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La vidéoconférence, un produit multiusage!

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La vidéoconférence gagne du terrain au sein des PME. Alternative aux déplacements professionnels, elle aurait des répercussions positives sur la productivité de l'entreprise. Le tout est de savoir l'employer à bon escient.

@ © AVAVA - FOTOLIA.COM

Sans pour autant piquer la vedette au téléphone, la visioconférence pourrait bien lui chiper des parts de marché en permettant à ses utilisateurs de se parler, de se voir et d'échanger des fichiers informatiques par écrans interposés. Même si son coût peut encore constituer un frein, « il existe des solutions de visioconférence qui, lorsqu'elles sont hébergées, sont proposées à des tarifs inférieurs à ceux du téléphone », met en lumière Etienne Hirschauer, fondateur et directeur général d'Ubiqt, société spécialisée dans la visioconférence professionnelle. En 2015, le nombre d'utilisateurs devrait atteindre 380 millions, contre 63 millions en 2010, selon une étude In-Stat publiée en novembre dernier. Un engouement qui s'explique en partie par la baisse des prix sur le marché, la multiplication des offres et la stabilité technologique.

A SAVOIR

SARL: et si vous organisiez votre AG en vidéoconférence?
Depuis la loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008, les sociétés à responsabilité limitée (SARL) peuvent tenir leur assemblée générale via la télécommunication/visioconférence. Pour ce faire, elles doivent ouvrir un site dédié au vote depuis lequel se connectent les associés au moyen d'un code nominatif, transmis avant la tenue de l'assemblée générale. Petite particularité: son procès-verbal doit faire état, outre des noms et prénoms des associés présents, de tout dysfonctionnement d'ordre technique ayant pu perturber le bon déroulement des délibérations.

L'intérêt premier est évident: limiter les déplacements professionnels, c'est alléger d'autant les frais associés (transport, hébergement, restauration...). Un argument qui pèse son poids dans la balance, sans léser vos collaborateurs. Ainsi, en voyageant moins, ils économisent du temps et s'épargnent du stress et de la fatigue. A cela s'ajoute une souplesse sans pareil. « Plus besoin d'attendre la réunion fixée dans 15 jours pour prendre une décision, avance Etienne Hirschauer. Et comparé à un entretien téléphonique, le contact par visioconférence est plus riche, car il permet de laisser toute sa place à la communication non verbale, prépondérante dans les discussions. » D'autant plus que les individus comprennent plus rapidement et mémorisent mieux ce qu'ils voient que ce qu'ils entendent. Pour autant, se réunir autour d'une table demeure plus convivial. Reste qu'en démultipliant les échanges, cet outil pourrait avoir des répercussions positives sur la cohésion des équipes et leur productivité, en incitant au travail collaboratif. « L'idée n'est pas non plus de réduire au strict minimum les réunions de travail, mais plutôt de s'interroger, selon la thématique abordée, sur la légitimité d'une rencontre en face- à- face », conseille Etienne Hirschauer. D'autant qu'une rencontre virtuelle a au moins un autre avantage: celui de réduire l'impact environnemental.

Multiplier les utilisations

Même si la vidéoconférence se prête bien aux réunions commerciales entre des collaborateurs ou des partenaires disséminés un peu partout dans le monde, la cantonner à ce seul usage serait dommage. « Un p-dg peut l'utiliser pour diffuser une information à l'ensemble de ses salariés, voire simplement adresser ses voeux pour la nouvelle année aux collaborateurs éloignés du siège », donne en exemple Etienne Hirschauer. De la même manière, un commercial peut l'utiliser comme support technique lors de ses rendez-vous. « Plutôt que de sécher face à une question pointue, il peut contacter l'un de ses collègues via la vidéoconférence et passer le relais à cet expert interne, illustre le directeur général d'Ubiqt. C'est un moyen pour lui de se démarquer de ses concurrents. » Elle peut aussi être employée par le service RH: « Le recruteur peut, par exemple, mener sa première série d'entretiens par ce biais pour ne pas faire déplacer tous les candidats, renchérit Etienne Hirschauer. Il suffit pour cela de leur communiquer une adresse web (URL) sur laquelle ils devront cliquer. Il n'y a que votre imagination pour limiter l'utilisation de cet outil J'ai souvenir d'un client qui a pu s'entretenir avec son avocat sur un point urgent alors que celui-ci était à l'aéroport. Grâce à son mobile, ce dernier a pu se connecter en visioconférence et travailler efficacement! » Reste que cette technologie n'en demeure pas moins soumise à un ensemble de critères techniques, organisationnels et fonctionnels. D'où la nécessité de bien évaluer ses besoins au préalable. De même, si son utilisation se veut globalement très intuitive pour la jeune génération, dispenser un module de formation reste indispensable, notamment pour booster ses usages.

LE TEMOIGNAGE DE Dan Assouline, président de ManagInvest

« La vidéoconférence me permet d'économiser près de 25 000 euros par an »


Il y a un an, Dan Assouline, président de la holding ManagInvest (qui gère des activités diverses: optique, édition de logiciels, confection...), décide d'équiper son entreprise d'une solution de vidéoconférence. « Lorsque j'animais des conférences téléphoniques, j'avais toujours l'impression qu'une réunion en face-à-face aurait été plus productive. C'est très pénalisant de ne pas pouvoir mesurer de visu les réactions de ses équipes. » Depuis, il manage, via un portail internet, une dizaine de directeurs opérationnels sur site, distants de quelques centaines de kilomètres. Ses dix licences lui coûtent, à l'unité, 39 euros HT par mois. « Grâce à cela, j'ai libéré mes collaborateurs de deux déplacements mensuels en moyenne, ce qui représente une économie annuelle de près de 25 000 euros », se réjouit le dirigeant. Il envisage d'acquérir une vingtaine de licences supplémentaires, dédiées aux cadres du groupe cette fois. « Pour ma part, fini le téléphone, j'utilise la vidéoconférence à la place. C'est un gain de temps considérable par rapport aux réunions en face-à-face, et ce pour une efficacité similaire. Finalement, la relation entretenue de visu étant plus régulière, elle s'avère tout aussi qualitative. »

ManagInvest

> Activité
Commerce de détail
> Ville
Lyon (Rhône)
> Forme juridique
SAS
> Dirigeant
Dan Assouline, 40 ans
> Année de création
2003
> Effectif
140 salariés
> CA 2011
25 MEuros

CE QU'IL FAUT RETENIR

- La visioconférence permet un échange à la fois auditif et visuel.
- C'est un outil économique qui peut avoir des répercussions positives sur la productivité des utilisateurs.
- Elle n'a pas vocation à remplacer le contact physique.
- Face à la multiplication des offres, évaluer ses besoins et ses usages est primordial.