formulaire ou à l'aide de l'outil de CRM si l'entreprise en est équipée.

3 ERIGER DES GARDE-FOUS AVEC UN CONTRAT AD HOC

Rédiger correctement les documents contractuels avant la vente ou la prestation de services est essentiel pour se faire payer, éviter les contentieux éventuels ou obtenir gain de cause en cas de procès. « Il est vraiment important de bien rédiger au préalable les différents documents, souligne Timothée Bertrand, juriste spécialisé en contentieux. Même si cette précaution n'évite pas les impayés, elle facilite la résolution du problème. » Par exemple, faire signer un bon de commande ou un devis constituera un élément de preuve qu'une commande a bien été passée, si vous êtes amené à engager une procédure de recouvrement. Le bon de livraison, quant à lui, démontre que vous avez bien respecté vos engagements tant en termes de date de livraison que de quantités. Enfin, n'oubliez pas de rédiger correctement la facture et de l'adresser au client au plus tard à la livraison ou à la fin de la mission. Elle doit mentionner la date d'échéance de paiement et préciser le taux des pénalités de retard, qui est fixé à au moins trois fois le taux d'intérêt légal (qui était de 0,65 % en 2010 - le taux pour 2011 paraîtra au Journal officiel début février). Vous pouvez également prévoir, dans vos conditions générales de vente, qu'en cas d'impayé les frais de recouvrement seront à la charge du débiteur: on parle alors de clause pénale. « Le cadre contractuel doit être suffisamment protecteur pour l'entreprise, explique Thierry Tissot (cabinet Care) . Il faut établir certaines clauses, sur lesquelles le dirigeant peut s'appuyer en cas de litige. » Tout contrat commercial peut aussi inclure une clause de résiliation, permettant de mettre un terme à la collaboration de manière anticipée. Cette dernière génère alors une indemnité de résiliation.

@ FOTOLIA/LD

A savoir
Assurez-vous contre les impayés!

L'assurance-crédit vous permet d'être couvert en cas de non-paiement de vos clients, français et étrangers. Via une prime annuelle, des sociétés comme Atradius, Euler Hermes SFAC ou encore Coface proposent une évaluation de la santé financière de vos clients, le recouvrement de vos créances et une indemnisation si besoin est. Pour couvrir des risques politiques ou économiques dans certains pays émergents, Coface propose également une assurance-crédit ponctuelle.

4 RELANCES PAR TELEPHONE ET PAR COURRIER

« Le temps est l'ennemi de l'entreprise », affirme Thierry Tissot. Aussi, dès les premiers jours de retard de paiement, réagissez! Organisez des relances. Commencez par un appel téléphonique, en rappelant courtoisement le dépassement de l'échéance et le montant dû et tâchez d'obtenir une promesse de paiement imminent. « L'appel permet, en outre, de connaître la nature de la difficulté », complète Thierry Tissot. Si aucune satisfaction ne vous est donnée, prévoyez un courrier officiel. « Mais veillez à ce qu'il soit personnalisé », met en garde l'expert. En effet, pour que la relance soit efficace, bannissez les contenus identiques appliqués à tous les clients. Précisez également la suite que vous donnerez si le client ne paye pas... La menace peut être efficace!

THIERRY TISSOT, consultant juridique au sein du cabinet Care

Le cadre contractuel doit être protecteur.

5 EN CAS DE CONTENTIEUX...

Si vous n'obtenez pas gain de cause avec cette procédure interne, deux solutions s'offrent à vous. Soit vous cédez votre créance à un cabinet de recouvrement qui pourra mener une action en justice en votre nom, à raison d'une commission de 5 à 20 % sur les créances récupérées, soit vous menez vous-même la procédure. Adressez alors au mauvais payeur une mise en demeure par lettre RAR ou bien par acte d'huissier avec remise en main propre. Toujours aucun paiement? Saisissez le juge du tribunal de commerce pour obtenir une mesure provisoire. S'il est muni d'un titre exécutoire (jugement, acte notarié revêtu de la formule exécutoire, etc.), il peut mettre en place une mesure d'exécution forcée. Si vous n'obtenez toujours pas de réponse, reste les poursuites judiciaires. Première étape: l'injonction de payer, formulée auprès du tribunal de commerce où est domicilié le défendeur. Le tribunal délibérera d'après les pièces justificatives que vous lui aurez fournies. Seconde phase: l'assignation. Vous saisissez directement le tribunal qui jugera en référé (en urgence) ou sur le fond, en vous convoquant, ainsi que l'autre partie. Mais attention: la procédure suppose des honoraires d'avocat. A n'utiliser donc que si la créance à récupérer est d'un montant supérieur aux frais que la procédure va engendrer. Toutefois, vérifiez vos contrats d'assurance: certains incluent une aide juridique qui peut prendre en charge les frais engagés.