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DEVELOPPEZ UN INTRANET POUR VOTRE PME

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Il vous permet d'accroître vos performances et de transmettre de l'information. Peu onéreux, l'intranet est pourtant méconnu dans les PME-PMI françaises. Mode d'emploi.

@ EYEWIRE

Un intranet est un site utilisant une technologie Internet, qui met des informations et des applicatifs à disposition des salariés d'une entreprise.» C'est la définition que donne, de façon restreinte, Bertrand Chastagner, p-dg d'Intranetwork, une société basée à Limoges et spécialisée dans le développement de solutions intranet.

Concrètement, un site intranet peut être considéré comme un site Internet uniquement accessible à vos collaborateurs. Pour y accéder, ils auront besoin a un navigateur Internet classique, du type Internet Explorer ou Firefox, et d'un mot de passe utilisateur ultra-sécurisé. Dès lors, pourquoi mettre en place un site intranet au lieu d'une plateforme Web classique? C'est tout simplement une question de sécurité, liée à l'accessibilité de l'information. Car un intranet est impossible à pirater de l'extérieur. C'est donc un moyen efficace de faciliter la communication à l'intérieur de votre entreprise. Mais pas seulement. Il permet aussi de développer la performance et le travail collaboratif de vos salariés. «Chaque société fait une utilisation différente de son intranet, explique Davy Cremer, cogérant de Cognix Systems, une SSII qui développe des applications intranet. Certaines s'en servent uniquement pour relayer de l'information. D'autres pour améliorer la collaboration entre leurs différents services.»

En réalité, l'intranet peut revêtir de nombreuses formes. Selon la taille et le coeur de métier de votre PME, vous utiliserez cet outil de façons diverses. Par exemple, l'intranet d'une entreprise spécialisée dans le textile pourrait lui permettre de gérer ses stocks en temps réel et de mettre à disposition des commerciaux une base de données contenant des prospects à démarcher.

Une société d'informatique, quant à elle, utilisera son intranet pour mettre en relation ses salariés nomades afin qu'ils puissent travailler sur un projet unique. C'est pourquoi, pour Christian Caoudal, p-dg d'ooPartners Solutions, une entreprise spécialisée dans l'optimisation organisationnelle, «l'intranet est avant tout un outil de performance». Utilise a bon escient, il peut faciliter l'organisation interne de votre PME.

TEMOIGNAGE
Je gère mon entreprise de façon dématérialisée

JEAN-MICHEL SENECHAL, président de Numéri+


«L'intranet est un outil puissant!», clame Jean-Michel Sénéchal, président de Numéri+. Cette société brestoise de 20 salariés, spécialisée dans l'archivage numérique de documents, s'est offert un intranet afin de dématérialiser son fichier clients, désormais accessible à tous ses commerciaux à partir de n'importe quel ordinateur relié au Web. «L'intranet me permet de suivre le travail de mes commerciaux, de mettre en place des indicateurs, de transmettre de l'information et de gérer ma comptabilité. Tout ceci, de manière dématérialisée», poursuit le chef d'entreprise. Pour Numéri+, l'intranet est à la fois un outil organisationnel et un support d'information. Un dispositif intéressant mais qui a nécessité des investissements conséquents. Pour atteindre cet objectif, la PME a tout d'abord fait appel à un cabinet d'études chargé d'analyser la faisabilité du projet. Coût de cette étape préalable: 17 000 Euros. Puis, Jean-Michel Sénéchal a lancé un appel d'offres pour trouver un prestataire capable de programmer son logiciel. Au final, Numéri+ a investi 75 000 Euros dans le projet. Deux mois de développement ont été nécessaires. Mais avec le recul, l'entrepreneur est ravi. «Je ne voulais pas d'un logiciel généraliste. Notre prestataire nous a créé un intranet sur mesure et immédiatement prêt à l'emploi. De plus, le programme est évolutif dans le temps.»

NUMERI+ Repères

- ACTIVITE: Archivage de documents numériques
- VILLE: Brest (Finistère)
- FORME JURIDIQUE: SAS
- DIRIGEANT: Jean-Michel Sénéchal, 44 ans
- ANNEE DE CREATION: 2007
- EFFECTIF: 15 salariés
- CA PREVISIONNEL 2007: 800 000 euros

Optez pour un intranet adapté à vos besoins.

Mais avant d'entreprendre un tel chantier, soyez certain qu'il vous sera utile. C'est-à-dire adapté à la problématique de votre entreprise. Soyez donc pragmatique et parlez en d'abord à votre prestataire informatique. Cette étape vous permettra d'appréhender les besoins de votre PME et d'établir votre cahier des charges.

A ce stade, deux solutions s offrent à vous. La première est d'entrer directement en contact avec un prestataire spécialisé (souvent une SSII), qui développera un intranet parfaitement adapté à vos besoins. Un travail d'orfèvre qui s'avérera certainement long et coûteux. «Un intranet spécifique demande de lourds investissements car le prestataire part de zéro et doit développer un logiciel propre à votre entreprise», assure Davy Cremer (Cognix Systems) . Concrètement, pour une PME, un logiciel sur mesure peut demander jusqu'à six mois de travail et plus de 100 000 euros d'investissement. Inabordable pour la plupart des petites structures, sauf si l'intranet a un impact direct sur le chiffre d'affaires.

L'autre possibilité, beaucoup plus courante, est d'investir dans un intranet généraliste, donc dans une solution qui n'a pas été spécifiquement développée pour votre société. Ce type d'outils informatiques intègre essentiellement des services basiques (annuaire interne, création de groupes, carnet d'adresses, agendas partagés, gestion de fichiers, etc.) et reste beaucoup plus accessible en terme de coût: il faut compter entre 5 000 et 10 000 euros pour un logiciel d'entrée de gamme. Sachez qu'il est bien sûr possible d'ajouter des modules, qui débloqueront d'autres fonctionnalités. Il est à noter qu'un intranet généraliste sera facturé en fonction du nombre d'utilisateurs. De plus, vous devrez certainement vous acquitter d'une licence, à payer chaque année. Enfin, la rapidité de mise en place de ce genre de solution est un autre argument de poids à prendre en compte. «Un logiciel intranet prêt à l'emploi s'installe en une demi-journée. Il y a ensuite une phase d'apprentissage mais elle ne prend guère plus d'un mois», plaide Bertrand Chastagner (Intranetwork) . L'outil parfaitement adapté aux petites entreprises, en somme.

A savoir
Qu'est-ce qu'un intranet?

Basé sur les mêmes technologies qu'un site Internet (protocoles d'échange de données), le site intranet permet le partage d'informations et d'applicatifs à l'intérieur de l'entreprise. C'est une solution idéale pour optimiser le partage et la gestion des flux de données au sein de votre société. Il vous permet, par exemple, d'accroître l'efficacité de vos forces commerciales (gestion des prospects en temps réel), d'avoir accès à n'importe quel moment à la gestion de vos stocks, et bien sûr de faciliter les échanges entre vos différents services et vos collaborateurs nomades.

L'intranet peine à percer dans les PME

Si 95 % des entreprises de plus de dix salariés sont reliées à la Toile, elles sont encore peu nombreuses à posséder un intranet. C'est ce qui ressort d'une étude de l'Insee de mars dernier. Mais il semblerait que les mentalités évoluent. En 2006, 40 % des entreprises de plus de dix salariés disposaient d'un intranet, soit 7 % de plus qu'en 2005. Une belle progression qu'il faut toutefois relativiser. Car si 86 % des grandes entreprises (plus de 250 salariés) possèdent un intranet, seules 27 % des petites entreprises en ont un. Un écart qui s'explique par l'utilisation même de cet outil. Plus une entreprise grandit, plus il est difficile d'en informer les salariés. D'où un recours massif à l'intranet dans les grands groupes. Enfin, cette étude montre que l'utilisation d'un intranet dépend du secteur d'activité. Les entreprises financières ou évoluant dans l'énergie ont un recours massif à l'intranet (82 %). A contrario, avec respectivement 19 % et 24 %, la construction et l'hôtellerie-restauration sont des secteurs dans lesquels les entreprises utilisent très peu cette technologie.