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E-LEARNING: UNE FORMATION ALLIANT LIBERTÉ ET FLEXIBILITÉ

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Les cours à distance ne sont plus l'apanage des grandes entreprises. Les PME ont tout à gagner à recourir à ce mode de formation particulièrement adapté à leurs besoins.

@ fotolia/Sergio Donà/lD

La formation à distance, en soi, n'a rien d'original. Des générations de salariés ont développé leurs connaissances assis derrière leur bureau avec des cours reçus par courrier. Puis, la généralisation du haut débit a sonné le glas du DVD, qui avait eu le mérite d'apporter une première touche d'interactivité. Depuis le milieu des années 2000, Internet est en effet devenu le support privilégié de la formation à distance. Dans le jargon des ressources humaines, on parle d'e-learning. Derrière ce terme se cache une multitude de fonctionnalités (son, infographie, vidéo, etc.) qui rendent son utilisation ludique. Et ce n'est là que l'un des nombreux atouts de ce mode de formation.

Christine Defretin, gérante de Vent de Voyage, un atelier-boutique malouin qui fabrique des sacs à partir de voiles de bateaux, a décidé, l'an dernier, de retravailler son anglais un mois seulement avant son départ pour un salon. Difficile de trouver une formation en présentiel en si peu de temps. Pourtant, il n'a fallu que quelques jours à son prestataire, Digital Publishing, pour lui fournir le module adéquat parmi sa liste de cours disponibles (dits «cours sur étagère»). Sachez que pour les demandes plus spécifiques, il existe des formules sur mesure. Ensuite, nul besoin d'héberger chez vous la solution, ni d'en assurer la maintenance. « Un login et un mot dépasse suffisent pour se connecter sur leur serveur via Internet, depuis n'importe quel poste », témoigne la gérante. Un véritable gain de temps... et d'argent. Adieu les frais de déplacement et d'immobilisation d'une équipe entière de vendeurs par exemple!

Autre avantage du système: il s'adresse à tout type de salarié, quel que soit son niveau scolaire ou ses connaissances en informatique. Des mises en scène allégées en écriture ont été pensées pour les personnes ayant, notamment, des difficultés de lecture. Chaque «apprenant» (terme consacré dans le monde de la formation) suit un programme personnalisé en fonction de ses connaissances. Soit elles ont été testées au départ, soit le manager a préalablement sélectionné un niveau. «Le rythme d'apprentissage n'est pas imposé par les membres du groupe ou par le formateur, explique Philippe Gil, codirecteur de l'e-learning agency du groupe de formation Demos. Le collaborateur avance en fonction de ses propres capacités d'assimilation. » Il peut revenir sur des points ardus aussi souvent qu'il le souhaite, sans avoir à craindre le regard des autres.

Libre dans le choix des créneaux, la personne formée peut se connecter quand elle le désire. «Cette absence de contraintes peut toutefois dérouter», prévient Jérôme Wargnier, directeur du business consulting de CrossKnowledge, éditeur de solutions d'e-learning. Christine Defretin (Vent de Voyage) reconnaît ainsi qu'elle a eu «du mal à s'extraire complètement de ses exigences de travail et à bloquer une plage consacrée à la formation » . A noter que hiérarchie et collègues doivent être informés du planning de formation de chacun. Ceci afin de limiter les risques de sollicitations qui troubleraient le bon déroulement de la séance.

Ne pas négliger l'encadrement humain. A première vue, l'e-learning est synonyme d'isolement. L'apprenant est certes seul face à sa machine, mais il existe tout un environnement humain pour l'accompagner. «C'est indispensable pour le succès de la démarche, sinon le risque d'abandon augmente», pointe Philippe Gil (Demos). Les organismes l'ont bien compris et incluent dans leurs offres un système de hot line et de tutorat par e-mail ou par téléphone. «L'investissement de la direction est également nécessaire. Elle doit intervenir à toutes les étapes de la formation, de son démarrage jusqu'à sa conclusion», précise Jérôme Wargnier (CrossKnowledge). Pour le chef d'entreprise, il s'agit, dans un premier temps, de «vendre» l'e-learning aux collaborateurs. Objectif: les faire adhérer à la démarche. Comment y parvenir? Les enjeux de la formation et la façon dont les cours sont dispensés doivent être expliqués en amont. Vos équipes ont aussi besoin d'être rassurées quant aux changements organisationnels qui en découleront. Pendant toute la durée de la formation, votre prestataire vous fait parvenir, ainsi qu'à vos salariés, des tableaux de bord qui récapitulent l'état d'avancement de chacun. Si un apprenant semble décrocher, il reçoit un e-mail de relance qui lui rappelle le nombre de modules qu'il lui reste à terminer. Voilà pour le bâton. A chaque passage de niveau, il est gratifié d'un e-mail de félicitations. Voilà pour la carotte. «A l'issue des sessions, veillez à planifier un débriefing avec vos collaborateurs afin de déterminer, le cas échéant, les points susceptibles d'être améliorés», conseille Jérôme Wargnier (CrossKnowledge).

Une formation mixte: e-learning et présentiel. Gardez en tête que la formation sur le Web n'est pas une solution miracle. Elle conviendra parfaitement pour booster les connaissances en bureautique de votre assistant commercial. Mais elle montrera ses limites s'il s'agit, par exemple, d'apprendre à votre responsable des ventes à gérer son stress. « L'e-learning permet de travailler sur presque toutes les thématiques mais ne couvre pas 100 % d'un besoin», résume Jérôme Wargnier (CrossKnowledge). C'est pourquoi, selon vos moyens financiers, mieux vaut opter pour un système mixte. L'e-learning intervient alors en amont pour harmoniser le niveau théorique d'un groupe avant l'arrivée du formateur. Ou en complément de cours en présentiel, pour prolonger l'apprentissage à travers l'étude collaborative de cas concrets ou de simulations. Christine Defretin (Vent de Voyage) songe ainsi s'offrir les services d'un formateur pour «jouer à la marchande» en anglais dans son magasin.

TROIS QUESTIONS A Raphaël Gnanou, auteur du baromètrece baromètre est issu d'une enquête téléphonique menée en juin 2008 auprès de 2 000 entreprises de plus de 50 salariés, implantées partout en France. tous les secteurs d'activités sont concernés. 2008 de l'e-learning de la chambre de commerce et d'industrie de Paris (CCIP): «Plus l'entreprise est petite, moins elle a recours au e-learning »

Existe-t-il une corrélation entre la taille de l'entreprise et son intérêt pour l'e-learning?
Plus celle-ci est grande, plus elle utilise des réseaux internet ou intranet à des fins pédagogiques. En effet, seulement 9,9 % des sociétés de moins de 100 salariés y ont eu recours en 2007, contre 21,4 % des structures employant entre 200 et 499 salariés. A noter que quel que soit l'effectif de l'entreprise, les formations linguistiques sont largement dominantes (56 %), suivies par la bureautique (23 %). Mais le spectre d'utilisation s'élargit, notamment vers les métiers spécifiques de l'entreprise: 26 % d'entre elles choisissent la formation à distance pour les domaines proches de leur coeur de métier.


Comment expliquer que seuls 12 % des entreprises aient financé des formations e-learning en 2007?
Les principaux inconvénients de l'e-learning recensés par le panel sont les problèmes de temps et d'organisation (17 %), l'inégale motivation des salariés (18 %), le manque d'interactivité et la faible prise en compte de la dimension humaine (15 %), mais aussi les difficultés de suivi et de tutorat (13 %). A l'opposé, les gains de temps, notamment dans la gestion administrative et les déplacements, sont perçus comme le principal avantage de cette méthode par un quart des répondants. La flexibilité et la souplesse (21 %), l'accessibilité et la rapidité (16 %) ainsi que l'individualisation et la personnalisation (13 %) de la formation sont également citées par les responsables interrogés comme autant d'atouts de l'e-learning.


Peut-on évaluer les moyens mis en oeuvre par les entreprises qui ont recours au e-learning?
Ils sont encore très faibles. Pour plus des deux tiers des entreprises, seulement 5 % du budget formation est affecté au e-learning. Et pour 52 % d'entre elles, ce type de formation concerne moins de 5 % des salariés. Les structures qui ont adopté l'e-learning depuis moins de trois ans y adhèrent principalement (pour 66 % d'entre elles) en finançant des cours dispensés par des organismes de formation externes. A contrario, parmi les entreprises ayant choisi l'e-learning en 2005, 53 % ont développé des dispositifs internes d'e-formation, avec ou sans l'aide d'un prestataire. Enfin, à l'image de ce qui existe en matière de formation professionnelle, les cadres en sont les principaux bénéficiaires.

TÉMOIGNAGE Nous pouvons offrir des formations adaptées aux besoins de chaque collaborateur PIERRE FRANCIS, directeur général associé de Vitalliance

Bâtir une équipe performante, s'affirmer, gérer les conflits et les agressions verbales des clients, voilà les formations que les deux tiers des 30 salariés de Vitalliance suivent de juin à décembre. Les thèmes sont choisis en fonction des forces et faiblesses de chacun, déterminées pendant l'entretien annuel d'évaluation de début d'année. La PME, spécialisée dans les services d'aide à domicile pour les personnes âgées ou handicapées, dispose de dix agences en France. Impossible pour l'entreprise de fermer ses portes plusieurs jours d'affilée pour cause de formation. Son dirigeant, Pierre Francis, opte donc pour l'e-learning: «Cette technique d'enseignement responsabilise les salariés qui tirent un meilleur profit du projet. » Afin de les faire adhérer à la démarche, il leur présente par e-mail les enjeux de cette session (le maintien de la qualité des prestations et la montée en compétences), son coût (15 000 euros Ht pour 150 heures environ) et son poids sur leur prime annuelle (indexée sur l'accomplissement des modules). Les collaborateurs se connectent depuis leur poste de travail durant les temps morts en s'isolant avec un casque micro. S'ils prennent du retard, un e-mail automatisé, signé par le directeur général associé, leur rappelle les délais à respecter. « Une pression saine et nécessaire» selon ce dernier qui jette un coup d'oeil régulier aux statistiques de participation. Devant des salariés enthousiastes et des cours de qualité, Pierre Francis a décidé qu'il allait systématiser les formations en e-learning dès l'an prochain pour les nouvelles recrues.


VITALLIANCE - Repères
ACTIVITÉ: Services d'aide à domicile pour personnes âgées ou handicapées?
VILLE: boulogne- billancourt (Hauts-de-Seine)
FORME JURIDIQUE: SAS
DIRIGEANT: Pierre Francis 37 ans
ANNEÉ DE CRÉATION: 2003
EFFECTIF: 30 salariés
CA 2009: 2,4 MEuros