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Les règles d'or pour manager à distance

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Les collaborateurs qui oeuvrent à distance altèrent l'organisation traditionnelle d'un service. Charge à leur responsable de reconfigurer son mode de fonctionnement. Nos conseils pour continuer à allier efficacité et confiance mutuelle dans un cadre sans murs.

Télétravailler, c'est rompre la sacro-sainte unité de temps, de lieu et d'action en vigueur dans les entreprises françaises. C'est accepter et apprendre un type de supervision différent. C'est une nouvelle pratique de management dont la mise en action ne s'improvise pas. L'erreur la plus dommageable que pourrait commettre un manager consiste à se désintéresser totalement du sujet et, par là même, à «refiler le bébé» à la direction des ressources humaines. « Agir ainsi revient à considérer cette pratique comme une lubie qui ne mérite pas votre attention, souligne Olivier Brun, directeur associé de Greenworking, cabinet de conseil spécialisé dans le développement des nouvelles organisations de travail et notamment du télétravail. Or, nous sommes face à une demande forte et légitime des effectifs de PME qui attendent de leur direction qu'elles emboîtent le pas des grandes entreprises anglo-saxonnes et maintenant françaises. » Patrice Moreau, associé et directeur du pôle HR Services chez Merlane, société de conseil en ressources humaines et management, ajoute: « Créer un droit suppose de le définir clairement. » Il s'agit d'analyser en premier lieu les besoins de son équipe et d'établir les conditions de mise en place à travers des règles de fonctionnement et des procédures qui doivent répondre à des questions comme: qui est concerné, quel est le nombre de jours télétravaillés par semaine, sous quels délais peuvent-ils être annulés, etc. Intervient ensuite l'élaboration d'une charte des droits et des devoirs du télétravailleur et du manager auxquelles les deux parties se soumettent.

Apprendre à lâcher prise

« Dans notre pays, on aime fliquer, lance Patrice Moreau (Merlane). Le chef a tendance à se prendre pour un adjudant et à vouloir à tout prix garder l'oeil rivé sur ses hommes. » A moins d'installer illégalement une webcam sur l'ordinateur du télétravailleur, il est impossible au manager de s'assurer que le collaborateur est à son poste à chaque minute de la journée. « Ce qui lui complique la vie », s'amuse l'expert qui estime que la surveillance, c'est le début de la fin d'une relation managériale. Olivier Brun (Greenworking) va dans son sens, parlant de « combat d'arrière-garde contreproductif». L'expert pense que le management statutaire a vécu et plaide pour une autonomisation des collaborateurs. « La proximité géographique ne dit rien sur la productivité », insiste le spécialiste, pour qui le manager doit prendre conscience que son rôle n'est pas celui d'un contremaître moderne, d'un chefaillon qui contrôle les effectifs et distribue les tâches mais bien celui d'un animateur qui instaure un climat de confiance et de transparence. Selon Patrice Moreau (Merlane), l'une des qualités essentielles d'un manager à distance, c'est la flexibilité. Et cela passe par un certain lâcher prise. Adieu donc la vieille école du management pyramidal.

Un télétravailleur reste un collaborateur qui, à l'instar de ses collègues, doit être piloté. Pour ce faire, les méthodes de management, dites classiques, conviennent. « Inutile de les revoir complètement, il suffit de les adapter à la distance », assure Olivier Brun (Greenworking). « Par exemple, illustre Patrice Moreau (Merlan e), vous devez fixer des objectifs clairs et suivre leur atteinte à travers des points d'étape réguliers qui ne seront pas toujours effectués en face-à-face. »

Veiller à maintenir le lien

Autre recommandation: convenir d'un rendez-vous où l'objectif n'est pas de mesurer une progression dans l'exécution des tâches mais plutôt de prendre le pouls du salarié, de maintenir le lien et la discussion, comme vous le faites sans vous en rendre compte, ou presque, avec vos collaborateurs sédentaires. Autrement dit, instaurer des rapports qui ne sont pas uniquement basés sur l'analyse des chiffres ou le suivi de l'avancée des missions. Leur fréquence dépend de la quotité de jours télétravaillés: si la personne est absente du mercredi au vendredi, un échange quotidien est à prévoir alors qu'il s'avère inutile si elle n'est pas là 24 heures seulement. Pensez aussi à évoquer ensemble les règles fixées et l'opportunité de les faire évoluer au fil du temps. Attention, l'égalité de traitement est de mise: veillez à ne pas sous-évaluer le télétravailleur et à ne pas surcharger les présents.

Utiliser les outils de communication à distance

De nos jours, il existe une multitude d'outils pour communiquer avec un salarié qui travaille loin des locaux de l'entreprise: e-mail, chat, visioconférence, intranet, téléphone, SMS, etc. « Les technologies parviennent dorénavant à tuer la distance et à maintenir un lien avec les effectifs sur place », pointe Patrice Moreau (Merlane). « Attention toutefois à sélectionner, selon le message, l'outil approprié», complète Olivier Brun (Greenworking). Ainsi, ce qui relève de l'émotion passe mieux en face-à-face ou au moins par la voix. Le courriel permet de faire descendre une information plus factuelle. Un coup de fil suppose une urgence ou une donnée complexe pour laquelle un échange verbal s'impose. Le SMS, quant à lui, est à réserver aux annonces ou demandes courtes, simples, concrètes qui ne sont ni sujettes à interprétation, ni à explication.

Patrice Moreau, associé et directeur du pôle HR Services, Merlane

@ ROLAND BOURGUET

Patrice Moreau, associé et directeur du pôle HR Services, Merlane

Patrice Moreau, associé et directeur du pôle HR Services, Merlane

«Dans notre pays, on aime fliquer. Le chef a tendance à se prendre pour un adjudant et à vouloir à tout prix garder l'oeil rivé sur ses hommes. »

CE QU'IL FAUT RETENIR

Pour manager correctement un télétravailleur, il convient:
- d'apprendre à lâcher prise: fini le temps du petit chef qui «flique» tout le monde, bienvenu au manager animateur flexible.
- de conserver en les adaptant les méthodes classiques de management: le manager doit piloter par objectifs et instaurer des moments réguliers d'échanges.
- d'utiliser les outils de communication à distance (e-mail, chat, visioconférence, intranet, téléphone, SMS, etc.) en fonction du message.