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GESTION INFORMATISEE : GAGNEZ EN PRODUCTIVITE !

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Les logiciels de gestion sont une aide précieuse pour les entreprises. De la simple application comptable à l'informatisation de tous les services d'une société, ces solutions offrent en effet de véritables gains de productivité.

C'est l'une des premières solutions achetées par les entreprises: les logiciels de gestion sont quasiment incontournables aujourd'hui. A tel point que la plupart des PME en sont équipées. Pour preuve, plus des deux tiers des sociétés de moins de 20 salariés possèdent un logiciel de comptabilité, révèle le troisième baromètre Ciel publié en mai dernier. Force est de constater que ces applications simplifient le travail quotidien des salariés et offrent de véritables gains de productivité: saisies simplifiées, remontées d'informations sur les ventes en quelques clics, travail collaboratif, simplification pour réaliser les bulletins de paie, etc.

Reste que toutes les solutions n'ont pas le même niveau de perfectionnement. Les éditeurs font en effet du sur-mesure, avec des applications prenant en compte la taille de l'entreprise, mais aussi les spécificités liées à son secteur d'activité (industrie, négoce, commerce, service...).

Au-delà des classiques logiciels de comptabilité, il existe des solutions plus complètes, permettant d'informatiser tous les services d'une PME. Il s'agit des progiciels de gestion intégrés (alias les PGI, ou ERP en anglais). Des solutions longtemps réservées aux grandes entreprises, mais qui, depuis quelques années, sont accessibles aux petites structures. Un bon point pour les entreprises, qui disposent d'un choix encore plus large lors de leurs appels d'offres.

Le marché des ERP open source est, par ailleurs, arrivé à maturité. Ces logiciels, dont le code de programmation est libre de droit (donc souvent gratuit), disposent des mêmes fonctionnalités que les ERP propriétaires. La seule véritable différence réside dans le fait qu'ils sont souvent moins «verticalisés», c'est-à-dire qu'ils doivent être ensuite adaptés à votre secteur d'activité. Une force et une faiblesse à la fois. Car, en adaptant la solution, vous pourrez la personnaliser en fonction de vos besoins.

Enfin, de plus en plus d'éditeurs proposent des solutions en mode SaaS (Software as a Service). Concrètement, il s'agit de logiciels hébergés directement chez l'éditeur ou chez un prestataire informatique. Pour y avoir accès, il suffit d'une connexion internet. Cela permet d'externaliser les problèmes de maintenance, de mises à jour et d'installation. Les solutions en mode SaaS sont ainsi particulièrement adaptées aux petites structures.

1 LES LOGICIELS DE COMPTABILITE

DES APPLICATIONS DE PLUS EN PLUS COMPLETES

Les logiciels de comptabilité permettent aux entreprises de mieux piloter leur activité et de maîtriser leurs trésorerie et charges. Ils sont idéaux pour les sociétés de petite taille, mais pas seulement. Tour d'horizon de ces solutions logicielles.

Les PME françaises, même les plus petites d'entre elles, sont de plus en plus informatisées. Ainsi, 92 % des 1,27 million d'entreprises comptant entre 1 et 19 salariés disposent d'ordinateurs de bureau, voire d'un réseau. C'est ce qu'indique le troisième baromètre Ciel publié en mai 2010. Conséquence directe de cette informatisation: les sociétés n'hésitent plus à acheter des progiciels pour les aider dans leur quotidien. De fait, 88 % des entreprises de 10 à 19 salariés possédaient une application de comptabilité en 2009. Cette dernière leur permet de mieux piloter leur activité, d'une part, et de maîtriser leur trésorerie et leurs charges, d'autre part. Les possibilités offertes par ces logiciels sont de plus en plus nombreuses. Ils permettent, par exemple, de réaliser des analyses complètes d'une comptabilité, ou bien encore d'effectuer des suivis financiers et de dresser des tableaux statistiques sur l'évolution d'une activité. Les plus complets offrent aussi des modules pour gérer les achats, les ventes et les stocks. Soit l'ensemble des informations indispensables à la bonne gestion d'une société.

Dès lors, comment faire le choix entre les différents logiciels? Tout d'abord, certains sont adaptés à la taille de l'entreprise: Ciel s'adresse plutôt à des TPE, tandis que Sage ou Cegid visent davantage les PME. Certaines fonctions peuvent par ailleurs être déterminantes, comme le travail en réseau ou la possibilité d'avoir accès à son logiciel à distance (mode SaaS). Ne négligez pas non plus l'adaptabilité de l'application en vérifiant, par exemple, si l'éditeur met à jour régulièrement son logiciel en fonction des évolutions fiscales et si cela est gratuit ou payant. Dans le même esprit, votre solution peut-elle évoluer facilement, c'est-à-dire s'adapter pour suivre la croissance de votre entreprise? Et ainsi répondre à vos nouveaux besoins. Enfin, ne négligez pas l'ergonomie de votre application de gestion. Même si le critère reste subjectif, cela facilitera votre prise en main. N'hésitez pas non plus à demander à l'éditeur si des formations existent. Malgré un coût supplémentaire, vous apprendrez à utiliser tout le potentiel de votre logiciel.

2 LES ERP PROPRIETAIRES

PILOTER SON ENTREPRISE DE A A Z

Malgré une mise en place longue et coûteuse, les ERP sont très utiles car ils structurent les process d'une PME.

L'installation d'un progiciel de gestion intégré (ERP) peut être considérée comme une révolution au sein d'une entreprise. Le principe? Informatiser tous les services, de la production aux stocks, en passant par les ressources humaines, la comptabilité et la vente. « Toutes les informations sont normées et centralisées dans une base de données unique. Elles sont analysées et présentées sous la forme de tableaux et de graphiques», explique Geoffroy Lacour, p-dg de Partesys, spécialiste de l'installation d'ERP. Soit l'outil idéal pour piloter son entreprise et être averti au moindre problème. Vous pouvez créer des alertes quand la production est en baisse, suivre le travail de vos commerciaux, ou garder un oeil sur la gestion de vos ressources humaines. Ce projet est lourd à mettre en oeuvre. Il nécessite plusieurs mois d'installation et de configuration pour relier les services entre eux et centraliser les données dans un fichier unique. Il est coûteux: comptez quelques dizaines de milliers d'euros à plusieurs centaines de milliers, en fonction de la taille de l'entreprise et des modules choisis. Il est donc essentiel de faire un appel d'offres et de comparer des solutions différentes. Ces logiciels sont «verticalisés»: il existe ainsi des versions adaptées aux spécificités de votre secteur d'activité. Enfin, les éditeurs sont de plus en plus nombreux à proposer leurs logiciels en mode SaaS. Un bon point pour les petites structures qui ne disposent pas forcément des ressources pour gérer la mise en oeuvre d'un ERP.

3 LES ERP OPEN SOURCE

DES SOLUTIONS SUR MESURE

Proches des ERP propriétaires, les solutions libres permettent de réduire vos coûts d'installation tout en étant totalement adaptables aux spécificités de votre PME.

Ce n'est pas bonnet blanc et blanc bonnet, mais cela s'en approche. Les progiciels de gestion intégrés (PGI ou ERP en anglais) libres disposent quasiment des mêmes fonctionnalités que leurs pendants propriétaires. Dès lors, à quel niveau se situe la différence? «La plupart des dirigeants de PME pensent qu'une solution open source est gratuite. Cette idée n'est que partiellement vraie », prévient Coralie Girardet, directrice commerciale d'Audaxis, un intégrateur spécialisé dans les logiciels libres. En effet, certains ERP libres sont gratuits dans leur version de base, mais deviennent payants si vous souhaitez disposer de fonctionnalités avancées. Le prix des licences n'est par ailleurs qu'une partie du budget nécessaire. «Il faut aussi compter le déploiement par un prestataire, la formation des salariés et d'éventuels développements complémentaires», décrypte l'experte. En fait, l'industrie «du libre» mise sur l'adaptabilité de ses solutions. Pour Coralie Girardet, les ERP propriétaires sont «déplus en plus verticalisés», c'est-à-dire développés pour un secteur d'activité précis. Les entreprises doivent alors se plier à l'arborescence et aux processus imposés par l'ERP. A l'inverse, les solutions open source peuvent être transformées pour répondre aux spécificités d'une entreprise. Enfin, des solutions proposées à la location (mode SaaS) sont aussi en train de voir le jour chez les éditeurs open source. Le prix est souvent proche de celui des logiciels propriétaires en mode SaaS. Leur principal atout de différenciation, c'est de «permettre de rapatrier toute la solution et la base de données dans l'entreprise, si celle-ci décide dïnternaliser son ERP, ou de changer de prestataire», affirme Coralie Girardet (Audaxis) . Un argument qui pourrait séduire les PME en forte croissance. Elles choisiront le mode SaaS pour bénéficier rapidement d'un ERP, puis internaliseront la solution, une fois une taille critique atteinte.