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CONFERENCE A DISTANCE: POUR SE REUNIR SANS QUITTER SON FAUTEUIL

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Rassembler ses collaborateurs ou rencontrer ses clients disséminés aux quatre coins du monde... C'est possible grâce aux outils de téléconférence. Chacun d'eux présente des avantages et des inconvénients, mais tous vous permettront d'économiser temps et argent.

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Joan Mir, commercial chez l'éditeur de logiciels cartographiques Maporama Intl, va découvrir ce matin, depuis son bureau de Madrid, le dernier-né des produits de la marque, Maporama Drive Me. Pourtant, le siège de sa société se trouve à Paris. Cette prouesse est rendue possible grâce à la webconférence, système de réunion à distance qui permet à cette entreprise de 41 salariés de former, à raison d'une à deux sessions par trimestre, une dizaine de commerciaux basés un peu partout dans le monde. Formations, réunions commerciales, et même rencontres avec d'importants clients... Toutes ces séances de travail s'organisent facilement tant que les participants travaillent à proximité les uns des autres. «Mais quand les commerciaux sont disséminés sur le terrain, alors les réunions sont chronophages et coûteuses», constate Franck Unternahrer, responsable du marketing chez Première Global Services Conferencing France, spécialiste de l'audio et de la webconférence. Alors, la solution passe peut-être par la téléconférence, qui réunit, par l'intermédiaire d'un système audio, Web ou vidéo, des personnes se trouvant à des centaines, voire des milliers de kilomètres.

Trois méthodes: à chacune ses points forts. Plusieurs technologies sont à votre disposition. La plus simple - et également la moins coûteuse - est l'audioconférence, qui permet aux participants de s'entendre mais pas de se voir. Seul équipement nécessaire? Un téléphone. La plupart des opérateurs proposent ce service. Quand vous souhaitez planifier une audioconférence, il vous suffit de contacter votre opérateur, qui vous fournira le numéro d'appel de votre salle de réunion ainsi que vos codes d'accès. La tarification s'opère généralement à la minute. Comptez, en moyenne, 20 centimes d'euro par minute et par participant. Economique, cette solution présente néanmoins un défaut majeur: sans signaux visuels, il devient difficile d'identifier qui parle. Sans compter que, comme le rappelle Joël Hamon, directeur général France de Polycom, opérateur de solutions d'audio et de visioconférence, «une grande partie de la communication passe par le visuel».

Lorsque l'image vous est indispensable - parce que vous devez visualiser des documents, par exemple - vous pouvez opter pour la visioconférence. Ici, le son est associé à une image de qualité irréprochable, restituée sur un écran ad hoc. Seul hic: la visioconférence est très onéreuse. Il faut compter plusieurs milliers d'euros pour l'équipement d'une salle, auxquels viennent s'ajouter les coûts prohibitifs des communications: à titre d'exemple, une heure de communication avec les Etats-Unis coûte aux alentours de 100 euros. Néanmoins, si vous avez besoin, ponctuellement, d'utiliser la visioconférence, sachez qu'il est possible de louer des salles équipées. Entre autres prestataires spécialisés, G2 J possède 300 infrastructures de ce type en France et 4 500 dans le monde. Dans ce cas, aucun investissement de départ; vous ne payez que le service, à savoir la location de la salle et les communications. Tarif moyen: 5 euros la minute. Mais la troisième solution - beaucoup plus appropriée aux petites structures - réside dans la webconférence. Le principe? Au lieu d'un système de visioconférence, qui ne sert qu'à cela, chaque participant utilise son propre ordinateur (fixe ou portable), qui fonctionne via le Web. Sur leur écran, ils peuvent visualiser les mêmes graphiques, images... C'est ce que l'on appelle le «travail collaboratif». Un avantage indéniable lors d'une discussion technique. «On peut prendre son interlocuteur par la main», résume Franck Unternahrer (Première Global Services Conferencing France). Au-delà du partage des documents, la webconférence permet d'annoter les présentations, de procéder à des votes et d'avoir des discussions en ligne, grâce à un système de «chat» qui aide les participants à poser leurs questions au fil de la conférence. Questions auxquelles l'animateur répond soit instantanément, soit en fin de séance, si les participants sont nombreux.

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Gain de temps. Il est même possible, dans une webconférence, de troquer le chat contre une «vraie» conversation, avec de «vraies» voix. Il suffit d'équiper chaque participant de micros et de casques. «Bien sûr, pour éviter toute cacophonie, il ne faut pas activer tous les micros en même temps», recommande Catherine Brault, directrice technique du CXP, société de conseil en choix de progiciels. Seul bémol: la webconférence n'intègre pas encore véritablement l'image. Certes, si les participants possèdent une Webcam, ils peuvent se voir. Mais la qualité des images laisse à désirer. Si bien que beaucoup d'entreprises préfèrent s'en passer. La webconférence présente enfin l'avantage d'être peu onéreuse: entre 20 et 40 centimes d'euro par minute et par participant. Vous pouvez aussi opter pour un abonnement mensuel, qui n'intéressera que les utilisateurs réguliers: il faut compter environ 1 000 euros par mois pour une dizaine d'utilisateurs. Le prix du temps gagné! Car, au-delà des temps de déplacements économisés, les téléconférences, contrairement aux réunions classiques, ne s'éternisent pas. «Au cours d'une visioconférence, remarque Joël Hamon, on ne sort pas du cadre de la réunion. Une fois que tout a été dit sur le sujet à l'ordre du jour, on éteint le matériel!» Et la convivialité, dans tout ça? «Cela n'empêche pas les gens de se rencontrer, conclut Catherine Brault, notamment lors d'événements plus importants

PRATIQUE
Les règles d'une téléconférence réussie

On ne communique pas de la même façon à travers un micro, une caméra ou un écran d'ordinateur qu'en face-à-face. Quelques conseils pour vous adapter.
- Envoyez un e-mail cinq minutes avant le début de la conférence à l'ensemble des participants afin de leur rappeler le rendez-vous
- Respectez les horaires. On ne fait pas attendre dix personnes postées derrière leur écran d'ordinateur comme on pourrait le faire si ces personnes étaient réunies dans une même salle.
- Préparez minutieusement la réunion. Il ne doit pas y avoir de temps morts durant lesquels on cherche un dossier.
- Respectez le timing: 30 à 45 minutes constituent en général une bonne moyenne.
- Parlez lentement. Lorsque vous partagez des documents, par exemple, attendez quelques secondes après chaque changement de visuel, afin de vous assurer que tout le monde voit la même chose à l'écran.
- Utilisez un casque et un micro, de façon à avoir les mains libres.
- Présentez-vous à chaque fois que vous prenez la parole (particulièrement lors d'une audioconférence ou webconférence sans caméra) et demandez à l'ensemble des participants de faire de même.