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Recette facile pour des repas d'affaires réussis

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Moins formel qu'un rendez-vous au bureau, un déjeuner vous permet de nouer des liens plus forts, d'enrichir votre réseau mais aussi de sonder votre interlocuteur sur son état d'esprit et ses projets. Cet exercice, plus difficile qu'il n'y paraît, suppose de respecter certaines règles importantes.

Négocier entre deux bouchées n'est pas chose aisée. Si le terrain reste celui des affaires, vous et votre invité évoluez dans un environnement moins balisé que celui d'une salle de réunion. Dans cet espace, le formel côtoie l'informel et le professionnalisme, la convivialité. « Au restaurant, les muets parlent et les gros durs se radoucissent», exagère à peine Lionel Bobot, enseignant-chercheur en négociation et risque client au sein de l'école de commerce Novancia. Il est clair que les lieux créent un climat chaleureux, propice aux confidences. « Les émotions positives suscitées dans ce cadre rendent les interlocuteurs plus enclins à faire des concessions et à coopérer », affirme le spécialiste, qui va jusqu'à dire que les invités se sentent redevables. Et les moyens de vous rendre la pareille sont fort intéressants dans une optique de relation commerciale... Voici nos conseils pour tirer pleinement profit de ce moment privilégié.

A SAVOIR

L'Urssaf veille...
Vous encouragez vos collaborateurs à inviter au restaurant leurs clients et autres partenaires de l'entreprise? Attention! Si le nombre de repas d'affaires remboursés excède cinq par mois pour chaque salarié, la notion d'avantage en nature peut être retenue et entraîner l'assujettissement aux cotisations sociales. Par ailleurs, tout remboursement non justifié peut faire l'objet d'une réintégration dans les bases de cotisations sociales.

Pour que votre interlocuteur se sente à l'aise, renseignez-vous sur ses préférences culinaires et choisissez un endroit que vous connaissez.

Pour que votre interlocuteur se sente à l'aise, renseignez-vous sur ses préférences culinaires et choisissez un endroit que vous connaissez.

1- Sélectionnez le bon interlocuteur

Le succès d'un repas d'affaires repose d'abord sur la qualité du ciblage. Pour développer des affaires avec des clients ou des prospects stratégiques, c'est le dirigeant, le chef de service ou le responsable des achats, autrement dit le décideur qu'il faut convier. En revanche, si vous êtes plutôt en quête d'informations ou de soutien dans la place, mieux vaut miser sur une personne déjà connue. Objectif: vous en faire un allié grâce à sa position stratégique. « Il ne s'agit pas forcément d'un collaborateur situé en haut de l'échelle hiérarchique, mais de quelqu'un de bien placé pour influencer son entourage, comme un(e) secrétaire de direction », explique Didier Delemer, dirigeant associé d'AP Consulting, organisme de formation spécialisé dans le domaine de la vente.

2- Annoncez l'objet de la rencontre

D'aucuns, comme Lionel Bobot (Novancia), auraient tendance à souligner que le caractère commercial de la rencontre coule de source. D'autres, plus nombreux, à l'instar de Didier Delemer (AP Consulting), estiment qu'il est tout de même nécessaire de préciser son contexte, histoire d'aborder ce contact avec professionnalisme et correction. Lors de l'invitation, et de son rappel la veille, outre la date, l'heure et le lieu, veillez à préciser le but du repas (présenter un nouveau produit, parler projets, etc.). Ainsi, votre interlocuteur viendra en connaissance de cause et vous éviterez les moments de flottement à l'heure de rentrer dans le vif du sujet. Vu qu'il vous est impossible d'encombrer la table avec divers documents, envoyez par e-mail les informations utiles en plus de «l'ordre du jour» en incitant votre invité à les consulter avant votre rendez-vous.

ZOOM

Les six commandements du savoir-vivre
1 En avance, tu arriveras.
2 La meilleure vue, tu réserveras à ton invité.
3 S'il mange léger, en glouton tu ne te comporteras pas.
4 Pour le choix des boissons, tu le consulteras.
5 De l'alcool, tu n'abuseras pas.
6 En toute discrétion, l'addition tu régleras (en prévenant la réception).

Didier Delemer, dirigeant associé, AP Consulting

«A l'issue du repas, vous devez avoir des éléments solides et utiles qui vous serviront à détecter des sources de business. »

3- en terrain connu

Le choix du lieu est bien plus important qu'il n'y paraît! Un service lent et désagréable, des plats décevants tant au niveau du goût que de la présentation, une décoration défraîchie et c'est votre image qui est ternie. Evitez les restaurants où les tables sont trop rapprochées et prenez garde aux environnements bruyants... Lors de la réservation, demandez un coin calme. L'idée est de créer un climat propice à la discussion et de libérer votre esprit du superflu pour vous concentrer sur l'essentiel: votre invité. Afin d'éviter des déconvenues, mieux vaut opter pour un établissement que vous fréquentez régulièrement et qui ne vous a jamais déçu. Ou de tester (ou de faire tester) une adresse à proximité du lieu de travail de votre invité... En effet, « le restaurant choisi doit être proche de son bureau ou facilement et rapidement accessible », conseille Lionel Bobot (Novancia). Inutile de miser sur une grande table, les cadres prestigieux peuvent donner le sentiment que vous voulez acheter votre invité et le mettre mal à l'aise. Un restaurant gastronomique est amplement suffisant et pèse moins sur vos finances. Enfin, si vous précisez dans l'invitation le type de cuisine concoctée dans l'établissement réservé, vous vous mettez à l'abri d'une moue de votre invité à la lecture du menu. Un coup de fil à son assistant(e), au fait de ses préférences, peut également faciliter votre sélection.

CE QU'IL FAUT A RETENIR

- Lors d'un repas d'affaires, le climat est propice aux confidences.
- L'invité doit connaître l'objet de la rencontre, sinon il se sentira piégé.
- Mieux vaut choisir un restaurant que vous connaissez.
- Une conversation informelle décontracte d'abord votre interlocuteur

4- Instaurez de la convivialité

Dès le début du repas, veillez à mettre votre invité à l'aise en vous calant sur ses choix. Par exemple, évitez de commander une entrée s'il ne le fait pas. Reste à savoir à quel moment parler business... Certainement pas dès l'apéritif, répond Didier Delemer (AP Consulting), même si la patience et les discussions informelles ne sont pas votre fort. « Impossible de faire l'impasse sur une première phase de décontraction durant laquelle vous évoquez des sujets généraux et liés à l'actualité », surenchérit Lionel Bobot (Novancia). Au menu: culture, sport et loisirs pratiqués, par exemple. Laissez-le parler. Plus vous en apprendrez sur lui, plus vous pourrez affiner votre relation client (cadeau d'affaires qu'il pourrait apprécier, etc.), en attendant le moment opportun pour amorcer un virage. Généralement, l'arrivée du plat de résistance donne le signal du passage aux choses sérieuses. A vous d'orienter alors les échanges vers le terrain professionnel.

5- Restez concentré sur votre objectif

Souvenez -vous qu'il s'agit d'un rendez-vous professionnel même si l'assiette devant vous ou la musique d'ambiance semblent vous démontrer le contraire. « Vous devez franchir le pas de la porte avec, en votre possession, des éléments solides et utiles qui vous serviront à enrichir votre relation et à détecter des sources de business à court ou moyen terme », estime Didier Delemer (AP Consulting). Pour les obtenir, vous devez questionner votre invité sur les domaines qui vous intéressent dans l'optique de lui faire dire ce qu'il ne dirait pas ailleurs: informations encore confidentielles, projets en cours et à venir. Prenez des notes... dans votre tête. La vision d'un carnet peut refroidir une personne qui va se rendre compte qu'elle se livre peut-être un peu trop.