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Les notes de frais

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1,237 milliard d'euros. C'est le montant des redressements opérés par l'Urssaf dans les entreprises en 2010. Un niveau record dû à des contrôles plus efficaces plutôt qu'à une hausse des fraudes. Parmi les postes passés au crible, figurent les notes de frais. Rappel des règles à respecter.

Les frais professionnels sont les dépenses engagées par le salarié dans l'accomplissement de son travail. L'employeur peut indemniser son collaborateur sous forme de remboursement des dépenses réellement engagées ou d'allocations. Attention, les mandataires sociaux relevant de la catégorie des salariés comme le gérant minoritaire de SARL ou le président de SAS, ainsi que les salariés en télétravail ne peuvent bénéficier du remboursement forfaitaire.

L'indemnisation au forfait

En cas d'exonération de cotisations sociales, l'employeur est tenu d'apporter la preuve que les indemnités pour frais professionnels sont utilisées conformément à leur objet. L'indemnisation des frais professionnels sous forme d'allocations forfaitaires est réservée aux dépenses de nourriture et de logement, aux frais liés à l'utilisation à titre professionnel d'un véhicule personnel et enfin aux frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l'intérieur du territoire métropolitain.

Un barème, disponible sur Urssaf.fr, précise les montants et conditions. Des règles particulières s'appliquent quand le salarié dépend d'une catégorie qui bénéficie d'une déduction pour frais professionnels. Ces règles ayant une incidence sur l'établissement des bulletins de salaire, une concertation entre employeur et salariés est nécessaire.

CE QU'IL FAUT RETENIR

- L'indemnisation des frais professionnels au forfait est fixée selon un barème, le salarié n'a pas à fournir de justificatifs. Elle s'applique aux dépenses de nourriture, de logement, d'utilisation du véhicule personnel et de déplacement dans le territoire métropolitain.
- Pour l'indemnisation au réel, le salarié fournit des factures pour être remboursé. Elles sont indispensables pour que l'entreprise bénéficie d'exonérations de cotisations sociales.
- Les notes doivent être précisément renseignées sous peine, en cas de contrôle Urssaf, que les sommes soient réintégrées dans l'assiette des cotisations.

L'indemnisation au réel

Les remboursements des dépenses réelles engagées par le salarié sont exclus de l'assiette des cotisations sociales, sous réserve de produire des justificatifs. Le salarié doit donc établir un relevé précis, accompagné des pièces attestant des dépenses. Pour les notes de restaurant, il doit indiquer le motif de l'invitation et le nom des invités ; pour les indemnités kilométriques, il doit détailler la raison du déplacement, le lieu, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule.

L'entreprise peut aussi prendre en charge en franchise de cotisations sociales les frais d'habillement, dès lors qu'il s'agit de vêtements de sécurité ou d'uniformes. Les dépenses de déplacement et de séjour liés à la participation à des actions figurant sur le plan de formation de l'entreprise sont également reconnues comme des frais d'entreprise. L'employeur a l'obligation de prendre en charge 50 % des frais de transports collectifs au titre des trajets domicile/ lieu de travail. Enfin, les frais de carburant pour les déplacements domicile/lieu de travail peuvent être totalement ou partiellement remboursés.

Attention toutefois aux excès. Lors d'un contrôle Urssaf, si le nombre de repas d'affaires remboursés excède un par semaine ou cinq par mois, la notion d'avantage en nature peut être retenue et entraîner l'assujettissement aux cotisations sociales. D'une manière générale, tout remboursement non justifié ou n'entrant pas dans la catégorie des frais professionnels peut faire l'objet d'une réintégration dans les bases de cotisations sociales.

Les contrôleurs sont également autorisés à rapprocher la liste des clients avec les notes de frais, à croiser les factures d'hôtel avec les reçus de péages, etc. Le poste «frais de déplacement» est quant à lui systématiquement analysé. En cas de doute sur la qualification, ou non, de dépenses en frais professionnels, il est possible de demander par écrit aux services de l'Urssaf de trancher. Ce dispositif, intitulé «rescrit social», est disponible sur le site Urssaf.fr.

Nathalie Malicet

Expert-comptable, commissaire aux comptes et associée chez Anexis
Le cabinet bordelais Anexis est membre de France Défi, premier groupement français d'experts-comptables indépendants. Nathalie Malicet conseille les entreprises dans de nombreux domaines.
Rens.: http://anexis.fdefi.com