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POUR REDUIRE VOS FRAIS GENERAUX, METTEZ EN PLACE UNE POLITIQUE D'ACHATS

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En rationalisant vos processus d'approvisionnement en mettant en concurrence vos fournisseurs et en faisant la chasse aux gaspillages, vous réaliserez de sérieuses économies. Mode d'emploi.

Aux commandes de Laroche SA, une PME lyonnaise qui fabrique des machine pour l'industrie textile, Jean-Christophe Morel est satisfait . Depuis qu'il a rationalisé ses chats, le dirigeant a vu ses frais généraux fléchir de 9 % par an, sur un budget global d'un million d'euros, explication. Depuis le 2001, le chef d'entreprise a pris en main les achats de sa PME, avec méthode et organisation. Premier acte: il a classé les pièces achetées dans le commerce et celles provenant de sous-traitants, en indiquant leur prix, sa consommation mensuelle et la quantité commandée lors des douze derniers mois. Résultat? «Sur 40 000 références, j'ai découvert que seulement 150 d'entre elles représentaient la moitié de notre budget», explique le dirigeant. Deuxième acte: constatant qu'il avait trop de prestataires, le chef d'entreprise a mis ses fournisseurs en concurrence afin de n'en retenir qu'un seul par catégorie de produits ou de services. «Notre choix s'est porté sur ceux qui nous garantissaient depuis toujours le meilleur rapport prix/délais de livraison.»

L'occasion,également, de faire des économies. En échange d'un volume plus important, lesdits fournisseurs lui ont consenti une remise de 20 %.

Un exemple à suivre? A coup sûr. Car, pour optimiser ses achats, il est essentiel d'agir avec méthode. Première étape: bien que dépourvu de service achats, vous devrez mettre en place une organisation humaine dédiée. Une mission que vous aurez tout intérêt à déléguer. «Bien acheter prend du temps et ne s'improvise pas», insiste Xavier Robaux, directeur associé d'Erics Associés, cabinet de conseil et de formation aux achats et à la réduction des coûts. Vous pouvez proposer à vos différents chefs de service de se charger des achats de leur département, quitte à leur offrir, au préalable, une formation ad hoc.

Sensibiliser son personnel aux achats généraux. Seconde étape: soignez la communication auprès de vos salariés, «l'ensemble des collaborateurs doit adhérer à la politique d'achats, souligne Luc Mora, consultant chez Big Fish, société de recrutement spécialisée dans les achats. Faute de quoi les processus d'achats ne seront pas respectés.» Car la question est sensible: la nomination d'une personne chargée de coordonner les achats peut susciter des réticences chez des collaborateurs qui avaient l'habitude d'être périodiquement en contact avec les fournisseurs.

Reste à élaborer votre politique d'achats à proprement parler. Pour ce faire, vous devrez parvenir à coordonner les achats de vos différents services. Cela vous permettra de commander des volumes plus importants et donc de négocier, auprès de vos fournisseurs, des remises intéressantes. Une globalisation qui peut concerner tous les achats de l'entreprise, de la gomme à la barre de métal. A vous d'identifier les achats récurrents d'un service à l'autre, en analysant leur historique. Quand vous aurez identifié les produits fréquemment achetés, vous calculerez, pour chaque pièce, le volume commandé chaque année dans l'entreprise. Ensuite, vous pourrez faire le tour de vos fournisseurs et lancer, auprès d'eux, de véritables «appels d'offres» après leur avoir transmis un bref cahier des charges, dans le but de les sélectionner sur des critères 100 % objectifs. Une réduction de votre nombre de fournisseurs qui vous permettra, au passage, de renégocier vos conditions en échange de volumes de commande plus importants. Autre conseil: standardisez certains de vos achats, comme les fournitures de bureau. Comme le souligne David Lahille, consultant associé chez Crop and Co, cabinet de conseil spécialisé, «vous obtiendrez ainsi une relative puissance d'achat, qui vous permettra de négocier de bien meilleurs tarifs». Distinguez les achats directs, qui désignent tous les composants des produits ou services que vous commercialisez (comme les matières premières), des achats indirects, c'est-à-dire liés aux coûts de fonctionnement de votre entreprise (téléphonie, micro-informatique, campagnes de communication, ressources humaines, matériel de bureau, etc.).

TEMOIGNAGE
Une centrale d'achats procure une économie et un gain de temps

Chez VPRM, une entreprise du BTP, la note liée aux matières premières et aux dépenses de fonctionnement s'élève, chaque année, à 2,5 millions d'euros, soit environ un tiers du budget global de la PME. Pour réduire cette addition plutôt salée, l'entreprise a choisi d'adhérer à une centrale d'achats, PME Centrale, qui centralise les achats de 730 PME. Après avoir payé sa cotisation annuelle de 8000 euros, le dirigeant délègue à la centrale ses achats de fournitures de bureau, téléphonie, location de machines, barrières de chantier, vêtements de travail ou encore quincaillerie. Ce faisant, elle bénéficie de ristournes de 5 a 20% sur les prix pratiqués habituellement. Soit une économie de quelque 60000 euros sur son budget d'achats fonctionnels, estimé à 400000 euros.
«En outre, ce système nous a permis d'alléger la charge de travail de nos cinq chefs de services, qui peuvent aujourd'hui, se concentrer sur les achats stratégiques, de matières premières notamment», ajoute le p-dg.

VPRM - Repères

- ACTIVITE: bâtiment et travaux publics
- VILLE: Vaulx-en-Velin Rhône)
- FORME JURIDIQUE: SA
- DIRIGEANT (NOM ET AGE): Didier Granon, 45 ans
- ANNEE DE CREATION: 1980
- EFFECTIF: 80 salariés

A SAVOIR

Et si vous recrutiez un acheteur? En règle générale, les entreprises se dotent d'un service achats lorsque leur budget achats atteint 10 millions d'euros. A la clé, une réduction des coûts. «Un acheteur, même débutant, va amortir son salaire en réduisant vos dépenses de 5 à 10 % chaque année», assure Luc Mora, consultant chez Big Fish, société de conseil spécialisée dans les achats. Le salaire brut annuel d'un acheteur s'élève à 25/30 K euros pour un débutant et à 60/70 K euros pour un confirmé.

A ce stade, vous devrez déterminer le poids de chaque poste de dépense dans votre budget global. Pour cela, commencez par analyser, point par point, vos postes de dépense, pour chaque fournisseur, lors des douze derniers mois. La méthode? Classez vos produits en fonction de leur provenance (achetés dans le commerce, auprès de sous-traitants ou choisis dans un catalogue) . Cette répartition vous aidera à identifier vos divers fournisseurs. Vous pourrez alors hiérarchiser vos achats prioritaires, lourds et récurrents. Enfin, restent les achats proprement dits. En concertation avec chaque chef de service, demandez à votre «acheteur» maison d'estimer au plus juste tous les besoins de l'entreprise. Néanmoins ce n'est pas tout. Même s'ils sont bien négociés, les contrats fournisseurs devront faire l'objet d'un suivi méticuleux. Les délais de livraison ne sont pas respectés? Le conditionnement n'est pas conforme? Réagissez. «En cas non-respect d'une clause du contrat, il ne faut pas hésiter à négocier une compensation, comme une tourne supplémentaire», confirme Luc Mora, du cabinet Big Fish. Bref, vous devez être sans cesse en éveil.

ASTUCES
Les alternatives à la création d'un service achats

1 ADHERER A UNE CENTRALE D'ACHATS
Ces structures achètent en gros pour le compte de plusieurs PME issues d'un même secteur d'activité ou d'une même région. Grâce à la mutualisation de leurs commandes, elles bénéficient de tarifs attractifs, de 5 à 20% moins élevés que ceux négociés individuellement par les petites entreprises. Certaines centrales sont spécialisées dans les achats directs (www.lacentraledachat.com), d'autres dans les achats hors production, comme PME Centrale (www.pmecentrale.fr) ou Central Services (www.central-services.fr). Pour connaître la centrale d'achats qui répond le mieux à vos besoins, rapprochez-vous de votre Chambre de commerce et d'industrie ou du syndicat des PME: www.cgpme.org

2 ACHETER SUR INTERNET
Vous pouvez commander vos fournitures de bureau et votre matériel informatique sur le Web. Parmi les prestataires spécialisés, la société Achat-Pack est une centrale d'achat sur le Net. Les PME peuvent consulter sur son site Web (www. achat-pack.fr) des catalogues en ligne regroupant des centaines de références (fournitures de bureau, consommables informatiques, etc.) à des prix cassés -jusqu'à 50% de réduction - et passer commande en un seul clic. C'est gratuit! La centrale se rattrape sur ses autres services: elle propose notamment aux PME d'assurer l'externalisation de leurs achats, sur lesquels elle s'octroie une commission de 7%.

3 FAIRE APPEL A UN COST-KILLER
Les chasseurs de coûts vous offrent de s'attaquer à vos diverses dépenses. De nombreux cabinets spécialisés (Sérénia, ERA, EcoEntreprises...) vous proposeront ce service. Leur avantage? Ces «cost- killers» vous promettent jusqu'à 40% d'économie sur votre budget. Leur inconvénient? La facture, plutôt salée. Comptez 10 000 à 25 000 euros pour un diagnostic détaillé.