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EDICTEZ VOTRE LIGNE DE CONDUITE DANS UNE «CAR POLICY»

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Vous possédez une flotte automobile et vous attribuez des véhicules de fonction à vos collaborateurs? Une «car policy» - ou charte automobile - vous permettra de définir les règles d'utilisation de ces voitures. Gagnez en simplicité!

Une Golf pour vos commerciaux? Une Laguna pour le directeur financier? Attribuer un véhicule de fonction selon le grade du collaborateur n'est pas toujours facile. Pour limiter les déceptions et uniformiser votre politique d'équipement, mettez en place une «car policy»ou charte de bonnes pratiques à l'usage de votre flotte automobile. « C'est un ensemble de règles lié à une grille de véhicules de fonction», résume Olivier Rigoni, président de Cogecar, spécialiste en gestion de flottes automobiles. Une telle charte rappelle les droits et les obligations des salariés. Elle est accompagnée d'une grille de véhicules déterminant les marques, modèles et options que pourront choisir les collaborateurs. La durée d'utilisation et le kilométrage maximum par modèle sont aussi indiqués. Rien ne vous oblige à rédiger ce document. Mais il vous aidera à garder une cohérence dans vos choix et il est opposable aux salariés.

Un véhicule adapté aux déplacements. En plus de la fixation des droits et obligations des collaborateurs, ces règles permettent d'éviter de futurs litiges et de contrôler le coût total de la flotte auto. Il n'y a pas de «car policy» type, chaque entreprise est libre de fixer ses règles. Pour Philippe Brendel, président de l'Observatoire du véhicule d'entreprise (OVE), «l'important est de s'interroger en amont sur les besoins en déplacement de ses collaborateurs». S'agit-il de déplacements courts ou lointains? Ainsi, si un collaborateur est amené à parcourir régulièrement plus de 500 km, évitez de lui attribuer une petite citadine. Quel est le motif de déplacement de vos collaborateurs? Faites la différence entre les déplacements pour prospection et ceux pour intervention technique. Si vos collaborateurs doivent apporter du matériel encombrant, un petit utilitaire ou un monospace leur facilitera la tâche. Réfléchissez aussi à votre politique environnementale. Si vous vous êtes engagé dans une démarche de développement durable, optez pour des voitures peu polluantes. Enfin, sélectionnez les véhicules selon leur TCO, c'est-à-dire le coût d'usage du véhicule au kilomètre. Il comprend: le prix du véhicule (à l'achat ou à la location), la dépréciation du prix de revente, le coût de financement du véhicule (frais de crédit), l'usage (entretien, pneumatiques, assurance...) et la fiscalité. «Le coût d'usage déterminera le choix du véhicule, en fonction du budget de l'entreprise. Aussi il ne faut pas hésiter à comparer différents modèles », conseille Philippe Brendel.

Qui décide de la politique automobile de l'entreprise? En général, il s'agit du directeur des ressources humaines ou du directeur administratif et financier si l'entreprise en est dotée, ou du dirigeant lui-même. Peuvent être également impliquées, les directions des services concernées par l'utilisation des véhicules, comme la direction commerciale pour la flotte attribuée aux commerciaux. « La hiérarchie mise en place dans l'entreprise détermine le nombre de niveaux dans la grille de véhicules », rappelle Olivier Rigoni (Cogecar). C'est pourquoi, lors de la rédaction de la charte automobile, vont être indiqués: la définition des niveaux (techniciens, cadres, chefs de service, direction, etc.), les modèles correspondants (marque et type de voiture), le nombre de modèles par niveaux, les émissions de CO2... Ensuite, choisissez les collaborateurs à qui vont être attribués les véhicules de fonction. Ces derniers peuvent être considérés comme un avantage en nature et augmenter le pouvoir d'achat du salarié. « Un dirigeant peut faire de la catégorie du véhicule un élément de motivation pour challenger les commerciaux. En cas de réussite, il peut leur fournir un véhicule un segment au-dessus ou mieux équipé », imagine Philippe Brendel (OVE) . Il vous faudra par la suite, préciser les avantages périphériques: l'entreprise est-elle propriétaire du véhicule, doit-elle prendre en charge l'assurance? Qu'en est-il des frais d'essence, etc.? Usage privé ou uniquement professionnel? Une fois la voiture attribuée, la «car policy» a pour fonction de résumer les principales règles d'utilisation du véhicule: ce dernier peut-il être employé à des fins privées? En est-il de même pour la carte carburant? Le collaborateur peut-il l'utiliser pendant ses vacances? L'usage privé est-il limité au trajet domicile-travail? La charte rappelle aussi les modalités de restitution si vous louez vos véhicules, les frais de remise en état, le respect des opérations de maintenance et d'entretien, etc. Cette partie peut être exhaustive et détaillée (fonctionnement de la police d'assurance ou des franchises, règles sur le paiement des contraventions, etc.). L'objectif final de la «car policy» est que chaque collaborateur maintienne le véhicule en bon état. Pour cela, vous pouvez également sensibiliser vos collaborateurs avec des formations sur les risques routiers, sur l'éco-conduite ou la gestion des dépenses carburant. Des éléments à prendre en compte dans la «car policy» de votre entreprise et qui feront que tout le monde soit gagnant.

A SAVOIR
Les mentions d'une charte automobile

La car policy définit les obligations du bénéficiaire et rappelle marque et modèle de la voiture. Elle précise aussi:
- Les règles d'utilisation du service: utilisation professionnelle, avec ou sans accord pour un usage privé.
- Les frais: qui prend en charge carburant, péages et entretien courant.
- La responsabilité: le bénéficiaire est responsable des amendes et procès-verbaux qui lui incombent.
- Les engagements: le bénéficiaire s'engage à être l'unique conducteur et à ce que le véhicule soit entretenu et en règle. Il informe la société pour les entretiens courants. En cas de panne, il demande un devis et avertit le siège avant réparation.
La charte précise les modalités de l'accord qui incombent à l'entreprise: l'entretien mais aussi l'assurance et responsabilité.