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COMMENT REDUIRE VOTRE ENCOURS CLIENTS

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Votre trésorerie souffre d'un encours clients trop élevé? Il existe des solutions simples à mettre en oeuvre en interne pour encaisser les factures plus rapidement.

Avez-vous déjà calculé votre encours clients moyen sur un an? Il correspond au chiffre d'affaires facturé mais non encore encaissé. Sachez que c'est un indicateur crucial, dans un pays où les délais de paiement sont interminables: 66 jours, en moyenne, selon l'édition 2007 du baromètre CSA-Eurofactor, réalisé en partenariat avec L'AFDCC (Association française des crédit managers et conseils). «L'encours est un ratio essentiel car il permet de mesurer le risque et donc de révéler la nature des relations que vous entretenez avec vos clients», explique François-Xavier Simon, responsable du pôle gestion-finance chez Cegos, groupe de conseil et de formation, et auteur d'un ouvrage intitulé Tous gestionnaires Tous gestionnaires, de François-Xavier Simon et Xavier Bouin, édition Dunod, 2e édition 2006. . Plus il est important, plus il est nécessaire de s'interroger sur ses causes. Selon Olivier Avril, gérant associé d'Acting Finances, société de direction financière à temps partagé, «le niveau de l'encours acceptable dépend de l'activité de l'entreprise et du profil de sa clientèle». Vous travaillez essentiellement avec l'administration? L'encours «normal» est alors de 90 jours. Vous êtes fournisseur de la grande distribution? Vous devez vous adapter aux us et coutumes du secteur. Là encore, le paiement à 90 jours est imposé. En revanche, si vous commercialisez des produits haut de gamme auprès d'un réseau sélectif ou des prestations intellectuelles auprès d'entreprises du secteur privé, alors vous pouvez réclamer un règlement à 30 jours. La marge de manoeuvre dépend de la nature de votre activité et de la position concurrentielle que vous occupez sur le marché.

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SUR LE WEB
- PRATIQUE

www.dso-news.info est un magazine en ligne dédie à l'optimisation du cash, des flux et du besoin en fonds de roulement (BFR). Vous y trouverez une foule de méthodes pour optimiser la gestion de votre trésorerie.

Evaluer et comprendre les raisons du retard. Pour autant, sachez qu'un encours élevé n'est pas une fatalité. «La plupart des entreprises peuvent les réduire pour peu qu'elles y consacrent des ressources», affirme Olivier Avril. La première étape consiste à réaliser un audit du compte clients pour évaluer le montant de l'encours et comprendre les raisons des retards. Cet état des lieux peut mettre en évidence des dysfonctionnements internes, comme une mauvaise gestion de la facturation ou un suivi partiel des livraisons. En effet, quand un client se fait prier pour honorer ses échéances, c'est peut-être parce qu'un incident est survenu sans que vous le sachiez ou bien que la prestation ne lui a pas vraiment donné satisfaction.

Autant d'éléments que vous pouvez corriger rapidement. Comment? Tout d'abord en formalisant une procédure de relance immédiate et en proposant un mode de paiement privilégié (virement ou prélèvement automatique par exemple). François de Landes, directeur général du cabinet de conseil en recouvrement Cash for Growth, recommande d'«automatiser le recouvrement pour bénéficier d'une meilleure visibilité». Ce genre de logiciels coûte cher: comptez entre 3 000 et 3 500 Euros HT en mode licence. Sur le marché, deux solutions sont dédiées aux PME, Altisys-PME (édité par le groupe Recocash) et Collectys (édité par la société BDG Informatique).

Autre solution: la négociation commerciale. Bien sûr, vous aurez, au préalable, rédigé des conditions générales de vente fixant le délai de paiement accordé et les modalités acceptées (montant et date de versement de l'acompte, choix du mode de paiement). «Vous pourrez y insérer une clause de réserve de propriété pour récupérer la marchandise en cas de cessation d'activité de l'entreprise cliente», suggère Michel Besson, gérant de BEIC, spécialiste du renseignement commercial. Mais, pour que cette politique soit appliquée, vous devez aussi sensibiliser vos commerciaux. «Un moyen efficace consiste à introduire, dans leur contrat de travail, une clause qui stipule que le versement de leur commission est soumis au paiement effectif de la commande», précise Michel Besson. Un retard de paiement peut, enfin, traduire de réelles difficultés financières chez votre débiteur. Dans ce cas, il faut redoubler de vigilance. La bonne méthode reste de lui accorder un nouvel échéancier, à trois mois par exemple, tout en cherchant à glaner le plus d'informations possible sur sa santé financière.

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COMPRENDRE
Calculez votre encours clients


Voici deux méthodes pour calculer votre encours. La première consiste en un lissage sur l'année, la seconde tient compte de la saisonnalité de la société.

1 LA METHODE COMPTABLE
L'encours clients est le rapport entre l'encours financier (incluant les effets escomptés non échus et les créances cédées) et le chiffre d'affaires TTC. Trois éléments sont requis pour son calcul: le total des comptes clients TTC (qui figure à l'actif du bilan), le chiffre d'affaires facturé TTC - ventes au comptant exclues - pour la période analysée (attention: dans le compte de résultats, il faut convertir le CA en TTC), et enfin le nombre de jours dans l'année. Il suffit alors d'appliquer la formule suivante: Encours total TTC x Nombre de jours / Chiffre d'affaires total TTC(FORMULE **)
Ainsi, si, au 31 décembre 2006, le montant des créances clients s'élève à 120000 Euros TTC pour un CA de 600000 Euros TTC, l'encours est de 73 jours: 120000 x 365 600000 / = 73(FORMULE **)
L'avantage de cette méthode est sa simplicité. Mais elle présente des inconvénients: le calcul ne tient pas compte de la saisonnalité des ventes, qui peut influencer le résultat. Enfin, ce calcul n'est pas représentatif de la durée réelle du crédit, ni de l'antériorité moyenne des créances.

2 LA METHODE «COUNT BACK»
Plus complexe, cette méthode est aussi plus précise. En effet, elle peut tenir compte de la saisonnalité. Elle consiste à déduire de l'encours total financier le chiffre d'affaires mensuel TTC. Puis, il suffit d'additionner le nombre de jours de chaque mois considéré. Prenons l'exemple d'un encours total au 31 décembre 2006 de 120000 Euros. A cet encours, on retire le CA TTC du mois de décembre (soit 31 jours) de 80000 Euros. La dette est alors de 40 000 Euros, Le CA des 30 jours du mois de novembre atteint 30000 Euros, que l'on soustrait aux 40 000 Euros restants. Il reste alors 10000 Euros d'encours. Au mois d'octobre (31 jours), le CA TTC se chiffre à 50000 Euros. Il suffit alors d'effectuer l'opération suivante pour trouver le nombre de jours correspondant: 10000/50000 x 31 =6,2 jours, Soit un encours total de: 31 + 30 + 6,2 = 67,2 jours.

A SAVOIR
- RECOUVREMENT: ET SI VOUS FAISIEZ CONFIANCE A UN SPECIALISTE?

L'externalisation du recouvrement est une solution pour gagner du temps. En cas d'encours trop élevé, un prestataire peut vous apporter son savoir-faire. En général, les sociétés de recouvrement proposent soit une prestation au coup par coup(pour récupérer une créance), soit un contrat annuel, auquel cas elles prennent en charge un volume de créances prénégocié. Ces prestataires se chargent de tout, de la rédaction des courriers de relance au traitement administratif du recouvrement judiciaire. Leur rémunération varie en fonction du montant des sommes encaissées: comptez au minimum 10% de l'encaissement HT, parfais plus, selon les modalités du contrat, les montants concernés et la complexité du dossier. Attention, le procédé peut être mal perçu par la clientèle.

TEMOIGNAGE


DELPHINE AMBROISE, responsable du recouvrement chez Box Office

L'encours clients? Fournituriste sur Internet, Box Office en a fait son cheval de bataille. Delphine Ambroise, en charge du recouvrement des créances, a mis en place un suivi strict des factures et une relance automatisée des clients, grâce à un logiciel ad hoc, Altisys. La PME facture en fin de mois et réclame un règlement le 15 du mois suivant. Entre le 1er et le 10 de chaque mois, elle adresse donc à ses clients un relevé de compte qui fait état de l'ensemble des factures échues et non échues.
«Ce document est mieux perçu qu'une relance traditionnelle», estime Delphine Ambroise. Qui y joint systématiquement une autorisation de prélèvement, «Le client qui accepte le prélèvement automatique gagne 15 jours de délai supplémentaire. Quant aux autres, ils reçoivent un premier rappel une semaine après l'échéance du 15, éventuellement suivi d'une relance téléphonique, Enfin, le dernier avis avant poursuites, posté en recommandé, 15 jours après la date d'échéance, est plus musclé et annonce une mise en demeure sous dix jours.» La méthode semble efficace. Box Office a réduit son encours clients, passé de 57 jours en 2003 à 48 jours en 2006.

- BOX OFFICE - Repères

- ACTIVITE: Négoce de fournitures de bureau en ligne
- VILLE: Levallois-Perret (Hauts-de-Seine)
- FORME JURIDIQUE: SA
- DIRIGEANT: Didier Riahi, 34 ans
- ANNEE DE CREATION: 1999
- EFFECTIF: 23 salariés
- CA 2006: 5 MEuros HT
- RESULTAT NET 2006: NC

Pénalités de retard. Si la loi sur la nouvelle réglementation économique CNRE n°2001-420), entrée en vigueur au 1er janvier 2004, fixe le délai légal de paiement à 30 jours, elle n'est pas encore suivie d'effets. Pourtant, l'argent coûte cher et tout recours au crédit se rémunère au prix fort. Sachez que le même texte - complété par la circulaire Dutreil - impose aux créanciers de facturer des pénalités de retard en cas de dépassement des délais de paiement. Il en fixe les modalités de calcul: le taux des pénalités de retard est égal au taux «Euro Finance» de la Banque centrale européenne, majoré de 7 points, soit 10,75% actuellement. Un chef d'entreprise qui omet d'appliquer de telles pénalités encourt une amende de 75 000 euros. Mais ce cadre légal extrêmement autoritaire se heurte au pragmatisme des dirigeants de PME: quel créancier peut se permettre de taxer au prix fort un client qui paiera peut-être rubis sur l'ongle l'année suivante? Une fois de plus, le législateur a peut-être perdu de vue la réalité du terrain...

ZOOM
Les étapes pour réduire son encours clients

- Avant l'échéance
Une dizaine de jours avant la date prévue du règlement, pensez à envoyer un courrier récapitulatif à votre client, sorte de relevé de compte qui va lui rappeler son échéance.
- Au jour de l'échéance
Envoyez la facture en bonne et due forme.
- Juste après l'échéance
Une semaine après l'échéance, faites appeler le commercial en charge du compte. Vous pouvez, dans la foulée, envoyer un premier courrier amical, avec le récapitulatif de la commande, la date de livraison, le montant et la date limite de paiement.
- Deux semaines après l'échéance
Privilégiez la relance téléphonique pour comprendre les causes du retard de paiement.
- Un mois après l'échéance
Adressez un second courrier de rappel, dont le ton sera plus directif: vous posez vos conditions. Exigez que le paiement intervienne sous huit ou quinze jours.
- Six semaines après l'échéance
Passez à la mise en demeure, envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception.

Mot clés : euro

Véronique Méot