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Fixez des règles à vos collaborateurs

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A l'heure où les PME cherchent à stabiliser, voire à optimiser leur budget déplacements, l'instauration d'une politique de voyages semble incontournable. Les outils web fournis par les prestataires en facilitent le suivi. Explications.

Aucune nuit d'hôtel ne doit excéder 100 euros; en France, tous les déplacements se font en avion, via une compagnie aérienne imposée; toute dépense effectuée dans un pays de l'Union européenne fait l'objet d'une facture au nom de l'entreprise. Voici quelques principes que vous pouvez instaurer dans votre entreprise, à travers une politique de voyages d'affaires. Christophe Derumez, président de l'agence Avexia Voyages, définit une politique de voyages d'affaires comme «l'ensemble des règles régissant les déplacements des collaborateurs de l'entreprise, attribuant des autorisations en fonction de négociations menées par la direction avec les prestataires».

Avant de définir les règles et donc votre stratégie en matière de voyages, vous devez fixer vos objectifs. Il existe, en effet, plusieurs types de politiques. Vous pouvez considérer les déplacements comme des contraintes pour vos collaborateurs et donc leur faciliter la tâche. Ou bien inscrire votre démarche dans le cadre de la gestion des ressources humaines et, par exemple, adopter une politique «permissive» ou «indicative». Dans ce cas, certaines catégories de collaborateurs peuvent avoir droit à la classe business. Enfin, votre but peut être de réaliser des économies: vous adopterez alors une politique restrictive avec la mise en place de plafonds à ne pas dépasser et la mise en oeuvre de systèmes d'alerte. Cette dernière option séduit les entreprises qui font la chasse au gaspillage et veulent maîtriser leurs coûts. Selon Jérôme Fouque, directeur général France d'Egencia, agence spécialisée dans le voyage d'affaires, «une entreprise peut économiser au moins 20% sur ses dépenses annuelles en adoptant une politique de voyages ferme».

@ XAVIER GALLEGO MORELL/FOTOLIA/LD

Effectuer un diagnostic de ses dépenses

La première étape consiste à analyser vos dépenses: localisation des déplacements, trajets les plus fréquents, nombre de nuitées, etc. Tous les éléments (billetterie, location de véhicule, hôtellerie) doivent être passés au peigne fin. Car, indique Christophe Derumez (Avexia Voyages), «c'est en mettant en évidence les principaux postes de dépenses que l'on peut entamer des négociations pour obtenir des tarifs préférentiels».

Une fois ce travail d'analyse effectué, vous pouvez aborder la seconde étape, qui consiste à négocier avec vos partenaires. Par exemple, si vos dépenses annuelles auprès d'un transporteur dépassent les 50 000 euros, vous avez intérêt à entrer en contact avec lui afin de négocier les tarifs. Vous avez également la possibilité, comme nombre de PME ne disposant pas des budgets nécessaires pour négocier en direct, de faire appel aux services d'une agence, qui joue alors le rôle de «travel manager». Sur la base du volume consommé par l'ensemble de sa clientèle, elle négocie des tarifs préférentiels auprès des fournisseurs et vous en fait profiter. Enfin, comme n'importe quel autre poste de dépenses, afin d'optimiser les coûts et d'obtenir le meilleur tarif, n'hésitez pas à travailler avec plusieurs fournisseurs. Par exemple, si vous bénéficiez d'un tarif préférentiel via une compagnie aérienne pour un vol Paris-Tokyo en classe économique, celui-ci devient la règle. Mais vous pouvez autoriser l'achat de tout billet émis par une autre compagnie si elle propose un tarif équivalent dans une classe supérieure. Les politiques de voyages «seconde génération» se définissent davantage par rapport aux tarifs que par rapport aux choix du ou des fournisseurs. Ainsi, les professionnels voient émerger de nouvelles pratiques avec notamment un certain engouement pour les billets semi-flexibles: en général un voyageur d'affaire sait quel jour et à quelle heure il peut programmer son départ, mais obligations professionnelles obligent, il ne sait pas exactement à quel moment il peut rentrer. En optant pour un billet aller contraignant (non échangeable, mais aussi moins cher) et un billet retour souple (échangeable, mais plus cher), il bénéficie d'une certaine liberté tout en accédant à des tarifs compétitifs.

Troisième étape: la rédaction de la «charte», ou «constitution», ou tout simplement «politique». Les règles doivent être simples et rédigées de façon à être comprises par l'ensemble de vos collaborateurs. Mais rien ne vous empêche de les nuancer selon le profil des voyageurs. Ainsi, alors qu'un commercial gère son agenda à l'avance, un agent SAV intervient en toute urgence. Vous pouvez alors exiger de vos commerciaux qu'ils effectuent leurs réservations quelques jours ou semaines à l'avance

- l'anticipation étant source d'économies - et, a contrario, autoriser une réservation tardive à vos agents techniciens. De même, la politique de voyages d'affaires peut-être plus généreuse pour les cadres que pour les autres. Enfin, elle peut introduire des notions de sécurité: l'ensemble du service commercial ne peut pas voyager dans le même avion, ou encore le staff de direction se déplace séparément. Dans tous les cas, fixez des procédures à suivre et des seuils à ne pas dépasser.

Quatrième étape: le contrôle. Une politique de voyages d'affaires n'a de sens que si elle est respectée. D'où la nécessité de contrôler son application. Les règles mises en place sont donc transmises à l'agence de voyages, qui veille à son application. L'agence intervient en amont de la réservation: lorsqu'un collaborateur transgresse une disposition, elle vous en informe via une alerte e-mail. Et c'est à vous ensuite d'approuver, ou non, la réservation demandée. Pour faciliter ce contrôle, l'agence peut vous proposer des outils de reporting: édition de statistiques de consommation par voyageur, tableaux récapitulant les comportements conformes et non conformes, etc. En outre, il est important d'en attribuer le suivi à un collaborateur qui devient alors l'interlocuteur unique du prestataire. Dans une PME, la politique de voyages est ainsi pilotée soit par le dirigeant ou son assistante, soit par le comptable (si l'objectif est d'optimiser les coûts), soit par le service du personnel (si elle relève du management).

AVIS D'EXPERT
Il faut traquer les coûts annexes
BRUNO SCHREIBER, chef de ventes de KDS, éditeur de solutions de gestion de voyages d'affaires

A côté des grands postes de dépenses (transport nuitées, location de véhicule et coûts liés aux prestations de l'agence de voyages), Bruno Schreiber recommande aux dirigeants de PME de traquer les coûts annexes. «Il s'agit des dépenses associées au voyage (taxi, navette, indemnités kilométriques), des frais de bouche (restaurants), des dépenses liées au traitement administratif des déplacements et du traitement de la TVA étrangère», énumère l'expert. Pour optimiser la gestion des voyages, Bruno Schreiber propose d'intégrer les règles concernant ces dépenses dans la politique de voyages. «Par exemple, il est possible de décider que, pour tout rendez-vous à plus de 100 kilomètres, le collaborateur doit louer une voiture au lieu de se faire rembourser en notes de frais. Ou encore interdire les taxis pour se rendre à l'aéroport lorsqu'il existe une navette», illustre l'expert. Concernant les dépenses administratives, Bruno Schreiber rappelle que la mise en place d'une politique de voyages est l'occasion de centraliser la gestion des voyages et donc de veiller à ce qu'une seule personne s'en charge. «Un bon moyen pour réaliser des économies est d'interdire l'accès aux sites de réservation grand public et de rendre obligatoire l'intervention de l'agence ou de l'agent de voyages maison.» Enfin, explique l'expert, «récupérer la TVA à l'étranger représente une source d'économie pour les entreprises dont les collaborateurs se déplacent fréquemment. Trop de PME négligent ce poste.»

DES DEPENSES MAITRISEES EN 2009

Fin 2008, les entreprises françaises, dans leur ensemble, prévoyaient une baisse de leurs dépenses de voyages en 2009 de 17%. C'est ce qu'indique le dernier baromètre européen du voyage d'affaires Concomitance/American Express (novembre 2008). Les PME, plus optimistes que la moyenne, tablaient pour leur part sur une stabilisation de leur budget. Car leurs déplacements représentent un enjeu crucial au niveau de leur développement commercial. De manière générale, les entreprises renforcent leur politique de voyages d'affaires - contrôle et réduction des coûts sont à l'ordre du jour - mais s'ouvrent également à de nouveaux domaines comme la sécurité de leurs collaborateurs et le respect de l'environnement.

JEROME FOUQUE, dg France d'Egencia

«Vous pouvez réduire vos dépenses annuelles d'au moins 20% grâce à une politique de voyages d'affaires ferme.»

Misez sur la transparence

Enfin, dernière phase: la communication. Quel que soit le contenu de la charte, il est essentiel de la communiquer à tous et en toute transparence, soit par e-mail, soit en organisant une réunion plus formelle. Car les dispositions ne seront acceptées, et donc appliquées par vos collaborateurs, que si elles sont clairement exposées. «La direction générale doit également montrer l'exemple et appliquer les dispositions qui la concernent», indique Jérôme Fouque (Egenia). A défaut, elle risque de semer le trouble dans les esprits et de manquer son objectif. En outre, pour inciter vos collaborateurs à appliquer votre politique, créez un Intranet dédié. Enfin, pour renforcer l'adhésion aux nouvelles «bonnes pratiques», pensez à communiquer les résultats. En annonçant le montant des économies réalisées à l'issue de la première année, vous remerciez vos collaborateurs des efforts consentis et les encouragez à respecter votre politique de voyages d'affaires. Pour autant, celle-ci n'est pas inscrite dans le marbre. Et elle est amenée à changer, elle s'adapte au contexte économique, à l'état de santé de l'entreprise ainsi qu'à l'évolution de son activité et de ses marchés.

Mot clés : Voyage |

Véronique MEOT