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NUMERISEZ VOS PAPIERS ET GAGNEZ EN EFFICACITE

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Traiter des documents papiers est long et fastidieux. Les systèmes de numérisation automatique permettent aux équipes d'être plus efficaces et de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

@ FOTOLIA/ FRANCK BOSTON/ DZIPO1

Factures, courriers entrants, contrats... tous les documents d'une entreprise, ou presque, peuvent être dématérialisés. Y compris les bulletins de salaire depuis la loi du 13 mai 2009 (lire aussi l'article paru dans Chef d'entreprise Magazine n° 42). Concrètement, ils sont scannés et analysés par un logiciel. Les données sont ensuite reportées et sauvegardées automatiquement sur le serveur de votre entreprise. L'intérêt? « Gagner en efficacité et allouer ses ressources à des tâches plus stratégiques », explique Magali Michel, directrice business unit SaaS chez Yooz, un éditeur de solutions de dématérialisation de factures.

Le traitement des documents papiers est une tâche chronophage. Peu valorisante pour les salariés, elle représente également un véritable manque à gagner pour l'entreprise. Selon Christophe Rebecchi, directeur général France de Readsoft, un spécialiste de la dématérialisation, «le traitement d'une facture coûte, en moyenne, 14 euros à une entreprise». Il s'agit du temps passé par le service comptable pour saisir les données, les sauvegarder et les classer. Autre argument mis en avant par les spécialistes du secteur: l'archivage. « Un mauvais classement induit un coût qui peut atteindre 130 euros par document mal rangé», plaide Magali Michel (Yooz).

CHRISTOPHE REBECCHI, directeur général France de Readsoft

Le traitement d'une facture coûte, en moyenne, 14 euros à une entreprise.

Les entreprises encore frileuses.

Grâce aux logiciels de dématérialisation, le traitement des documents est simplifié. Pour une facture entrante, par exemple, il suffit de la scanner puis de vérifier que le logiciel ne s'est pas trompé dans la saisie et le report des données. Quant à l'archivage, il est instantané. Mieux encore: «Il est plus facile de transférer les fichiers une fois qu'ils sont numérisés, notamment entre les différents services de l'entreprise. La dématérialisation permet aussi de disposer d'une traçabilité des modifications apportées à un document», précise Christophe Rebecchi (Readsoft). En effet, il est possible d'identifier les dernières personnes à avoir transformé un document.

Si les avantages de la dématérialisation sont multiples, peu d'entreprises ont sauté le pas. «92 % des sociétés françaises fonctionnent encore avec le papier, alors que la numérisation existe depuis plus de trente ans », souligne Magali Michel (Yooz). A cela, deux explications. La première est culturelle. Les PME hexagonales restent très attachées au papier, «contrairement aux pays Scandinaves ou à l'Allemagne», explique l'experte. La seconde est budgétaire. Les logiciels de dématérialisation sont complexes et nécessitent d'être interfacés avec les progiciels de l'entreprise.

Comme tout projet informatique d'envergure, la numérisation nécessite de prévoir une période incompressible d'installation. Il faut compter entre un et quatre mois de mise en oeuvre et une période de formation des équipes, ce qui fait monter le coût total du projet. Une PME d'une centaine de salariés, qui reçoit environ 200 factures par mois, devra compter au moins 15 000 euros HT pour la mise en place du logiciel.

Un budget conséquent pour une petite entreprise. Certaines solutions de dématérialisation existent en mode locatif. La PME déboursera alors 2 500 euros HT par an pour ses 200 factures.

Ne pas négliger la sécurité.

Dernier point important lors du passage au tout numérique: la sécurisation. Sujet sensible lorsqu'il s'agit de factures, devis ou contrats. «Il est très facile de modifier un PDF. Un client sans scrupule peut ainsi déclarer n'avoir jamais reçu vos e-mails de relance concernant le paiement d'une facture», prévient Pascal Colin, directeur général de Keynectis, une entreprise spécialisée dans la sécurité des documents dématérialisés. Pour éviter ces déboires, il existe des logiciels permettant d'horodater l'envoi ou la modification d'un dossier numérique. Ces outils assurent aussi la confidentialité des emails en cryptant le message. Pour les lire, l'interlocuteur doit entrer un code d'identification. La mise en place de ce type de logiciel ne représente pas un coût très élevé. «Il faut compter 5000 euros HT pour équiper une centaine de postes de travail», assure Pascal Colin. Le prix de la tranquillité.

TÉMOIGNAGE. Nous n'avons qu'une hâte: nous débarrasser totalement du papier: PHILIPPE LECORRE, dirigeant de Bios Expertise

« Depuis que nous avons décidé de dématérialiser nos factures, nous avons gagné en productivité et en souplesse», confie Philippe Lecorre, dirigeant de Bios Expertise, un cabinet d'experts-comptables. La PME utilise depuis janvier une solution de dématérialisation des factures entrantes en mode SaaS (pour «Software as a Service»). Elle gère entre 100 et 200 documents par mois. Concrètement, toutes les factures fournisseurs sont scannées et numérisées par le service courrier. Le logiciel retranscrit ensuite les informations dans la base de données de l'entreprise et sauvegarde les documents sous forme numérique. «Le service comptable s'occupe uniquement de vérifier que les données enregistrées sont exactes. Un gain de temps qui permet aux salariés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée», souligne le chef d'entreprise. Autre atout de la dématérialisation: elle facilite le travail à distance. Bios Expertise est en effet implantée à Paris et à Lyon. «Mes associés et moi-même sommes souvent sur la route», souligne Philippe Lecorre. Avant janvier, les signatures nécessaires à la validation des bons à payer pouvaient donc prendre du temps. Désormais, les dirigeants ont accès aux documents sur Internet et valident les factures à distance. Sans compter que le prix du logiciel utilisé est très raisonnable: «Nous payons 99 euros par mois», révèle le dirigeant. Emballé par le concept, le cabinet de comptabilité souhaite à présent aller encore plus loin et dématérialiser ses bulletins de paie. « Notre objectif est de nous débarrasser du papier le plus rapidement possible», conclut-il.


BIOS EXPERTISE - Repères
ACTIVITÉ: Cabinet de conseil et d'expertise comptable
VILLE: Paris (1er arr.)
FORME JURIDIQUE: SAS
DIRIGEANTS: Laurent Frileux, 32 ans, Philippe Lecorre, 41 ans, et Manuel de Castro, 33 ans
DE CRÉATION: 2006
EFFECTIF: 45 salariés
CA 2009: 4,5 MEuros
CA 2010 PRÉVISIONNEL: 200 kEuros

Quelques exemples de logiciels de dématérialisation

- Factures
Archiveco (licence), Yooz (SaaS), FreeMind Expertise (licence), Optimum Compta de Deskom (licence), Primobox (SaaS), Seres (licence), B-process (SaaS).
- Bons de commande
Archiveco (licence), FlyDoc d'Esker (SaaS), ReadsoftDocuments for Forms (licence), Seres (licence).
- Bulletins de paie
Archiveco (licence), Novapost (SaaS), Primobox(SaaS).
- Courrier
Archiveco (licence), A2ia (licence), FreeMind Expertise (licence), Readsoft Classify&Index (licence), Bee-POST de Logidoc-Solutions (licence), Primobox (SaaS), Seres (licence).

Mot clés :

Jullen van der Feer