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Comment acquérir l'ERP de vos rêves

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Le progiciel de gestion intégrée n'est rien de moins que la colonne vertébrale de votre entreprise en matière de gestion des systèmes d'information. D'où l'intérêt de choisir celui qui répond parfaitement à vos besoins et ne transforme pas vos services en usine à gaz. Conseils.

Vous en avez assez de jongler avec une flopée de logiciels métiers (comptabilité, CRM...), de perdre du temps avec des saisies multiples, de vous arracher les cheveux avec des problèmes de compatibilité? Il est peut-être temps pour vous de migrer vers l'enterprise ressource planning (ERP) ou progiciel de gestion intégré (PGI) en français. Cette application transversale permet d'informatiser tous les services d'une entreprise (production, commercial, paie, logistique, contrôle de gestion, gestion des commandes, des stocks, etc.). En d'autres termes, les composantes fonctionnelles de l'entreprise sont regroupées autour d'une base de données unique et commune. Avoir une vision globale et en temps réel de ses affaires, voilà l'enjeu de cet outil. Réservé principalement aux grandes structures jusqu'au début des années deux mille, l'ERP est désormais accessible aux PME tant industrielles que de services. L'offre s'est étoffée tandis que les prix ont chuté. Reste à effectuer le bon choix, celui qui vous assurera des gains de productivité réels.

Elément essentiel: le cahier des charges. Il peut être réalisé soit par votre directeur des systèmes d'information (DSI), soit par un consultant extérieur, soit encore mieux par une analyse conjointe. « Il s'agit de coucher dans un document de 10 à 20 pages les spécificités de vos flux de production et de les traduire en besoins techniques », explique Denis de Boissieu, fondateur de Bélier associés, cabinet conseil spécialisé en gestion des flux industriels et administratifs. Travaillez-vous à la commande ou sur stocks? Avec des délais longs ou courts? Vos approvisionnements sont-ils composés de peu ou de beaucoup de pièces différentes? Avec combien de clients faites-vous affaire annuellement? Les réponses à ces questions font émerger les éléments caractéristiques qui sont propres à votre société et sur lesquels il ne faut pas vous tromper! Au risque, sinon, de finir avec un modèle inadapté et donc inefficace. « Une description claire de vos besoins fonctionnels, c'est-à-dire des processus précis à couvrir par le progiciel, facilitera votre sélection », insiste l'expert.

Deux types d'ERP

Sachez, pour faire schématique, qu'il existe sur le marché les solutions dites «métier» et les généralistes. Gérard Fournier, directeur de FG Consulting, cabinet spécialisé dans le conseil et la formation dans le domaine de l'organisation industrielle, suggère de toujours commencer par chercher un outil spécifiquement conçu pour votre secteur d'activité, donc une solution «métier», parce qu'il apporte des réponses pertinentes et simples à appréhender. Aujourd'hui, le panel est devenu très large, allant de la restauration au médical en passant par la tôlerie. Si vous ne trouvez pas dans votre domaine, pas de panique. Le spécialiste conseille alors d'opter pour un ERP généraliste dans lequel vous intégrez un module métier conséquent. Si votre activité ne présente pas de spécificités majeures, un généraliste convient d'ailleurs parfaitement. Les éditeurs (Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Louxor, Divalto, Sylob...) déclinent généralement leur gamme en trois segments: TPE (1 à 10 salariés), PME (11 à 100 salariés) et entreprises multisites (plus de 100 salariés répartis sur plusieurs entités géographiquement distinctes). « Plus le modèle est destiné à une petite société, plus il est rapide et simple à intégrer dans votre système d'information, affirme Gérard Fournier (FG Consulting). Mais moins il est paramétrable. » Ainsi, dans un produit pour TPE, les états, comme on les appelle dans le jargon (les factures, les bons et accusés de réception de commande, par exemple), sont fixes et disponibles en deux ou trois versions où les seules modifications possibles sont l'ajout ou la modification, du logo, d'une zone de texte ou de calcul. Pas plus. « Les ERP n'obligent pas à se débarrasser de tous les logiciels précédemment installés », note Denis de Boissieu (Bélier associés). Une application de conception destinée à un bureau d'études peut être interfacée dans l'outil. Pensez toutefois à en faire la demande dans le cahier des charges. Dans le même esprit, veillez à présenter votre environnement d'exploitation (Windows, Linux) afin que le prestataire s'assure de la compatibilité. Il a également besoin de connaître les spécificités de votre matériel informatique de façon à estimer si un renouvellement s'impose ou si la puissance actuelle suffit pour faire tourner l'ERP. Se pose aussi la question de l'hébergement. Depuis quelques petites années, les éditeurs proposent, outre le procédé classique d'achat de licence par poste, le mode Software as a Service (SaaS). Dans ce cas, la solution est hébergée chez l'éditeur ou l'intégrateur et vous réglez mensuellement un droit d'utilisation, ce qui vous épargne la gestion technique. A vous de préciser la formule souhaitée dans le cahier des charges.

Gérard Fournier (FG Consulting) préconise d'envoyer une demande de devis à cinq ou sept acteurs et de demander une démonstration aux deux ou trois retenus en short list. « L'objectif de cet essai est de vous faire une idée précise du fonctionnement de l'outil à partir de vos propres données fournies pour l'occasion, argumente-t-il. C'est la seule manière d'être certain que les informations sont accessibles en quelques clics. » Autre conseil donné par son confrère Denis de Boissieu (Bélier associés): rentrer en contact au moins par téléphone avec des entreprises qui utilisent déjà le progiciel qui a vos faveurs. Selon lui, « un prestataire sûr de son produit ne doit pas rechigner à vous procurer des références ».

Enfin, gardez en tête qu'il faut compter un an minimum avant de pouvoir être en mesure d'estimer le retour sur investissement de l'ERP. Quoi qu'il en soit, le renouvellement de votre ERP sera à envisager cinq ans plus tard environ.

@ Denis de Boissieu, fondateur, Bélier associés

Denis de Boissieu, fondateur, Bélier associés

« Une description claire de vos besoins fonctionnels, c'est-à-dire des processus précis à couvrir par le progiciel, facilitera votre sélection. »

A SAVOIR

Combien ça coûte?


Le prix d'un ERP varie énormément en fonction du modèle choisi. Annuellement, l'achat ou la location de la licence revient seulement à quelques milliers d'euros environ pour une vingtaine d'utilisateurs, par exemple. Le poste le plus cher est sans conteste le déploiement et ce qu'il engendre. L'éditeur lui-même ou son prestataire intégrateur paramètre le progiciel selon vos souhaits et forme les collaborateurs qui vont s'en servir. Chaque journée coûte entre 700 euros HT et 1 200 euros HT. Sachant que sont nécessaires 30 à 40 jours pour un ERP PME d'une quinzaine de postes par exemple, la facture peut vite grimper.

- CE QU'IL FAUT RETENIR

- Un ERP est un progiciel de gestion intégrée qui permet d'informatiser tous les services d'une entreprise et ainsi d'avoir une vision globale et en temps réel de ses affaires.
- Pour trouver le bon modèle, vous devez établir un cahier des charges dans lequel figurent une description détaillée de vos besoins fonctionnels, de votre environnement d'exploitation et de votre matériel informatique, et votre choix en matière d'hébergement.
- Le marché se divise entre les applications «métier» et les généralistes. Elles sont généralement adaptées aux différentes tailles d'entreprises.
- Il est conseillé de demander aux quelques éditeurs sélectionnés en short list de vous faire une démonstration basée sur vos propres données et de contacter des utilisateurs de l'ERP qui vous a tapé dans l'oeil.

Mot clés :

GAELLE JOUANNE