B.A.-BA DU SOLDE DE TOUT COMPTE

Chef d'entreprise Magazine N°55 - 01/02/2011 - Céline Tridon

Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, vous devez lui verser son solde de tout compte et lui remettre un reçu qui atteste des sommes perçues. Tour d'horizon de la marche à suivre.

1 QUE FAUT-IL PAYER AU DEPART DU SALARIE?

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Démission, licenciement, rupture conventionnelle... Quelle que soit la manière dont est rompu le contrat avec un salarié, vous devrez lui verser un solde de tout compte. Cette somme doit être accompagnée du reçu pour solde de tout compte, un document écrit faisant l'inventaire des sommes versées à la fin du contrat (salaire, heures supplémentaires, prorata du 13e mois, indemnités de préavis de licenciement...). Ce décompte détaille les éléments de calcul du dernier salaire. Vous devrez y préciser les éventuelles indemnités légales auxquelles le salarié a droit lors de la résiliation ou de l'expiration de son contrat de travail, l'indemnité de départ (dans le cas d'un licenciement ou d'une rupture conventionnelle avec préavis), l'indemnité compensatoire de congés non pris ou la prime de précarité si le collaborateur était en CDD. De plus, ce document mentionne obligatoirement des informations telles que la période de travail, le nombre de jours de congés payés et de RTT dus. « Ce sont tous les éléments qui doivent figurer sur le dernier bulletin de paie remis », résume Florence Demaison, avocate au sein du cabinet Simon & associés. Le solde de tout compte doit être établi et versé à l'expiration du contrat de travail, au plus tard dans les cinq jours.

2 L'EFFET LIBERATOIRE DU RECU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE

Le reçu pour solde de tout compte est, à ce jour, un document obligatoire, selon la circulaire DGT du 17 mars 2009. Pour donner le reçu pour solde de tout compte à votre collaborateur, vous avez le choix entre une remise en main propre ou un envoi par courrier recommandé. Pour produire un effet libératoire, c'est-à-dire que le salarié ne puisse remettre en cause les montants indiqués sur le reçu pour solde de tout compte, le document doit remplir plusieurs critères. Premier impératif: le reçu pour solde de tout compte doit être établi en deux exemplaires originaux, dont l'un est réservé au salarié. « Conformément à l'article D 1234-7 du code du travail, la formule «le présent reçu est établi en deux exemplaires dont l'un m'est remis» doit être précisée en bas de chaque page, rappelle Patricia Bordeloup, responsable du service social du cabinet d'experts-comptables Bidault-Richard. Cela fait partie des mentions obligatoires. » A ce même titre, le document doit comporter la mention «pour solde de tout compte» écrite de la main de l'ex-salarié. « Les juges sont très stricts sur ces conditions. Le reçu n'a pas d'effet libératoire si la mention «pour solde de tout compte» a été écrite informatiquement », souligne Patricia Bordeloup. Deuxièmement, il doit être signé par l'ex-salarié ou son représentant légal, si la personne est placée sous tutelle. Veillez à ce que la signature soit placée sous la mention «pour solde de tout compte». Mais, en signant, l'ex- collaborateur peut émettre des réserves particulières ou générales, par exemple «sous toutes réserves». Le reçu pour solde de tout compte ainsi annoté, sans détailler de somme précise, le prive de tout effet libératoire. Troisièmement, le reçu doit indiquer le délai légal (de six mois) pendant lequel l'ex-salarié peut remettre en cause les sommes y figurant. Si l'une des conditions indiquées ci-dessus n'est pas respectée, le salarié aura alors cinq ans (délai de prescription extinctive de droit commun) pour contester son solde de tout compte au lieu des six mois précédemment évoqués. Enfin, l'effet libératoire ne joue qu'à votre égard. C'est-à-dire que vous pouvez poursuivre votre ex- collaborateur, au-delà du délai des six mois, pour des sommes que vous lui auriez indûment versées.

A savoir
Quels documents remettre au moment du départ?

A la rupture du contrat de travail, vous devrez remettre au salarié:
- un certificat de travail qui atteste notamment de l'emploi occupé par le salarié, de ses dates d'entrée et de sortie dans la société et les éventuelles heures de Dif (Droit individuel à la formation) auxquelles il peut prétendre ;
- un reçu pour solde de tout compte ;
- le dernier bulletin de salaire ;
- une attestation Pôle emploi, indispensable pour faire valoir les droits à l'allocation chômage.

3 SI LE SALARIE NE SIGNE PAS LE REÇU...

Sachez que l'ex-salarié n'a aucune obligation de signer ce reçu! Que faire si une telle situation se produit? « Le dirigeant ne peut pas forcer un salarié à signer. Pour bénéficier de l'effet libératoire du reçu pour solde de tout compte, l'employeur doit détailler le plus possible les sommes versées lors de la rupture de son contrat de travail », précise Patricia Bordeloup. Même si votre ancien collaborateur refuse de signer, vous devrez quand même lui verser les sommes dues. Une fois signé (ou non), il faut donc attendre six mois. Passé ce délai, il n'aura plus la possibilité de remettre en cause les sommes figurant sur le reçu. Il est donc souhaitable de dater le reçu pour solde de tout compte, même si la loi ne l'impose pas car un reçu non daté n'apporte pas la preuve qu'il a été signé après l'expiration du contrat. Il sera alors sans effet libératoire pour l'employeur. « La date permet d'apporter une certaine valeur au reçu pour solde de tout compte face à un recours aux prud'hommes », nuance Florence Demaison (Simon & associés).

4 QUE FAIRE EN CAS DE DENONCIATION?

Vous êtes en désaccord avec votre ancien collaborateur et ce dernier vous assigne aux prud'hommes? « Dans un premier temps, analysez le motif de la contestation », suggère Patricia Bordeloup (Bidault-Richard). Faites ensuite un point sur les questions suivantes: s'agit-il d'un montant figurant sur le reçu pour solde de tout compte? Etes-vous encore dans le délai de dénonciation? La demande de l'ex-salarié est-elle motivée (avez-vous commis une erreur)? La dénonciation a-telle été faite par écrit et par lettre recommandée? En fonction des réponses apportées et du motif de départ, songez à prendre contact avec un avocat.

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