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L'ENTRETIEN D'EVALUATION, UN MOMENT DE VERITE AVEC VOS SALARIES

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Instant privilégie de dialogue avec chacun de vos salariés, l'entretien d'évaluation doit faire l'objet d'une préparation minutieuse. L'idée est de faire le point sur le passé et, surtout, de préparer l'avenir.

Moment de vérité, moment d'échange privilégié... Sur le papier, l'objectif de l'entretien de professionnalisation (obligatoire tous les deux ans depuis 2003), couramment appelé entretien d'évaluation, a de quoi séduire. Pourtant, collaborateurs et dirigeants en dressent un bilan souvent mitigé. La raison? Une préparation généralement insuffisante de part et d'autre. Pour commencer, ce n'est pas tous les deux ans qu'il faut faire le point de manière formelle avec chacun de ses collaborateurs, mais tous les ans, voire plus souvent. L'objectif de ce rendez-vous est d'analyser l'activité d'un collaborateur au cours de l'année passée, de fixer avec lui de nouveaux objectifs pour la période à venir et d'évoquer son avenir dans l'entreprise. Pour en tirer le meilleur parti, une préparation rigoureuse s'impose. «Ce rendez-vous se prépare bien en amont», prévient Caroline Billaud, directrice chez Altedia training, société spécialisée dans la formation et le développement des compétences des managers.

Un entretien réussi dépend, d'abord, des informations dont vous disposez sur le salarié. Tout au long de l'année, consignez donc un maximum de données sur chacun de vos collaborateurs: les difficultés qu'il a rencontrées et comment il les a surmontées; ses réactions (enthousiasme ou, au contraire, démobilisation) face à des projets; les formations qu'il a suivies et ce qu'il en a retiré; ses initiatives; son chiffre d'affaires s'il s'agit d'un commercial, etc. Ce travail de collecte, réalisé au fil des mois, vous permettra de dégager les grandes lignes de l'entretien. En outre, il vous fera gagner un temps précieux. «Lorsque le travail en amont est sérieusement mené, une heure et demie suffit pour préparer l'entretien», assure Caroline Billaud.

Si vous avez besoin de temps pour préparer cette rencontre, votre collaborateur aussi. Au moment de fixer une date, veillez donc à laisser un délai de trois à quatre semaines avant le rendez-vous. «Il peut être utile de prévoir une rencontre préalable dans le cas d'un nouveau collaborateur ou d'un salarié «récalcitrant» qui a négligé cette phase de préparation Vannée précédente», conseille Caroline Billaud. Ce rapide face-à- face vous permettra de rappeler l'objectif de l'entretien individuel et la nécessité de le préparer. Pour cela, fournissez à tous vos collaborateurs la grille d'évaluation qui servira de trame à l'entretien. En général, cette grille s'articule autour des points suivants: rappel du poste et de la mission; bilan de l'année passée (rappel des objectifs, analyse des réalisations, des moyens, des écarts constatés et des causes) et, enfin, perspectives et attentes (définition d'objectifs par équipe et/ou individuels, définition des indicateurs qui serviront de mesure, moyens et actions qui seront mis en oeuvre pour atteindre l'objectif, formation, etc.).

S'accorder sur une synthèse. Le jour J, gardez à l'esprit que l'entretien est avant tout un moment d'échanges privilégié avec votre collaborateur. Evitez de monopoliser la parole et incitez le salarié à s'exprimer. Recueillez sa version, ses objectifs et perceptions, et surtout faites preuve d'empathie. Il doit avoir le sentiment qu'il peut parler librement et poser les questions qu'il souhaite. Concrètement, vous échangez à partir de la grille que vous avez complétée chacun de votre côté, puis remplissez ensemble une grille vierge, que vous cosignerez ultérieurement. Il faut donc trouver un terrain d'entente pour chaque point évoqué: analyse, objectifs, moyens... A ce stade, l'un des risques est que la discussion tourne à la confrontation, si tous deux avez des points de vue différents, voire opposés. «Le formulaire a un côté assez rigide, confirme Caroline Billaud. Le manager doit donc veiller à ouvrir la discussion et ne pas se cramponner à une formulation.» Dans tous les cas, «il n'est pas question de régler ses comptes lors de l'entretien. Les «avertissements» ou «mises en garde» doivent avoir lieu, lorsqu'ils s'imposent, tout au long de l'année, juste après les faits reprochés», avertit Jean Dugas, consultant et formateur en ressources humaines chez Demos, société de formation. Cela ne vous dispense pas, pour autant, de revenir sur les points difficiles, comme un manquement lors d'une mission. Vous devez alors rester factuel. A quel moment le salarié a-t-il failli? Quelles en ont été les répercussions? En outre, bannissez les phrases du type: «J'ai l'impression que tu n'as pas bien analysé la situation». Basées sur un sentiment, elles seront perçues comme injustes.

L'entretien est aussi le moment de réfléchir aux mesures d'amélioration (formation, accompagnement sur le terrain) et aux leviers de motivation. Et permet de projeter le collaborateur à moyen terme dans l'entreprise. Enfin, n'oubliez pas que l'entretien d'évaluation doit être abordé comme le temps fort d'un management basé sur des échanges réguliers avec ses équipes. Il est essentiel de prévoir des rendez-vous, semestriels ou trimestriels, afin d'évoquer les difficultés et les solutions envisageables pour soulager le collaborateur.

EN BREF

Les points-clés de l'entretien annuel
Rappel du poste et du contenu de la mission.
- Bilan des objectifs de l'année écoulée.
- Synthèse de l'année, avec les réussites et les axes d'amélioration.
- Définition de nouveaux objectifs pour l'année à venir.
- Elaboration d'un plan d'actions (formation, accompagnement...).
- Définition du projet professionnel du collaborateur (changement de poste ou pas...)

TEMOIGNAGE

L'entretien révèle aussi les qualités du manager
ERIC LOESCH, directeur général de VeePee
VeePee a instauré la pratique des entretiens annuels quatre ans après sa création, alors qu'elle franchissait le cap des 30 salariés et connaissait 30% de croissance par an. «Il nous fallait clarifier les missions et les objectifs de chacun», se souvient son directeur général, Eric Loesch. La PME bâtit alors un guide d'entretien abordant la mission, les objectifs, le bilan du collaborateur et son avenir. Le salarié est invité à remplir une grille identique à celle du manager, avant la confrontation. «La préparation du rendez-vous est primordiale: cette phase me prend au moins trois heures», reconnaît le dirigeant. Pour ce dernier, l'exercice présente un autre intérêt: il permet de s'évaluer en tant que manager. «L'entretien met le manager face à lui-même:partage-t-il la même perception que son équipe? Est-il capable de dire les choses? De faire preuve d'empathie? De proposer des solutions et finalement de mettre l'entretien en perspective avec le projet de l'entreprise?» Une double évaluation, en quelque sorte.

VEEPEE Repères

- ACTIVITE: Opérateur d'infrastructures télécoms
- VILLE: Boulogne- Billancourt (Hauts- de-Seine)
- DIRIGEANTS: Eric Rousseau, 44 ans, et Eric Loesch, 43 ans
- FORME JURIDIQUE: SA
ANNEE DE CREATION: 2000
- EFFECTIF: 57 salariés
- CA 2008: 15,7 MEuros
- RESULTAT NET 2008: 900 kEuros

Mot clés :

Anne-Françoise Rabaud, Olga Stancevic