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REUSSIR SES ENTRETIENS D'EVALUATION

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C'est un moment-clé de la carrière de vos collaborateurs. Pas question de bâcler (ou - pire - d'oublier) cet exercice annuel, au risque de démobiliser vos équipes. Conseils et témoignages pour faire de ce rendez-vous une source de motivation.

Dans quelques jours, Patrick Tessier se prépare à vivre le mois le plus fou de l'année. Car, en plus de la gestion quotidienne de sa société, Spii, le chef d'entreprise va mener les entretiens d'évaluation de ses 30 salariés. Un exercice que le patron de cette SSII francilienne ne prend pas à la légère. «J'y consacre un mois complet chaque année, à raison de deux entretiens quotidiens d'au minimum deux heures. C'est un acte essentiel de management, grâce auquel tous les problèmes peuvent être posés sur la table.»

@ FOTOLIA

Un cas exemplaire, Patrick Tessier? Peut-être. Car, dans l'univers des PME, cet exercice annuel destiné à faire le bilan du travail de chaque collaborateur est souvent mené à contrecoeur. Quand il n'est pas carrément zappé. Les chiffres sont éloquents: en 2002, une enquête de l'Apec révélait que seuls 19% des cadres des sociétés de moins de 50 salariés faisaient l'objet d'un entretien d'évaluation, tandis que la proportion grimpait à 73% dans les entreprises de plus de 2 000 salariés. La raison? Pour Marie-Claude Cougard, directrice associée d'Aster, un cabinet parisien de conseil en management, «les dirigeants de PME ne voient pas la nécessité d'un entretien formalisé car ils parlent à leurs collaborateurs au quotidien». Une proximité pourtant trompeuse. «Le patron a rarement l'occasion de dresser un bilan approfondi des compétences et des requêtes de ses collaborateurs», confirme Pierre-Yves Poulain, délégué général de l'ANDCP (Association nationale des cadres et dirigeants de la fonction personnelle), une association qui rassemble 4 500 DRH. L'exercice doit donc être pris au sérieux. Car l'entretien d'évaluation est le moment-clé où un collaborateur pourra «se lâcher» en confiant ses satisfactions de l'année écoulée, ses rancoeurs, ses difficultés...

Un facteur-clé de mobilisation des salariés. «L'entretien d'évaluation est révélateur du climat social qui règne dans l'entreprise», résume Pierre-Yves Poulain. Sans compter que c'est un rendez-vous particulièrement prisé des salariés. Le soigner est donc un facteur de motivation et, a contrario, le négliger peut démobiliser les équipes. «Les collaborateurs ont besoin d'une relation personnelle avec la direction pour se sentir valorisés», insiste Pierre-Yves Poulain. Philippe Grard l'a bien compris. Chez Gay Decolletage Industries, l'entreprise de 47 salariés qu'il a rachetée en 2005, la direction n'avait jamais pris le temps d'évaluer individuellement chaque collaborateur. Question de culture, sans doute. Conséquence? Une frustration générale des salariés. «Ils avaient le sentiment de n'être pas écoutés par la direction, sans compter que l'évolution des carrières s'était figée.» A son arrivée, le chef d'entreprise remédie donc très vite au problème: il instaure un entretien annuel pour chaque salarié. Résultat: un nouvel élan de motivation du personnel. Et les résultats sont là: «L'entreprise vient, pour la première fois cette année, de renouer avec les bénéfices», souligne le dirigeant, qui refuse de croire au hasard.

RUMEUR PUBLIQUE Repères

- ACTIVITE: conseil en communication
- VILLE: Paris
- DIRIGEANT: Christophe Ginisty, 42 ans
- FORME JURIDIQUE: SARL
- ANNEE DE CREATION: 1999
- EFFECTIF: 35 salariés
- CA:3,5 millions d'euros

TEMOIGNAGE
En s'auto-évaluant, les collaborateurs se confient davantage

CHRISTOPHE GINISTY, président de Rumeur Publique


Chaque année, Christophe Ginisty attend les entretiens d'évaluation avec impatience. «Ils me permettent de prendre du recul sur les compétences de chaque collaborateur et, surtout, ils me donnent une idée précise de l'ambiance sociale.» Le patron de Rumeur Publique consacre une heure au minimum à chacun de ses 37 salariés. Et, tous les ans, la méthode est la même. «Chaque collaborateur remplit une grille d'auto-évaluation, dans laquelle il note son travail selon une échelle de 1 à 10.» Appréciation des clients ou du management, sujets de satisfaction ou regrets de l'année sont d'abord décortiqués par le salarié avant d'être discutés au moment de l'entretien. Une mine d'informations pour le p-dg. «Les salariés me confient plus facilement leurs déceptions ou leurs conflits avec d'autres collaborateurs, dont ils n'oseraient peut-être pas me parler oralement», soutient Christophe Ginisty. Des confidences qui permettent alors au chef d'entreprise de tenter d'arranger les choses, au besoin.

Mais, pour avoir un réel impact, l'entretien d'évaluation doit être préparé avec soin. Une règle d'or: l'anticipation. Les experts vous recommandent de prendre date avec chaque collaborateur, au minimum quinze jours avant et de vous y tenir. «Ne décalez pas le rendez-vous initialement prévu, conseille Laurent Amelineau, associé du cabinet de conseil en management DBM. Cela pourrait être interprété comme un manque d'intérêt de votre part.» Le rendez-vous est pris? Préparez-le aussitôt, en réfléchissant aux événements importants qui ont jalonné la vie professionnelle de votre collaborateur. L'idéal? Prendre des notes, tout au long de l'année, sur le travail de chacun. Car, à moins d'avoir une mémoire d'éléphant, difficile de se souvenir de la plupart des faits marquants. Contrats signés, comptes-rendus de missions, mais aussi comportement général doivent donc être soigneusement consignés. Une pratique destinée à accroître l'objectivité du manager. «Avec un support écrit, l'entretien reposera sur des faits précis, et non sur l'impression des dernières semaines», argumente Laurent Amelineau. De même, avant de pousser la porte de votre bureau, vos salariés devront avoir réfléchi posément à leurs forces et faiblesses. «Le dirigeant doit pousser son collaborateur à préparer l'entretien en s' interrogeant sur son rôle au sein de l'entreprise», confirme Françoise Dissaux-Doutriaux, présidente du cabinet de conseil en recrutement K Persona.

Pour inciter son personnel à cette réflexion préalable, le mieux est de constituer une grille d'évaluation et de l'envoyer à chaque collaborateur, quelques jours avant l'entretien. Un guide précieux sur lequel seront consignés les principaux résultats obtenus au cours de l'année, les orientations et les désirs de carrière du collaborateur les besoins de formation ainsi que les objectifs et les axes à améliorer pour l'année suivante. Chez Spii, les 37 salariés doivent remplir, avant leur entretien annuel, un document de cinq pages dressant le bilan de leurs compétences d'après une vingtaine de critères. Conduite de réunion, comportement au sein de l'équipe, conduite de projets... Autant de critères permettant à chaque salarié de s'auto-évaluer avant le jour J. «Cet examen approfondi sert de base objective», précise Patrick Tessier, le président de Spii. Et vous aidera à définir les objectifs de chaque salarié pour l'année suivante. Ceux-ci devront être précis et, surtout, quantitatifs. L'un de vos commerciaux se fait prier pour démarcher de nouveaux clients? Son objectif sera d'augmenter de 30% ses contacts avec les prospects. Votre assistante de direction a des difficultés à arriver à l'heure le matin? Parlez-en avec elle et tâchez de trouver, ensemble, un arrangement «tenable». Chez Gay Decolletage Industries, une vingtaine de critères de mesure permettent d'apprécier le travail de chacun. Taux d'absentéisme, nombre de réclamations, incidents chez des clients... L'entretien d'évaluation repose sur un tableau de bord précis constitué d'une vingtaine de critères. «Des objectifs chiffrés, réalisables selon une certaine échéance, sont indispensables pour que les salariés prennent pleinement conscience de la dimension de leur fonction», confie Philippe Grard, le patron de la PME.

Retrouvez les sociétés citées dans notre carnet d'adresses, page 98.

CE QUE DIT LA LOI

L'entretien professionnel, une obligation légale


D'après la loi, vous ne pourrez pas échapper à l'entretien d'évaluation. Celui-ci est obligatoire pour toute entreprise, à un rythme d'au minimum une fois tous les deux ans. Cette obligation est née avec la loi du 4 mai 2004, qui a instauré le Droit individuel à la formation (Dif). Les demandes et autorisations de formation dans le cadre du Dif doivent, en effet, être transmises lors de l'entretien d'évaluation.

PRATIQUE

Entretien annuel mode d'emploi


Un entretien d'évaluation doit être préparé avec soin et répondre à un fil logique. Voici les différents points que vous devrez aborder au cours de cet échange annuel.


1 EXAMINEZ LES RESULTATS DE L'ANNEE
Quels sont les résultats du collaborateur par rapport aux objectifs fixés? Qu'est-ce qui justifie que ces objectifs n'ont pas été atteints? Quels sont les facteurs qui pourraient favoriser son efficacité, tant sur le plan professionnel qu'humain? Quelle est son degré de satisfaction par rapport à son poste? Comment jugez-vous la progression de la qualité de son travail au cours de la dernière année?


2 EVOQUEZ LES DESIRS DE CARRIERE
Qu'est-ce que votre collaborateur souhaite améliorer dans l'organisation de son travail? Comment voit-il son évolution au sein de l'entreprise? Comment souhaite-t-il se perfectionner, à l'occasion d'une formation par exemple? Quels sont les postes qu'il a regretté de ne pas avoir obtenu? Quels sont les postes qu'il souhaiterait occuper?


3 PARLEZ AUSSI DES BESOINS EN FORMATION
Quelle est, à votre avis, la formation qu'il serait souhaitable de donnera votre collaborateur pour accroître son efficacité ou dans une optique à plus long terme?


4 FIXEZ LES OBJECTIFS DE L'ANNEE SUIVANTE
Quels objectifs vont être fixés pour l'année suivante et quels moyens nouveaux seront mis en oeuvre pour l'aider à atteindre ces objectifs? Et, enfin, quels sont les conseils que vous avez donnés à l'intéressé pour lui permettre d'améliorer son efficacité?

Briser la glace pendant l'entretien. Cette grille d'évaluation servira alors de fil conducteur à l'entretien. Encore faut-il savoir créer une ambiance conviviale, propice à la discussion. Face à un salarié souvent tendu, le dirigeant doit tout faire pour briser la glace. Les experts conseillent d'insister, tout d'abord, sur les points positifs de l'année: missions réussies, objectifs atteints... «L'essentiel est de valoriser son collaborateur afin de le décrisper et de créer un climat de confiance», indique Patrick Tessier. Le patron de Spii commence par écouter ses collaborateurs. «Pendant la première demi-heure, je leur demande ce qu'ils ont pensé de l'année écoulée.» Puis, une discussion à bâtons rompus s'engage naturellement. Le dirigeant de Spii cherche à créer un climat propice à la confidence. «L'an dernier, un ingénieur commercial m'a même confié, à l'occasion de son entretien, qu'il avait été chassé par l'un de nos partenaires.» Attention, cependant, de ne pas en faire trop. Ne cédez pas à la tentation du copinage, sous peine de vous décrédibiliser. «C'est un entretien professionnel. Le dirigeant doit respecter une distance habituelle, tout en étant convivial et ouvert», souligne Françoise Dissaux-Dutriaux, du cabinet K Persona. L'essentiel? Se montrer prudent et tempéré. Pas de jugements de valeurs, ni d'opinions excessives qui risqueraient de mettre votre collaborateur sur la défensive.

A LIRE

- REUSSIR SES ENTRETIENS PROFESSIONNELS
Un entretien d'évaluation ne s'improvise pas. Pour réussir cet exercice annuel, Jacques Teboul, ancien directeur à la Cegos, donne d'indispensables clés. Définition d'objectifs, préparation de l'entretien, pièges à éviter, méthodes pour traiter les conflits... Une mine de conseils avisés.


L'entretien d'évaluation, de Jacques Teboul, éditions Dunod, 2005, 24 euros.

L'entretien s'achève et tout s'est bien passé? N'oubliez pas d'en faire une synthèse, qui devra être signée par votre collaborateur. Une trace écrite indispensable. «Ce document permet défaire le point sur les compétences présentes dans l'entreprise et, de manière plus individuelle, de pourvoir aux demandes d'augmentations ou déformation», souligne Laurent Amelineau, du cabinet en management DBM. Et pas question de l'oublier au fond d'un tiroir. «Après l'entretien d'évaluation, des outils de pilotage sont nécessaires pour en assurer le suivi», affirme Marie-Claude Cougard, chez Aster. Comme quoi cet exercice annuel se cultive toute l'année.

Mot clés :

Stéphanie Fontana-Bérard