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L'ERP, CHEF D'ORCHESTRE DE VOTRE SYSTEME D'INFORMATION

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Avoir une vision globale de son entreprise, en temps réel. C'est la promesse des éditeurs de progiciels de gestion intégrée (ERP). Longtemps réservés aux grandes structures, ces systèmes sont désormais à la portée des PME.

Jacques Gallon est satisfait. A la tête d'une PMI spécialisée dans la fabrication et la vente de pneus, il vient de vérifier, en un clin d'oeil, le niveau de ses stocks, le chiffre d'affaires réalisé par ses commerciaux en septembre et s'aperçoit, aussi, que sa trésorerie est légèrement supérieure aux prévisions. Toutes ces informations, le dirigeant les a obtenues en seulement quelques clics. Son secret? Il a équipé son entreprise d'un progiciel de gestion intégré (PGI ou Entreprise Resource Planning, ERP, en anglais). Cette application transversale permet d'informatiser tous les services d'une entreprise, de la production à la commercialisation, en passant par les ressources humaines et la comptabilité. «Ce sont des outils de pilotage de l'entreprise, car toutes les données sont centralisées et accessibles en temps réel», remarque Geoffroy Lacour, directeur de Partesys, un intégrateur spécialisé dans la mise en oeuvre d'ERP. Surtout, ces solutions simplifient et unifient votre système d'information (SI). Vous n'avez plus à jongler avec une multitude de logiciels métiers (comptabilité, ressources humaines, CRM...) et en finissez avec les problèmes de compatibilité. En outre, en utilisant un seul logiciel pour tous vos services, vous disposez d'une base de données unique. Finis, donc, les problèmes de saisie multiple et les informations clients ou fournisseurs incomplètes. Enfin, dernier avantage: un progiciel de gestion intégré vous évite des coûts de développement supplémentaires et une maintenance compliquée de votre système d'information et réduit le nombre d'interlocuteurs. Surtout, le ticket d'entrée tend à baisser. Si les ERP ont longtemps été l'apanage des grands comptes, ce n'est plus le cas aujourd'hui. Le marché est mature et il existe une multitude de progiciels de gestion intégrée parfaitement adaptés aux problématiques des PME.

Une offre complète. De fait, le secteur est partagé entre les éditeurs historiques (SAP, Oracle, Microsoft. ..), les éditeurs spécialisés dans les applications pour petites structures (Divalto, Sage, Cegid, Inès...) et les logiciels libres, dont la licence d'utilisation est gratuite (Tiny ERP, ERP5, Compiere...). Face à cette multitude d'offres, comment bien choisir sa solution? «Les chefs d'entreprise peuvent se rassurer: toutes les applications présentes sur le marché sont performantes et offrent quasiment les mêmes fonctionnalités», affirme Coralie Girardet, responsable commerciale d'Audaxis, un intégrateur spécialisé dans les logiciels libres. Le choix est donc souvent guidé par l'aspect «look and feel» d'une application, c'est-à-dire la convivialité et la facilité d'utilisation de l'interface.

Comme pour tout projet informatique d'envergure, vous devez impérativement réaliser un cahier des charges à l'attention des éditeurs. Attention, ce document ne doit pas forcément être volumineux. Un bon cahier des charges peut se limiter à une dizaine de pages. Soyez concis et insistez sur les particularités de votre métier. Par exemple, votre activité comporte, peut-être, certaines spécificités qui obligeront votre intégrateur à développer des modules complémentaires. Outre le coût de l'opération, vous risquez de vous retrouver avec un logiciel très complexe à utiliser. Ainsi, mieux vaut choisir des ERP spécialisés, conçus dès l'origine pour intégrer les spécificités de votre métier (industrie, transport, alimentation, etc.). De même, essayez de prévoir le développement de votre entreprise dans les années à venir. «Si une PME affiche une progression à deux chiffres sur plusieurs années, elle aura besoin d'un ERP évolutif capable de s'adapter à ses nouveaux besoins», souligne Coralie Girardet.

Autre point important: «Pour avoir un aperçu plus neutre, demandez à réaliser un test avec vos propres données, conseille Coralie Girardet (Audaxis). Lors des démonstrations, les éditeurs et les intégrateurs d'ERP prévoient à l'avance les scénarios. Tout semble alors très simple, car ils mettent en avant les forces de leur logiciel.» Grâce à cette astuce, vous constaterez rapidement si les informations dont vous avez besoin au quotidien sont faciles à obtenir (en deux ou trois clics seulement), ou si les manipulations sont plus complexes.

Une longue mise en oeuvre, une fois votre choix arrêté, vous devrez vous armer de patience. Car l'installation et la configuration d'un progiciel de gestion intégrée sont des étapes à la fois longues et complexes. Votre intégrateur doit, en effet, informatiser et relier entre eux les différents services de votre entreprise. Il faut donc compter, en moyenne, de six à neuf mois pour paramétrer l'outil. Vous pouvez mettre ce temps à profit pour former vos collaborateurs. C'est en effet le facteur humain qui fait souvent tomber à l'eau un tel projet informatique. En cause? La réticence au changement. Certains salariés ont du mal à s'habituer aux nouveaux logiciels.

D'autres, encore, préfèrent garder leurs anciens modes de fonctionnement. Pour éviter ces écueils, prévoyez un budget formation, ainsi qu'une période de quelques mois pendant laquelle votre prestataire répondra aux questions de vos collaborateurs.

Un investissement important. Même si les ERP sont devenus accessibles, le coût du projet est encore assez élevé: «Il faut compter au minimum 60 000 euros pour une dizaine d'utilisateurs. Cette somme inclut le prix de la licence, l'intégration du logiciel, la formation et le support sur site», indique Geoffroy Lacour (Partesys). Sans compter le coût de maintenance de la licence, qui est égal, chaque année, à 20% de son prix initial. Vous devez aussi prévoir une enveloppe consacrée à l'achat du matériel informatique (serveur, mise à jour du réseau...). Toutefois, un ERP est un investissement sur le long terme, qui s'amortit en général sur une dizaine d'années. Pour réduire l'enveloppe budgétaire, vous pouvez opter pour un ERP libre ou «open source», ce qui vous permettra d'économiser le prix de la licence, le développement étant, lui, facturé. Enfin, vous pouvez aussi lisser le coût en louant votre logiciel de gestion intégrée (voir l'encadré p. 67). Vous ne paierez pas moins cher sur le long terme, mais vous n'amputerez pas votre trésorerie.

PRATIQUE
Et si vous louiez votre ERP?

Tous les éditeurs et les intégrateurs de progiciels de gestion intégrée (ERP), ou presque, proposent désormais des solutions qui peuvent être utilisées en mode SaaS (pour «Software as a Service»). En clair, une entreprise peut, au lieu d'acheter une licence, s'acquitter d'un loyer mensuel pour utiliser la solution. Le montant est alors calculé en fonction du nombre d'utilisateurs et des options souscrites. Premier avantage: l'entreprise peut lisser sur plusieurs années le prix de la licence. Autre point positif: une flexibilité accrue puisque c'est le prestataire de services - l'éditeur ou l'intégrateur-qui héberge, administre et sauvegarde les données de l'ERP. De quoi faire des économies sur l'enveloppe consacrée normalement à l'achat du matériel informatique (nouveau serveur, mise à jour du réseau, etc.). Le troisième avantage concerne la mise en oeuvre du projet. Si l'installation d'un ERP en mode licence prend généralement entre six et neuf mois, en mode SaaS, cette phase est nettement plus courte: votre ERP peut être fonctionnel en trois mois. Côté tarifs, les prix de la location sont compris entre 100 et 250 euros TTC par utilisateur et par mois.

TEMOIGNAGE
Nous gérons nos stocks en temps réel
THIERRY GOVEN, directeur général du Groupe Rubion

200 000 euros. C'est le coût total du progiciel de gestion intégrée (ERP) déployé par le Groupe Rubion. Un investissement, certes conséquent pour la PME bretonne, mais que le directeur général ne regrette pas. C'est en 2004 que Thierry Goven a franchi le pas. Fraîchement nommé à la tête de la société, il désire changer les logiciels métiers vieillissants. Le Groupe Rubion rassemble six magasins de négoce de produits métallurgiques et quincaillerie dans le grand Ouest. Or, chacun d'entre eux disposait, autrefois, d'un logiciel de gestion différent. «Je voulais un outil unique qui me permette de piloter, à distance, tous nos magasins», explique le dirigeant. A la suite d'un appel d'offres, son choix s'arrête sur Sage X3. L'intégration de l'ERP prendra finalement deux ans. La raison? «Nous avons plus de 40000 références produits. La remise à jour de nos bases de données a été plus longue que prévue», avoue Thierry Goven.
Aujourd'hui, le patron ne regrette pas cet investissement. Depuis son bureau de Rennes, il gère, en temps réel, les stocks de ses six magasins et visualise leur chiffre d'affaires journalier. Il peut aussi changer les prix de n'importe quel produit en seulement quelques clics: «Nous nous adaptons immédiatement à la moindre variation de prix des métaux. Nos tarifs et nos marges sont donc calculés au plus juste», affirme le dirigeant, qui se réjouit de voir le résultat net de l'entreprise progresser depuis la mise en place de l'ERP. Enfin, le progiciel de gestion a permis au Groupe Rubion d'utiliser des codes-barres pour la gestion de ses articles. Ainsi, il n'y a plus d'erreurs lors de la saisie des ventes, ni d'écarts lors des inventaires.

GROUPE RUBION
Repères

- ACTIVITE:
Négoce de produits métallurgiques et de fournitures industrielles
- VILLE: Rennes (llle-et-Vilaine)
- FORME JURIDIQUE: SA
- DIRIGEANT: Thierry Goven, 46 ans
- ANNEE DE CREATION: 1981
- EFFECTIF: 80 salariés
- CHIFFRE D'AFFAIRES 2008:15 MEuros
- RESULTAT NET 2008: 1MEuros