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QUATRE CONSEILS POUR MIEUX ACHETER

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L'achat de produits et de fournitures est le principal poste de dépenses pour une entreprise. En période difficile, la marge de manoeuvre, pour négocier les contrats qui vous lient à vos fournisseurs, est plus grande. A condition, toutefois, de respecter les règles du jeu.

1 - EVALUEZ VOS BESOINS

Plus d'un dirigeant sur cinq considère la réduction des coûts comme le levier le plus efficace pour augmenter la rentabilité. C'est le résultat d'une étude publiée en avril dernier par Grant Thornton, cabinet d'expertise-comptable, d'audit et de conseil aux entreprises. Parmi les solutions pour réduire ses dépenses, l'achat au moindre coût figure en bonne place.

Première étape indispensable: la définition de vos besoins, qui va vous permettre de cibler au mieux les produits à acheter, mais aussi de préparer en amont la négociation avec votre fournisseur. Une phase stratégique souvent négligée. «La démarche commerciale du fournisseur consiste à devancer le besoin du client, explique Patrick Caverivière, conseiller spécialisé dans les achats et auteur de La Négociation achat-vente, paru aux éditions Demos. Il est donc indispensable, pour le chef d'entreprise, d'évaluer précisément son besoin, afin de ne pas le perdre de vue lors de la négociation.» En effet, il s'agit de se poser les bonnes questions: de quelle qualité avez-vous réellement besoin pour tel ou tel équipement ou produit? Quels bénéfices en attendez-vous? Vous tourner vers une offre moins chère est bien évidemment source d'économies. Mais il s'agit d'être vigilant pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Pour ce faire, vous devez considérer le «coût complet» du produit. Le coût de l'acquisition est alors envisagé sur une période donnée, en y incluant la durée de vie, la consommation en énergie, le stockage, mais aussi les services comme le SAV.

@ FOTOLYRIX/FOTOLIA/LD

2 - FAITES JOUER LA CONCURRENCE

Même si vous entretenez de très bonnes relations avec vos fournisseurs historiques, consultez l'offre de la concurrence. Renseignez-vous par téléphone, sur Internet ou en vous déplaçant sur des salons professionnels. S'il est inutile de les rencontrer tous, il peut être intéressant de faire une petite sélection de fournisseurs et d'analyser leurs offres. Vous pouvez mettre en place une grille d'évaluation en fonction de plusieurs critères (service, délai de livraison, etc.). «Renseignez-vous notamment sur l'innovation proposée par les concurrents», conseille Patrick Caverivière. Autant d'arguments concrets qui vous aideront à négocier avec votre fournisseur. Attention, toutefois, à ne pas les multiplier. Vous diminuerez alors le montant de vos commandes et pèserez donc moins lourd dans la négociation. Il sera évidemment plus difficile d'obtenir un tarif intéressant si vous commandez en faible quantité chez chaque fournisseur.

3 - MENEZ LA NEGOCIATION

Une fois que vous avez évalué précisément vos besoins et sélectionné votre fournisseur, dressez une liste des concessions que vous êtes prêt à faire en échange d'une baisse tarifaire, tout en gardant à l'esprit vos objectifs incontournables. Peut-être s'agit-il d'un paiement accéléré de votre part, d'un volume de commandes plus important ou encore l'acceptation d'une livraison différée? Si augmenter le volume de vos commandes favorise les remises, il faut néanmoins considérer d'autres facteurs, comme l'espace dont vous disposez pour le stockage et le gel des sommes nécessaires au règlement. Au moment de passer vos commandes, n'oubliez pas de tenir compte des éventuelles variations saisonnières de votre activité.

Par ailleurs, pour éviter de rester bloqué sur un désaccord au moment de la négociation, n'hésitez pas à étendre le champ de celle-ci. «Celui qui achète mène le débat, estime Patrick Caverivière. Le vendeur a une tendance naturelle à rapporter la discussion sur la qualité du produit, mais le client doit à tout prix garder la main.» La liste préparée en amont doit être abordée point par point. Si la tâche s'avère difficile, il est toujours possible de recentrer le débat par une formule simple et polie, comme: «J'aimerais maintenant que nous parlions de...». En ce qui concerne l'ordre des sujets abordés, il vaut mieux commencer par un point où le risque de conflit est minime, pour débuter sur de bonnes bases. Néanmoins, évitez de faire la première concession. Comme le rappelle Patrick Caverivière, «celui qui l'emporte a de grandes chances de garder un avantage pendant toute la durée de la négociation». Autre impératif: ne dévoilez jamais votre objectif, afin de pouvoir continuer à parlementer si le vendeur n'a pas atteint sa limite. Mais à l'inverse, vous devez aussi savoir repérer quand votre interlocuteur n'a plus de marge de manoeuvre et jouer, en conséquence, sur un autre point.

PATRICK CAVERIVIERE, consultant achats

Avant d'entamer les négociations avec votre fournisseur, évaluez précisément vos besoins et consultez l'offre de la concurrence.

4 - FINALISEZ L'ACTE D'ACHAT

Si vous n'obtenez pas satisfaction, vous avez la possibilité de botter en touche, en concluant la négociation par la demande d'un temps de réflexion. Mais attention: si cette pause peut être un facteur déclenchant pour votre fournisseur, vous pourrez difficilement revenir vers lui en acceptant, finalement, ses clauses. Sachez par ailleurs que le conflit d'intérêts est inhérent à la négociation. Attendez-vous donc à quelques passages animés pendant la conversation.

Une fois les termes du contrat acceptés par les deux parties, l'acte d'achat n'est pas terminé. Vous devez encore veiller à ce que le fournisseur tienne ses engagements. Un suivi quotidien est nécessaire. Dernier conseil: n'oubliez pas que le vendeur est votre allié dans l'après-vente, notamment lors de la livraison et au moment de faire jouer la garantie, en cas de produit défectueux.

@ IOANNIS KOUNADEAS/FOTOLIA

JURIDIQUE
Rupture commerciale

Si vous entretenez une «relation commerciale établie avec un fournisseur» et que vous souhaitez la rompre, sachez que vous avez certaines obligations juridiques. Le code du commerce précise que vous devez faire preuve de loyauté. Vous êtes notamment obligé d'envoyer un préavis écrit dont la durée, non fixée dans le texte, doit tenir compte de la pérennité de la relation et de la proportion de chiffre d'affaires remise en cause par l'entreprise «victime» de la rupture brutale.

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Céline Keller