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Compte à rebours pour une déménagement sans soucis

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Déménager ne s'improvise pas, sous peine de voir votre facture s'alourdir. Pour que la démarche ne se transforme pas en fiasco et ne perturbe pas (trop) le bon fonctionnement de votre entreprise, voici un rétroplanning des opérations.

De 6 000 à 8 000 euros, c'est le coût d'un déménagement par poste de travail, selon Mobilitis, cabinet-conseil en immobilier d'entreprise. Le transport et la manutention du déménagement ne représentent que 10 à 15 % du coût total. Il convient d'y ajouter les travaux d'aménagement (entre 50 et 75 % du budget) et de remise en état des anciens locaux, l'installation des postes de travail, ainsi que les coûts indirects comme la communication. Sans compter le temps consacré aux nombreuses démarches administratives. Un mauvais timing, et ce sont des pertes d'exploitation assurées.

J-180

Avant de signer le bail, réalisez un audit des nouveaux locaux. Gardez en tête vos besoins, notamment en termes d'informatique et de téléphonie. Effectuez une contre-visite et faites-vous remettre les fiches de description. Fixez, avec le propriétaire, la date de l'état des lieux officiel qui se fera, de préférence, en présence d'un huissier de justice. A noter que la loi interdit de signer un bail sans avoir préalablement consulté les représentants des salariés et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Pensez à préparer les avenants aux contrats de travail de vos salariés si votre déménagement implique de partir à plusieurs centaines de kilomètres.

N'oubliez pas d'examiner votre contrat de bail actuel. Vous y trouverez la durée du préavis. La résiliation doit se faire sous la forme d'un acte d'huissier. S'il s'agit de transférer le siège social de l'entreprise, les démarches sont plus compliquées (lire l'encadré p. 59). Cette opération, qui nécessite une modification des statuts de la société, doit être validée par une assemblée générale extraordinaire des associés s'il s'agit d'une SARL, ou des actionnaires dans le cas d'une SA. Les formalités différeront selon que votre entreprise déménage dans le ressort du même tribunal de commerce ou non.

J-90

Il est temps d'annoncer le déménagement aux collaborateurs, de l'expliquer et de le valoriser (gain de place par poste de travail, etc.), mais aussi d'identifier des relais internes pour l'organisation. Dans chaque service, un responsable doit être nommé.

Demandez des devis pour le mobilier et le matériel dont vous aurez besoin. Quant au choix du déménageur, établissez un cahier des charges. Il existe un outil de référence, aidant à la constitution de ce cahier: la norme Afnor NF X 50815, à demander à l'organisme de certification. Vous pouvez vous faire aider par un cabinet spécialisé. Le site de l'Association française du déménagement d'entreprise (AFDE Demenagementdentreprises.fr) propose également toute une série de recommandations. Une fois votre cahier des charges rédigé, contactez quelques entreprises spécialisées. En principe, l'appartenance d'un déménageur à l'AFDE est un gage de sérieux, la certification ISO 9002 en est un autre.

Autres prestataires à contacter: ceux qui se chargeront des travaux dans les nouveaux locaux. Il vous faudra rencontrer le gestionnaire de l'immeuble et le représentant du propriétaire pour vérifier les aspects liés à la sécurité. Planifiez les visites des maîtres d'oeuvre avec l'accord du propriétaire. Négociez également avec ce dernier le paiement ou non d'un loyer durant les travaux, ainsi que la prise en charge des coûts de réfection qui lui incombent. N'oubliez pas que le déménagement induit aussi des travaux dans les bureaux que vous quittez.

J-30

Chaque salarié doit savoir ce qu'il a à faire: quels objets doit-il empaqueter et quels sont ceux qu'il peut prendre avec lui. Il peut être judicieux de réaliser une feuille de route pour chaque collaborateur. Faites le tri des documents en fonction des délais de conservation (lire l'encadré p. 58). Pensez à faire installer les nouvelles lignes téléphoniques. Dans certains cas, notamment pour les photocopieurs (ou autres appareils propres à votre activité), l'intervention de techniciens peut être nécessaire après le déménagement. Programmez leur présence.

N'oubliez pas les fastidieux changements d'adresse. Prévenez les différentes administrations et organismes sociaux: inspection du travail, médecine du travail, Urssaf, etc. Vous pouvez directement contacter le Centre de formalité des entreprises (www.cfenet.cci.fr), un portail unique regroupant l'ensemble des administrations, organismes sociaux et financiers. Pensez à prévenir clients, fournisseurs (sociétés d'entretien, de location de matériel, téléphonie, La Poste, distributeur d'énergie, etc.) et partenaires financiers. Contactez votre assurance pour l'avertir du déménagement et faites-lui établir un nouveau contrat. N'oubliez pas de lui indiquer la période au cours de laquelle des ouvriers ou des employés procéderont à l'aménagement des locaux. Le déménagement de l'entreprise est aussi l'occasion pour renégocier certains contrats!

Pensez enfin à commander de nouvelles cartes de visite et papier à en-tête. Faites référence à votre nouvelle adresse sur votre site web et dans les signatures électroniques des salariés.

A SAVOIR

Exemples de délais de conservation des documents
- 10 ans pour les comptes annuels ;
- 10 ans, à compter de la fin de leur utilisation, pour les livres et registres comptables ;
- 10 ans, à compter de la clôture de l'exercice, pour les factures.

Le jour J

Pour ne pas perturber l'activité, déménagez le week-end. Le ménage du nouveau site et l'installation des postes informatiques, machine à café, etc. doivent être effectués avant l'arrivée des salariés. Pensez à garder, à portée de main, les documents dont vous aurez besoin en arrivant dans les nouveaux locaux.

Et après...

Une fois installé, vérifiez l'état des équipements. La moindre anomalie doit faire l'objet de réserves, claires et détaillées, portées sur la déclaration de fin d'intervention, puis confirmées dans les trois jours suivant la livraison par lettre recommandée avec accusé de réception. Si l'entreprise de déménagement accepte ces réserves, une indemnisation, selon votre déclaration de valeur, sera effectuée. Sinon, vous disposez d'un délai d'un an à compter de la livraison pour saisir le tribunal.

N'hésitez pas à envoyer un e-mail à vos interlocuteurs pour leur rappeler votre changement d'adresse. Enfin, invitez vos partenaires professionnels et meilleurs clients pour leur présenter vos nouveaux locaux. C'est un bon moyen de renforcer vos relations et de les rassurer face aux questions que pourrait susciter votre déménagement.

CE QU'IL FAUT RETENIR

- J-180: Consultez les représentants des salariés et le CHSCT. Résiliez votre bail actuel.
- J-90: Annoncez le déménagement en interne. Sélectionnez vos différents prestataires (déménageurs techniciens, etc.).
- J-30: Préparez vos cartons et effectuez les changements d'adresses. Commencez à communiquer votre nouvelle adresse à vos différents contacts.
- J: Déménagez, idéalement le week-end. Enfin, n'hésitez pas à organiser une pendaison de crémaillère!

ZOOM: Les démarches liées au transfert d'un siège social

- Transfert dans le ressort du même tribunal de commerce: publier la modification dans un journal d'annonces légales et déposer au Centre des formalités des entreprises la décision de transfert et les statuts mis à jour en deux exemplaires, une copie de l'attestation de parution et du titre d'occupation des locaux et une demande de modification au registre du commerce et des sociétés (RCS).
- Transfert dans le ressort d'un autre tribunal de commerce: ajouter deux exemplaires de la liste des sièges sociaux antérieurs et les greffes des actes antérieurs au dernier transfert.
- Déposer une demande d'immatriculation au RSC du nouveau siège, avec les justificatifs des démarches engagées auprès du greffe et un extrait K-bis du lieu de l'ancienne immatriculation.

Mot clés :

SANCHEZ POUSSINEAU