Mon compte Devenir membre Newsletters

Journées portes ouvertes: opération séduction!

Publié le par

Valoriser ses savoir-faire, ses produits, ses talents, c'est possible en organisant notamment des journées portes ouvertes. A la clé, une image d'entreprise transparente et une notoriété positive synonyme de chiffre d'affaires en hausse à court et/ou moyen termes.

Votre mission, si vous l'acceptez, consiste à inciter prospects et clients à se déplacer jusque dans vos locaux pour découvrir vos atouts. Loin d'être une mission impossible, c'est le but des journées portes ouvertes. Paré de vos plus beaux atours, vous leur déroulez le tapis rouge avec une idée en tête: leur en mettre plein la vue pour conclure l'affaire. Sur le moment, ou lors d'un prochain rendez- vous. Pour que vos portes ouvertes soient un succès, il faut les préparer au moins deux mois à l'avance. Marche à suivre pour faire tomber... les commandes.

@ © FOTOLIA / FOTOLEDHAR

 

Hubert Dupuy, directeur, ANAé

« Multipliez les occasions de faire connaître votre journée portes ouvertes. »

1. Placez vos salariés au coeur du dispositif de conquête

Des intrus ont envahi leur entreprise et ils doivent jouer les hôtes irréprochables! Pas évident pour vos troupes de troquer leur casquette de technicien, de standardiste ou de chef de projet pour celle de guide de leur environnement de travail. C'est pourquoi Hubert Dupuy directeur de l'Institut de l'événement ANAé, organisme de formation dédié à tous les acteurs de la communication événementielle, recommande de les inclure dans la démarche dès le début. Attention, il ne suffit pas de leur attribuer des tâches (rédiger les panneaux explicatifs, lancer les invitations, orienter les automobilistes, accueillir les visiteurs, mener les démonstrations...). L'expert estime essentiel « de leur expliquer les objectifs de l'opération et de leur demander leur avis sur sa mise en oeuvre ». Un membre de l'équipe qui vient à reculons et c'est toute la dynamique de groupe qui s'écroule. Sans parler de l'image désastreuse auprès des cibles d'une personne qui a l'air absente ou mécontente.

2. Invitez les visiteurs en grande pompe

Vous êtes disponible toute l'année, d'accord mais, ces jours-là, vous leur sortirez le grand jeu? Dites-leur! « Multipliez les occasions et les moyens de le faire savoir », conseille Hubert Dupuy: affiches en devanture de boutiques, flyers sur les comptoirs des points de vente ou sur un salon professionnel, publicité dans la presse locale, relations presse, distribution de brochures dans les boîtes aux lettres de la zone de chalandise, etc. Contactez également les profils intéressants de votre base de données par e-mailing. Puis relancez-les par téléphone, à quelques jours de l'événement. Les prospects qui vous ont particulièrement tapé dans l'oeil et les bons clients auront droit à un traitement privilégié: carton d'invitation, voire petit mot écrit à la main et un traitement VIP le jour J.

LE TEMOIGNAGE DE
Emeric Leboucher, chargé d'affaires de Pépinières conseil: « Notre journée portes ouvertes draine un millier de visiteurs »

Deux fois par an, un dimanche du printemps et un de l'automne, la société normande Pépinières conseil ouvre les portes de son point de vente et de sa cour à l'occasion de ce qu'elle a baptisé, voici six ans, «Jardin expo». En octobre dernier, un millier de visiteurs venus de 50 km à la ronde ont admiré les 5 000 m2 d'aménagements. Si l'espace extérieur est ouvert à l'année, Emeric Leboucher, le chargé d'affaires de l'entreprise familiale, fait en sorte qu'à cette occasion, « les clients et les prospects en prennent plein les yeux ». En amont, il affecte ainsi deux salariés à ce chantier durant les 15 jours précédant l'événement. Leur mission: « Mettre en avant les nouveaux produits et s'assurer que tout brille et que rien ne dépasse », souligne le fils des dirigeants. Dès l'ouverture, les deux apprentis font la circulation aux abords de la pépinière et accueillent les visiteurs. Les deux vendeuses renseignent les acheteurs et les quatre commerciaux prennent les coordonnées des plus intéressés. Ils les recontacteront ultérieurement, ainsi que les visiteurs qui ont rempli le coupon-réponse pour gagner une plante.
« L'organisation des deux portes ouvertes annuelles nous évite de courir les salons régionaux pour trouver des prospects », apprécie Emeric Leboucher. Autre avantage: elles développent la notoriété de l'entreprise. Pour mettre toutes les chances de son côté, le chargé d'affaires mise sur plusieurs canaux: la radio locale via des spots de publicité et le marketing direct via la distribution de dépliants dans les boîtes aux lettres quelques jours auparavant. Enfin, organisé et prévoyant, il prend le soin d'offrir tous les ans à ses clients un calendrier qui annoncent les dates des deux portes ouvertes.

Pépinières

- Activité
Aménagement paysager
- Ville
Le Bény-Bocage (Calvados)
- Forme juridique
SARL
- Dirigeants
Eric et Edith Leboucher, 57 et 56 ans
- Année de création
1981
- Effectif
28 salariés
- CA 2011
2,3 MEuros

A SAVOIR
Des démarches moins compliquées qu'il n'y paraît

Contre toute attente, les obligations consécutives à une opération de portes ouvertes sont relativement légères. Les chambres de commerce et d'industrie sont parfaitement à même de vous fournir une liste d'acteurs à contacter et de précautions à mettre en oeuvre en fonction de votre activité, de votre localisation et de vos capacités d'accueil. Sachez qu'en général, il vous suffit de déposer une demande en mairie un mois avant (qui fera suivre en préfecture) et d'imposer aux visiteurs le même règlement que celui suivi par votre personnel.

3. Démontrez la valeur ajoutée de votre événement

Dans un monde où prospects et clients sont sursollicités, pourquoi prendraient-ils la peine de se déplacer pour venir vous voir? Réponse: parce que vous êtes le meilleur, celui qui sort de la masse. « Cette valeur ajoutée, vous devez la mettre en valeur dans l'invitation », affirme Jean-Pierre Rose, directeur de Propulsion 3000, structure de conseil et de formation en expertise commerciale qui organise des événements pour le compte d'entreprises. Qui s'enthousiasmera à l'idée d'assister à «une présentation des produits de l'entreprise X»? En revanche, la promesse d'une démonstration des talents du meilleur ouvrier de France suscite davantage l'envie. « Rien ne vous empêche de faire appel à un invité de marque (journaliste, consultant, auteur d'un ouvrage de référence) qui décidera peut-être les hésitants », ajoute le spécialiste. Dernière carte dans votre jeu, sûrement moins chère et plus simple: la venue de clients qui témoigneront de vos capacités à satisfaire leurs besoins.

4. Occupez-vous constamment des visiteurs

Commencez par accueillir les curieux avec un mot de bienvenue. L'occasion pour vous d'évoquer en quelques phrases les atouts de votre entreprise. Les différents supports de communication choisis (panneaux, écrans, démonstrateurs) viennent alors renforcer vos propos. La force de vente s'attaque en douceur aux cibles auxquelles elle apporte des compléments d'information ou envoie vers le collaborateur le plus à même de répondre à leurs questions (un technicien, par exemple). « N'oubliez pas de prévoir un buffet autour duquel peuvent s'amorcer des discussions détendues », suggère Hubert Dupuy (ANAé). En fin de circuit, le cas échéant, incitez vos invités à s'arrêter dans un espace de vente où vous aurez mis à la vue de tous vos produits les plus attirants. « Et ne les laissez pas repartir sans un cadeau souvenir », souligne Jean-Pierre Rose (Propulsion 3000). Ce petit objet (allant du stylo à l'échantillon en passant par le bloc-notes ou le calendrier) fait toujours son effet. Une fois rentrés chez eux ou à leur bureau, les visiteurs se rappelleront plus facilement de votre marque et vous associeront à un événement agréable.

5. Récoltez les numéros de téléphone

Comme il est impossible de répondre à toutes les sollicitations le jour même, veillez à collecter un maximum de contacts. En B to B, demandez systématiquement les cartes de visite à l'entrée, afin de construire une base de contacts que vous relancerez par la suite. En B to C, un jeu-concours semble plus pertinent. Il s'agit de poser deux ou trois questions en rapport avec le thème de votre journée. Ceux qui répondent correctement et sont tirés au sort remportent un prix (produit de votre société, week-end gastronomique, équipement high-tech, chèques ou coffrets-cadeaux, etc.). « Ainsi, vous avez en votre possession des coordonnées fort utiles au moment de vous relancer dans une opération séduction », conclut Hubert Dupuy (ANAé).

ZOOM
Et si vous alliez plus loin avec le tourisme industriel?

Ouvrir son entreprise aux visiteurs tout au long de l'année (ou à certaines périodes comme les vacances scolaires) revient à monter d'un cran. Que votre activité soit industrielle, artisanale, agricole ou même scientifique, vous pouvez intéresser touristes, riverains ou scolaires. Il s'agit alors de professionnaliser votre démarche. Sachez que certaines chambres de commerce et d'industrie financent des études préliminaires et offrent du conseil. Mettre en place un circuit de découverte des différentes étapes de fabrication, par exemple, vous permet de vous inscrire dans le tissu local et de développer votre notoriété, tant au niveau des clients que de potentielles recrues. Mais aussi de générer du chiffre d'affaires à travers le prix du ticket d'entrée et les ventes de produits sur place. Pour faire venir les visiteurs, impossible de faire l'impasse sur un minimum de communication auprès des acteurs du secteur (office et comités départementaux du tourisme). Il vous faudra probablement créer quelques postes et embaucher, par exemple, un collaborateur chargé de programmer les réservations, de planifier les créneaux de visites et d'entretenir les relations avec les partenaires. Veillez à ce qu'en interne, les équipes ne soient pas perturbées par les allées et venues. Ils ne doivent pas avoir l'impression d'être pris pour des animaux de zoo!

Jean-Pierre Rose, directeur, Propulsion 3000

« Ne laissez pas vos visiteurs repartir sans un cadeau souvenir. »

CE QU'IL FAUT RETENIR

- Vos collaborateurs doivent être impliqués dans la préparation et l'exécution des portes ouvertes.
- Communiquez par tous les moyens sur l'organisation de cet événement et invitez vos contacts.
- Les prospects et clients se déplaceront plus facilement si votre proposition a une valeur ajoutée claire et marquante.
- Discours, démonstration, discussion, cadeau, prise de coordonnées: un parcours efficace est un parcours balisé.

Mot clés :

GAELLE JOUANNE