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Le fast close, pour un pilotage réactif de l'entreprise

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Produire des comptes plus rapidement tout en maintenant un haut degré de qualité de production de l'information, c'est l'ambition du fast close. Et cette démarche intéresse toutes les sociétés soucieuses de leur communication financière.

Accélérer la production des résultats, autrement dit le fast close, consiste, pour l'entreprise, à réduire ses délais de clôture et de publication des comptes. « Elle peut ainsi fiabiliser son processus de collecte d'informations financières et mieux les communiquer en s'assurant une visibilité optimisée », commente Hervé Fratta, associé de A2 Consulting, cabinet de conseil en organisation et management. La notion de closing renvoie à l'ensemble des étapes qui s'enchaînent depuis la collecte des données jusqu'à la production d'une image, à un instant donné, d'informations comptables, financières et de gestion, fiables et utilisables par tous les acteurs internes et externes. La notion de fast close se définit donc comme la capacité d'une entreprise à réaliser en quelques jours une clôture comptable, que celle-ci soit annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle, tout en s'inscrivant dans un processus d'amélioration continue de la qualité des informations comptables, financières et de gestion produites.

Jean-Louis Brun d'Arre, associé du cabinet Bellot Mullenbach & Associés

« Grâce au fast close, l'équipe comptable va passer moins de temps à analyser le passé, et ainsi se focaliser sur l'anticipation du futur. »

@ © ANDRES RODRIGUEZ - FOTOLIA.COM

Pour les entreprises cotées ou non

Les obligations réglementaires imposent aux sociétés cotées de publier l'information financière dans des délais de plus en plus courts et de s'assurer de la fiabilité des processus d'élaboration des comptes, dans le respect d'objectifs de transparence et d'exactitude. Mais au-delà de ces obligations, de nombreuses sociétés, quelle que soit leur taille, sont susceptibles de s'intéresser à une démarche de fast close. « Certes, les contraintes réglementaires s'adressent aux sociétés cotées, résume Hervé Fratta. Mais, par exemple, elles redescendent par un jeu de dominos assez rapidement aux filiales de ces dernières. » Et le deuxième Observatoire fast close, lancé en juin dernier par A2 Consulting et l'Association nationale des directeurs financiers et du contrôle de gestion (DFCG), montre bien que ce choix n'est pas réservé aux groupes: 37 % des entreprises présentes dans l'Observatoire sont des PME. En outre, le fast close ne se limite pas à un seul secteur d'activité: il touche aussi bien l'industrie (43 %) que les services (41 %) ou la distribution (13 %).

Dans les faits, les raisons d'entamer une telle démarche sont multiples. Pour Jean-Louis Brun d'Arre, expert-comptable et commissaire aux comptes, associé du cabinet Bellot Mullenbach & Associés, « il peut s'agir de la nécessité de répondre aux exigences de ses actionnaires si, à son tour de table, la société compte des fonds d'investissement, par exemple. Le directeur des participations a besoin de disposer mensuellement du compte de résultat et de la trésorerie au cours des premiers jours du mois suivant. » Clôturer plus rapidement donne l'opportunité d'adresser aux actionnaires, partenaires, investisseurs, voire aux marchés, des états financiers pertinents. Une démarche apte à promouvoir l'image de la société. « La publication rapide de ces informations permet de mettre en avant, auprès de la communauté financière, la maîtrise de son business et l'efficacité de son processus de production de l'information comptable et financière », souligne Jean-Louis Brun d'Arre. Enfin, le fast close autorisera une mesure de la performance de la fonction comptable et financière. Autre thème qui revient fréquemment dans la bouche des dirigeants qui s'orientent vers le fast close: la volonté de répondre aux besoins du management en disposant rapidement de l'information pertinente. « Grâce à cette accélération du processus de clôture comptable, les équipes de la direction financière se consacrent davantage au présent et au futur, explique Jean-Louis Brun d'Arre. C'est un véritable changement de fonctionnement dans l'entreprise. L'équipe comptable va passer moins de temps à analyser le passé. Elle pourra ainsi anticiper le futur en se rapprochant des opérationnels et apprécier les impacts de cette démarche sur le compte de résultat. » En clôturant plus rapidement, l'entreprise dispose, au cours des premiers jours du mois suivant, d'une analyse des écarts entre performance réelle et prévue, d'indicateurs fiables pour que les opérationnels puissent réagir.

Trois questions à Valérie Flament, associée Conseil Services Financiers chez Deloitte: « Le fast close permet de disposer rapidement d'informations fiables pour adapter sa stratégie »

Quel est pour vous l'intérêt principal d'une entreprise à initier une démarche de fast close?
Dans une période économique difficile comme celle que nous traversons, une démarche de fast close va permettre de disposer rapidement d'informations fiables pour que l'entreprise puisse adapter sa stratégie. Le fast close donne plus d'agilité à l'équipe de direction, lui permettant, par exemple, de décider sans attendre de se recentrer sur les produits ou services les plus rentables de l'entreprise.


Quels éléments de réflexion l'entreprise doit-elle intégrer avant de décider d'accélérer sa production de résultats?
Il convient de s'assurer que l'on dispose des équipes nécessaires pour clôturer dans les délais fixés. Souvent, la clôture s'allonge faute de ressources internes pour enchaîner et optimiser les étapes de la production des comptes. La contribution des services opérationnels est également essentielle à la réussite d'un tel projet.


Quels sont les écueils à éviter?
En matière de fast close, l'entreprise doit se définir un objectif ambitieux mais raisonnable.
Si une société qui clôture habituellement en 60 jours décide de clôturer en dix jours, elle n'y arrivera pas dès la première année. Elle devra réévaluer à la baisse ses ambitions. A contrario, entamer une démarche de fast close pour ne gagner que quelques jours de clôture n'a pas de sens...

Auditer, préconiser, évaluer et améliorer

Il convient de mener une démarche de fast close comme un projet d'entreprise. La direction générale et les directions opérationnelles doivent être impliquées dans ce programme d'envergure. Une organisation rigoureuse doit être mise en place. Première étape: auditer le processus actuel d'arrêté des comptes de l'entreprise, c'est-à-dire identifier les acteurs, les informations échangées, les tâches effectuées, les services concernés, etc. De ce diagnostic se dégage un plan d'action. Le suivi de ce plan va permettre d'accélérer le déroulé de la clôture de l'entreprise. La dernière étape consiste alors à réaliser une évaluation critique du déroulement de cette clôture et à en pérenniser les bonnes pratiques. « Il s'agit pour nous, consultants, d'une mission à caractère fortement pratique, explique Hervé Fratta (A2 Consulting). Le résultat doit être évident pour tous, puisqu'il se compte en jours gagnés sur son délai de clôture pour l'entreprise. » Mais cette réduction des délais doit s'accompagner d'une amélioration de la qualité des informations produites. Dans une démarche de fast close, les deux volets délai et qualité vont de pair. « C'est une démarche d'amélioration continue qui permet d'augmenter la fiabilité de l'information produite », analyse Jean-Louis Brun d'Arre (Bellot Mullenbach & Associés). En effet, revoir les processus de clôture oblige nécessairement la société à se pencher sur l'efficacité et la fiabilité des systèmes qui produisent les informations comptables et de gestion. Le fast close élimine également des tâches de production à faible valeur ajoutée, afin que les équipes se recentrent sur l'analyse et la fiabilisation des informations produites. Il permet, en outre, de mettre en place une meilleure communication entre les équipes comptables et les équipes opérationnelles. « Au final, la qualité des données comptables doit avoir été améliorée et la charge de travail des équipes, a minima, lissée », résume Hervé Fratta (A2 Consulting). L'entreprise va donc gagner en efficacité. « Il ne s'agit pas d'un exercice comptable mais d'un exercice de production d'informations financières et comptables. Gagner en rapidité passera aussi par la mise en place de méthodes d'estimation qui ne doivent pas être diabolisées. Celles-ci constituent un gisement important pour gagner en rapidité. En revanche, il ne faut pas hésiter à évaluer régulièrement l'efficacité de ces règles d'estimation », souligne Jean-Louis Brun d'Arre (Bellot Mullenbach & Associés).