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LES COST KILLERS TRAQUENT VOS COUTS CACHES

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Réduire vos coûts, vous aider à mieux acheter : c'est le métier des spécialistes de l'optimisation des dépenses. Mais quelle est la promesse de ces «cost killers» ? Comment procèdent-ils ? Et au final, qu'en attendre ? Explications.

«Tout ce qui n'est pas votre coeur de métier est le nôtre !» Voilà comment John Goodhardt, directeur général Europe d'Expense Reduction Analysts (Era), société spécialisée dans l'optimisation des dépenses (ou encore la performance des achats), définit son métier. Ces sociétés interviennent dans les entreprises pour réduire les factures et tordre le cou aux dépenses superflues. Si les grands groupes ont naturellement recours à ce type d'experts, ce n'est pas encore le cas des PME. Plusieurs raisons expliquent leur frilosité. Notamment celle du retour sur investissement. Pour Matthieu Pettex, président de Factea Sourcing, société de conseil spécialisée dans la performance des achats, «une PME a intérêt à mettre en place une réflexion sur l'organisation de ses achats dès lors qu'une famille de dépenses représente plusieurs dizaines de milliers d'euros». Dans une petite structure, la mission de ces spécialistes des coûts porte donc, le plus souvent, sur une ou deux lignes de dépenses seulement. En tête de peloton, on trouve la téléphonie, les assurances, les fournitures de bureau, les frais de déplacements et la logistique ou encore le marketing et l'imprimerie. Plus rarement, les experts en réduction de coûts s'intéressent aux charges dites stratégiques, ou achats de production, c'est-à-dire aux achats de matières premières. «Le plus souvent, cela arrive après une première mission sur les coûts indirects, observe John Goodhardt (Era) . Il faut qu'entre le client et nous, une relation de confiance se soit instaurée. » A l'issue de l'intervention d'un expert, le montant des factures recule, en moyenne, de 20 %, affirment les prestataires. Un pourcentage qui masque des écarts importants en fonction de la culture achat de l'entreprise, de ses volumes et, bien entendu, de la marge de négociation qu'obtient le prestataire. Sur le poste carburant, par exemple, essentiellement constitué de taxes, la marge de négociation est quasi nulle. Sur d'autres familles de produits (téléphonie, assurance...), en revanche, elle peut atteindre 30 %.

Une mission sur le long terme.

Pour arriver à ce résultat, l'entreprise doit être prête à accueillir les experts dans ses murs et travailler avec eux, main dans la main. Comment procèdent-ils ? Ils commencent par identifier les dépenses qui peuvent générer le plus d'économies. Ce travail d'audit suppose de bien cerner le périmètre de chaque poste de dépense. Les experts doivent, pour cela, se plonger dans la comptabilité et rencontrer les opérationnels. Chaque charge est alors analysée : quel est le besoin réel de l'entreprise, comment faire évoluer le cahier des charges, quels sont les prix d'achats... Là aussi, différents services de l'entreprise sont sollicités. Enfin, les experts définissent de nouveaux processus d'achat et discutent, avec les fournisseurs (nouveaux et anciens), des conditions. Si le prix est le nerf de la guerre, le prestataire doit aussi veiller à déployer un accord qui sera pérenne dans le temps. In fine, le chef d'entreprise a le choix, pour chaque famille de produit passée en revue, entre deux ou trois prestataires avec, pour chacun d'eux, une nouvelle offre ferme. Le dirigeant fait donc son choix sur des propositions finalisées.

Bien évidemment, même si dans les deux tiers des cas, les solutions sont trouvées avec des fournisseurs déjà en place, la démarche bouscule les salariés et leurs habitudes. Pour éviter toute confrontation, il est donc nécessaire de les impliquer très tôt dans le processus.

Ce type de mission s'inscrit dans la durée. Il faut compter de trois à six mois. Mais attention. Une fois les nouveaux process d'achat mis en place, les experts ne quittent pas pour autant le navire. Ils établissent des états de situation réguliers et pointent du doigt les défauts d'application ... Un suivi qui dure environ 18 mois afin d'assurer le bon déploiement du nouveau cahier des charges. Condition indispensable pour que l'entreprise puisse percevoir les fruits de son investissement.

JOHN GOODHARDT,
directeur général Europe d'Expense Reduction Analysts

« Le prestataire doit instaurer avec son client une relation de confiance.»

TEMOIGNAGE
C'est un projet qui requiert l'implication de tous

HERVE DE BOISANGER, secrétaire général d'Aserti Electronic
Courant 2009, la société Aserti Electronic, spécialisée dans la maintenance électronique des équipements industriels, a mis en place une procédure d'optimisation de sa politique d'achat de fournitures de bureau et télécommunications. « Nous ne nous étions jamais vraiment penchés sur ce poste par le passé, explique Hervé de Boisanger, secrétaire général d'Aserti Electronic, chargé par le Comité de direction de gérer ce dossier. Chacune de nos 14 agences avait la main sur ses propres achats, ce qui multipliait les fournisseurs. Nous avons décidé d'harmoniser nos processus pour réaliser des économies. » En 2008, il contacte deux prestataires. Il les rencontre à plusieurs reprises afin de comprendre les pratiques de ce métier. Fin 2008, il choisit Era. Ensemble, ils identifient les principaux gisements d'économie : les fournitures de bureau et la téléphonie représentant respectivement un budget de 32 000 (hors informatique) et 180 000 Euros par an. Le prestataire analyse la situation et, quelques mois plus tard, remet ses préconisations. Désormais, l'entreprise commande ses fournitures de bureau auprès d'un fournisseur référent (avec lequel elle travaillait déjà). Quant à la téléphonie, elle a changé d'opérateur, sauf pour la partie data. « Des changements pas toujours bien vécus par les agences qui ont perdu leur autonomie », concède le dirigeant. Mais la direction est satisfaite : l'économie réalisée en 2009 est estimée à 30 %. Un résultat mérité. « Nous avons organisé de nombreuses réunions avec le service comptabilité, le responsable informatique... C'est un projet qui requiert l'implication de tous », conclut Hervé de Boisanger.

ASERTI ELECTRONIC
Repères

- ACTIVITE : Maintenance électronique d'équipements industriels
- VILLE : Vannes (Morbihan)
- FORME JURIDIQUE : SAS
- DIRIGEANTS : Jean-Louis Gaertner, 51 ans, et Jean-Christophe Guilmin, 44 ans
- ANNEE DE CREATION : 1992
- EFFECTIF : 130 salariés
- CA 2009 : 15 MEuros
- RESULTAT NET 2009 : NC

Pratique
Combien ça coûte ?

Ces experts en optimisation de coût se rémunèrent de différentes façons : forfait, variable ou mixte. Pour une PME, le plus fréquent est la formule variable. Le prestataire prélève un pourcentage des économies réalisées sur une période variant entre 12 et 36 mois. Entre 10 et 50 %, selon les produits, les volumes, l'entreprise... Attention : certains prestataires calculent les honoraires à partir des économies effectivement réalisées par le client, d'autres sur les économies prévisionnelles.

Mot clés : expert |

Anne-Françoise Rabaud