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Aménagement des locaux : concilier ECONOMIES et CONVIVIALITE

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Open spaces ou bureaux individuels ? Sièges basiques ou ergonomiques ? Murs blancs ou agrémentés d'oeuvres d'art ? Les locaux reflètent l'image de l'entreprise. Entre souci d'économies et confort des salariés, le dirigeant doit faire des compromis.

Un ordinateur, un téléphone, un siège, une plante verte et le tour est joué ? Non. Organiser ses bureaux est plus complexe qu'il n'y paraît. Entre souci économique et confort des salariés, les entreprises doivent trouver le bon compromis. « Crise oblige, les directions font très attention à leurs dépenses», constate Odile Duchenne, directrice de l'Union nationale des industries françaises de l'ameublement (Unifa). Une observation confirmée par les chiffres du marché : après quatre années de progression, le marché du mobilier de bureau s'est effondré

en 2009. L'Unifa prévoit une baisse du chiffre d'affaires de 15 % par rapport à 2008. « Une entreprise réaménage ses locaux parce qu'elle fait évoluer son organisation de travail ou crée un nouveau service. En l'absence de cette dynamique, elle limite ses dépenses», souligne Philippe Lucas, dirigeant de France Bureau, spécialiste de l'équipement des bureaux.

Des dépenses maîtrisées. Dans ce contexte, l'heure est à la rationalisation de l'espace de travail. La tendance est ainsi à l'open space. Pour Thomas Planquette, codirigeant de Kytom, installateur de cloisons, «il faut rentabiliser le plus possible les mètres carrés». Même topo chez France Bureau, où le produit le plus demandé est la formule «bench», c'est-à-dire deux bureaux face à face, ce qui procure un gain de place considérable. Si elles mesurent leurs dépenses, les entreprises veillent toutefois au bien-être de leurs salariés. Ce qui passe avant tout par une bonne assise. Ainsi, quand le montant des factures de bureaux et de tables progresse de 1 % en 2008, le segment des sièges, lui, connaît une hausse de 2 %. «Pour un meilleur confort, les entreprises choisissent des modèles haut de gamme, les plus ergonomiques possibles», assure Odile Duchenne (Unifa). Ce souci de bien-être et de convivialité se retrouve dans d'autres dépenses, autour de la décoration, par exemple. Du luxe ? Non. Mais la volonté de créer un cadre de travail agréable.

A SAVOIR, Combien coûte un poste de travail ?

Selon l'Union nationale des industries françaises de l'ameublement (Unifa), une entreprise a dépensé en 2009 entre 800 et 3 000 Euros pour équiper un poste de travail. Les rangements constituent le plus gros des ventes (35 % du chiffre d'affaires du secteur), devant les bureaux et tables (31 %) et les sièges (32 %) et les cloisons (2 %).

@ ERICK NGUYEN/FOTOLIA

1 MOBILIER DES OFFRES VARIEES POUR TROUVER VOTRE MOBILIER AU MEILLEUR PRIX

Produits d'occasion, remises, prix cassés sur le Web : il est possible d'acheter son mobilier de bureau sans se ruiner. En fonction de vos besoins, optez pour la solution qui vous correspond le mieux.

Pour acheter votre mobilier de bureau, vous avez le choix entre différents canaux de distribution. Le plus évident ? Les revendeurs spécialisés, comme France Bureau, Allée du Bureau ou Manutan. En 2008, selon les chiffres de l'Union nationale des industries françaises de l'ameublement (Unifa), 45 % des entreprises ayant renouvelé leur mobilier se sont adressées à ces revendeurs. 24 % se sont tournées vers la grande distribution professionnelle généraliste, qui regroupe des enseignes comme JPG, Office Depot ou JM Bruneau. Et 21 % ont acheté leur mobilier directement auprès des fabricants, Steelcase, Majencia et European Office Log - qui regroupe GDB International et Brevidex constituant le trio de tête du marché français. Enfin, 10 % des ventes ont été réalisées auprès des réseaux d'ameublement pour la maison. Ces chaînes, du type Ikea ou Conforama, proposent des bureaux moins chers, mais au prix public TTC.

Pour Odile Duchenne, directrice de l'Unifa, «les PME hésitent parfois à se rendre chez les professionnels, de peur que les prix soient inaccessibles ». Pourtant, en matière de mobilier de bureau, l'offre des prestataires est des plus variées et il est facile de faire des bonnes affaires. Un fabricant comme France Bureau, par exemple, propose des réductions de 15 à 30 %. Comment s'y prend-il ? Le spécialiste diffuse sa documentation uniquement via Internet. Pour faire leur choix, les clients ont accès à quelque 400 mini-catalogues numérisés au format PDF. En plus d'éviter «le gaspillage de papier», il réalise ainsi des économies sur les frais d'impression et de distribution des catalogues.

Jusqu'à 80 % de réduction. Des revendeurs spécialisés, comme Allée du Bureau, proposent, quant à eux, une gamme de mobilier qui va du haut de gamme à l'occasion. «Les meubles d'occasion sont remis en état, puis revendus 40 à 80% moins cher que les produits neufs», explique Sophie Lavenant, responsable achats de l'enseigne. Une solution adaptée aux petits budgets. Et avec son site MonBureauDiscount.com, le prestataire propose également du neuf, mais casse là aussi ses prix : il s'agit de produits dont le prix a été négocié à la baisse directement auprès du fabricant. Les remises peuvent atteindre les 80 %. Pour vous aider à faire votre choix, le distributeur dispose de quatre showrooms spécialisés (mobilier neuf, mobilier d'occasion, sièges neufs, sièges d'occasion), ouverts durant la semaine et tous situés à Crespières (Yvelines). Si tous les prestataires ne disposent pas d'un showroom, la commande peut très souvent se faire directement via leur site internet. N'hésitez pas non plus à les contacter par téléphone : un conseiller commercial étudiera, avec vous, les meilleures solutions pour votre futur aménagement. Un entretien à l'issue duquel vous serez invité à transmettre, par fax ou e-mail, les plans des locaux. Comptez ensuite 48 heures pour la livraison si vous commandez auprès d'un revendeur, mais jusqu'à quatre semaines si vous faites directement appel à un fabricant. Le tarif de la livraison correspond en moyenne à 9 % du montant total HT de la commande. Renseignez-vous auprès des différents professionnels, car tous n'assurent pas le montage du mobilier. En revanche, vous pouvez demander l'enlèvement du mobilier ancien, qui sera ensuite trié puis recyclé. Une option qui coûte de 60 à 100 euros pour un pack du type caisson, bureau et siège.

2 CLOISONS COMMENT AMENAGER UN OPEN SPACE

Avant d'installer des cloisons, il est impératif de se poser les bonnes questions, notamment en matière d'organisation des équipes ou d'impératifs de confidentialité. Les entreprises d'aménagement de locaux ou les fabricants de cloisons vous guident dans vos choix.

S'il est indéniable que l'open space permet d'économiser des mètres carrés, ce bénéfice se fait souvent au détriment de la confidentialité. Thomas Planquette, codirigeant de Kytom, entreprise spécialisée dans l'aménagement des bureaux, est catégorique : «La tendance est au moins de cloisonnement possible. » Ce qui ne veut pas dire «pas de cloison du tout», car elles présentent bel et bien un intérêt : respecter les grands espaces tout en créant des zones d'"intimité». C'est le défi que doivent relever les différents prestataires de ce secteur. Ces derniers se divisent en deux groupes : d'une part, les concepteurs de cloisons, comme Mecanalu ou Clips. Ils dessinent les cloisons, les fabriquent, mais font appel à des prestataires partenaires pour l'installation. D'autre part, les architectes d'espaces professionnels, comme Kytom ou M2 Space. Ces derniers assemblent et vendent des cloisons qu'ils installent ensuite eux-mêmes.

Dans tous les cas, un prestataire se doit de conseiller le client, notamment en réalisant une visite des locaux pour sonder les attentes et les besoins des utilisateurs. De votre côté, vous devez vous poser les bonnes questions. Toute une série de critères doit être prise en compte. Par exemple, y a-t-il des impératifs de sécurité ? Certains locaux, comme ceux dédiés à l'informatique, nécessitent d'être complètement fermés pour des questions de protection. Par ailleurs, prenez en considération la répartition des équipes : les salariés ont-ils besoin de se voir et de se parler facilement ?

Ne pas rompre la communication.

Parfois, des demi-cloisons d'1,60 m environ suffisent pour créer une zone de confidentialité sans pour autant séparer les équipes. «Il faut faire attention à ce que les différents services puissent bien communiquer entre eux», rappelle Thomas Planquette (Kytom). Autre point à étudier : le bruit. C'est l'épaisseur de la cloison qui déterminera la performance de l'isolation. Sans oublier les considérations techniques, comme l'emplacement des prises ou la possibilité de fixer les panneaux au plafond et au sol. Les cloisons doivent aussi respecter les normes de circulation en cas d'incendie. Enfin, interrogez-vous sur l'esthétique.

Après avoir défini vos attentes, le prestataire vous propose un plan de cloisonnement. Vient ensuite le moment de choisir le genre de cloisons. Et les possibilités sont immenses ! «Finitions, couleurs, diversité des matériaux... Tout se fait à la demande du client, explique Thomas Chaudron, p-dg de Mecanalu. Il n'y a pas de standard. » C'est pourquoi le prix d'une cloison est très variable : comptez de 70 à 700 euros le m2. En fonction du type de cloison, il faudra en moyenne de 3 à 15 jours pour mener à bien le chantier. L'installation se passe généralement en deux temps : d'abord la pose de toute la partie aluminium, c'est-à-dire de la structure. Le prestataire prend ensuite la cote exacte des vitrages si besoin. Puis il vient pour installer les panneaux, qu'ils soient pleins ou vitrés. En effet, la mode des cloisons vitrées s'impose de plus en plus. Le verre favorise la luminosité, mais, pour plus d'intimité, il peut être opacifié. Ou même végétalisé. Ainsi, Jardins de Gally, entreprise de paysagisme, s'associe aux fabricants de cloisons pour glisser, entre les parois vitrées, des bambous, des feuillages ou encore des branchages.

3 DECORATION AMELIOREZ VOTRE IMAGE EN LOUANT DES OEUVRES ET DES PLANTES

La décoration occupe une place importante dans l'aménagement de l'espace de travail. Avec une touche d'art ou quelques espaces verts, faites la différence !

Vous voulez favoriser le bien-être de vos salariés et renforcer votre image de marque auprès de vos clients ? Pensez à agrémenter vos locaux de petits plus qui font la différence. Une première idée : l'art contemporain. «Accrocher une oeuvre d'art à l'accueil ou dans un bureau crée une ambiance», assure Anna Senna, dirigeante d'Art Actuel. Cette galerie propose aux entreprises la location d'oeuvres d'art. Plus besoin de se ruiner pour acheter une sculpture excentrique. Désormais, il suffit de la louer en contactant des galeries : Art Actuel, Artcango, Clac, Art Lease... En fonction de vos goûts, le galeriste vous soumet une première sélection d'oeuvres. Une fois votre choix effectué, vous signez un contrat qui précise la durée de location. Celleci varie de six mois à trois ans, avec possibilité de changer une partie ou l'ensemble des oeuvres tous les six mois. Le principal avantage : le prix. Par exemple, pour une lithographie, comptez environ 115 euros à l'année. Ce tarif comprend les frais d'installation mais aussi une assurance, utile contre la dégradation notamment. Bien sûr, toutes les oeuvres bénéficient de l'option d'achat. Le prix est alors à négocier auprès du prestataire ou directement avec l'artiste.

La plante verte sans contrainte. Pour personnaliser votre entreprise, pensez aussi aux espaces verts ou à la décoration florale. Plusieurs options s'offrent à vous : l'achat classique dans des magasins spécialisés comme Jardiland ou Truffaut. L'inconvénient : vous devrez vous occuper régulièrement des plantes. Mais si vous n'avez pas la main verte, des sociétés de paysagisme proposent la locationabonnement de plantes. Les acteurs sont nombreux (Jardins de Gally, Plantes et jardins, Arbre d'un jour, Home Végétal... ), mais le principe reste le même. Un architecte paysagiste se déplace dans vos locaux pour vous faire une proposition d'arrangement. Vous signez alors un contrat de location qui précise la durée et le nombre de plantes choisies. Les montants à payer sont fractionnés mensuellement (de 20 à 35 euros par mois et par plante) et les prestataires vous garantissent le remplacement des plantes abîmées. En option : un contrat d'entretien inclut la visite, toutes les deux semaines, d'un technicien. Le bac de la plante est inclus dans le tarif. Un élément à ne pas négliger selon Pascal Somosierra, directeur commercial des Jardins de Gally : «Aujourd'hui, le bac a de l'importance. Fini le blanc et le plastique, désormais, il faut des contenants modernes, avec des couleurs acidulées ou des matériaux spécifiques. » Amateurs de design, vous créerez ainsi un décor original au sein de votre entreprise.

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Céline Tridon