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OPTIMISEZ VOS DEPENSES

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Les solutions de gestion électronique, couplées à l'achat de cartes corporate, s'imposent comme deux outils d'optimisation incontournables du traitement des notes de frais. Le premier simplifie et accélère les process de gestion tandis que le second évite aux collaborateurs de faire l'avance sur leurs frais de déplacement

@ YURIARCURS / FOTOLIA / LD

Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS, éditeur de logiciels de gestion de voyages, l'affirme: «Près de 60% des entreprises en France traitent leurs notes de frais sur des fichiers Excel» Sans oublier l'agrafage des reçus sur des feuilles blanches, l'insertion dans une enveloppe, l'envoi au service comptabilité... Bref, une gestion manuelle qui peut très vite tourner au casse-tête! Aussi, pour mettre fin à ces process sources d'improductivité et d'erreurs, de nombreux éditeurs proposent des logiciels de gestion électronique des notes de frais. Chez KDS, ce service s'intègre dans un outil global incluant la réservation des voyages, la gestion des factures et des ordres de mission contractés auprès de l'agence de voyages de l'entreprise. Offre similaire chez d'autres éditeurs comme Dimo Gestion et Etap-on-line - qui vient de se faire racheter par Concur. Ces derniers intègrent le traitement des notes de frais dans leur solution unique de gestion des déplacements professionnels. Mais pour chacune de ces offres, l'entreprise est libre d'utiliser uniquement le module «notes de frais».

Pour générer une plus grande valeur ajoutée, ces systèmes s'appuient, la plupart du temps, sur des cartes dites corporate, émises par des établissements bancaires tels que BNP Paribas ou American Express Corporate Card. Destinées aux voyages d'affaires, elles sont dédiées au règlement des dépenses lors d'un déplacement: hôtel, restaurant, taxis, etc. «Ainsi, l'émetteur de la carte envoie toutes les lignes de frais effectués via ce mode de paiement à notre outil de gestion électronique. Chez certaines banques, les données peuvent être importées quotidiennement sur notre système», explique Stanislas Berteloot (KDS). Une solution tout confort pour le voyageur! Exit les pertes de temps lors de la saisie des notes de frais, celui-ci peut, dès son retour au bureau, finaliser ce travail en quelques clics. «Non seulement les données sont intégrées très rapidement dans l'outil, évitant ainsi les longues saisies manuelles, mais elles ne peuvent pas être modifiées, favorisant une réelle sécurisation des informations», assure Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général d'Etap-on-line.

Détecter les abus éventuels

Plus encore, le recours aux cartes corporate génère un avantage financier évident pour le voyageur qui n'a plus à réaliser une avance sur les frais engagés. «Certes, la carte prélève directement les dépenses sur le compte des salariés. Mais un débit différé d'un à deux mois, variable selon les offres, permet au voyageur d'établir sa note de frais et de se faire rembourser avant le prélèvement», précise Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa spécialisé dans les achats hors production. Quid, toutefois, de la gestion des dépenses réglées en espèces? «Même si les frais de déplacement peuvent être payés sans carte corporate, ce qui implique une saisie manuelle des dépenses et une nécessaire avance sur les frais, nos outils de gestion électronique génèrent toujours de multiples avantages, notamment en termes de simplification des process, aussi bien pour le collaborateur que le service comptable», souligne Stanislas Berteloot (KDS). Telles que la possibilité de se connecter a distance au système pour enregistrer ses dépenses à tout moment, le calcul automatique des taux de change et de la TVA, une plus grande fiabilité des données saisies et surtout le respect à la lettre de la politique définie par l'entreprise en matière de frais de déplacements.

«Les règles de remboursement s'administrent très facilement dans notre outil. Résultat: il met en exergue toutes dépenses qui dépasseraient les montants prévus, pouvant ainsi obliger le collaborateur à payer l'écart de prix éventuel», prévient Pierre-Emmanuel Tetaz (Etap-on-line). De même que le système peut comparer les montants des notes de frais saisis avec ceux réellement payés, afin de détecter tout abus éventuel. «Pour automatiser et sécuriser davantage les process de gestion, nous réalisons même pour certains de nos clients, tels que la SNCF, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais», indique Gilles Bobichon, fondateur du département voyages et frais professionnels chez Dimo Gestion. Une solution qui peut s'avérer avantageuse même si les entreprises doivent, pour des raisons purement fiscales, en conserver un exemplaire papier.

CARTES CORPORATE: UNE OFFRE TRES VASTE

Bien plus qu'un simple moyen de paiement la carte corporate donne accès à un programme complet de gestion des frais professionnels permettante l'entreprise de maîtriser ses dépenses. Dans certains cas, ces solutions peuvent être associées à des services complémentaires. Une offre que propose American Express Corporate Card, via une large gamme de solutions de paiement sur mesure adaptées aux besoins de chaque voyageur. American Express a ainsi lancé, en 2007, deux nouvelles versions premium: la fameuse carte gold comprenant une gamme étendue de services et d'assurances (Service Global Assist, l'option Express Cash...) et la carte platinum dédiée aux cadres dirigeants. Les titulaires de cette dernière carte bénéficient, ainsi, de conseils en matière de réservation hôtelière, de restaurants ou d'événements culturels ou sportifs, dispensés par une équipe de consultants dédiée. Ils sont aussi informés des incidents de voyages tels que les retards de vol et la perte d'effets personnels. Autre offre destinée aux PME-PMI par American Express: la carte corporate premio dédiée aux PME voyageant au moins cinq fois par an avec Air France dans l'Hexagone. De son côté, BNP Paribas propose des cartes Visa affaires ainsi que des cartes corporate pour les collaborateurs qui se déplacent en Europe. Les détenteurs bénéficient notamment des services d'une assistance multilingue. Rappelons qu'au-delà de la carte corporate destinée aux voyageurs d'affaires, American Express comme BNP Paribas (en partenariat avec AirPlus) proposent des cartes logées qui centralisent les dépenses, factures, ordres de missions contractées par l'entreprise auprès de son agence de voyages.

LES EDITEURS N'OUBLIENT PAS LES PME

Les éditeurs de solutions de gestion électronique des notes de frais n'oublient pas les PME. Ainsi, KDS a lancé un logiciel simplifié et préparamétré dédié aux entreprises dont les budgets voyages sont inférieurs à 500 000 euros par an. Composée d'un module de gestion électronique des notes de frais et d'un système de réservation en ligne, cette solution peut être installée sur site en moins de quatre semaines, sans déploiement informatique. «Le marché des PME-PMI est encore largement sous-équipé alors que nous constatons une forte demande. Il était donc important de lancer une offre adaptée qui bénéficie de notre expérience sur le marché des grands comptes», explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS. Selon l'éditeur, cette solution, qui peut intégrer les données provenant des cartes logées et corporates, permettrait d'économiser jusqu'à 30% sur le traitement des notes de frais. Plus encore, elle élimine les saisies multiples et les erreurs, réduit la perte de temps et les surcoûts, mais aussi apporte un meilleur contrôle. Si les règles de remboursement des frais peuvent être intégrées facilement dans le système, elles sont également appliquées systématiquement, qu'il s'agisse de frais réels plafonnés, de forfaits, ou de barèmes, via un système d'alerte détectant toutes notes non conformes à la politique voyages. Surfant également sur le créneau des PME, voire des TPE, l'éditeur Notys propose des offres destinées aux entreprises traitant entre 25 et 100 notes de frais par mois. Egalement commercialisées en mode licence, ces solutions 100% web incluent un reporting complet sur les dépenses engagées pour un meilleur suivi des coûts. Ces systèmes sont compatibles avec les principaux progiciels comptables ou paies du marché. Les prestations de mise en oeuvre, de paramétrage et d'interfaçage avec les systèmes de gestion des entreprises sont comprises dans le coût forfaitaire de ces offres.