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Soignez l'élaboration de votre règlement intérieur

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Passage légal obligé pour certains, opportunité de management pour d'autres, le règlement intérieur est strictement encadré par la loi. Il peut toutefois être adapté aux us et coutumes en vigueur dans votre entreprise. Petite leçon de rédaction.

@ AB_MAP / FOTOLIA

«Concevoir un règlement intérieur devrait être considéré par les dirigeants comme une opportunité, analyse Me Dominique Bianchi, avocat pour le cabinet NB Avocats à Lille (Nord). Il ne faut pas voir ce document seulement au travers du prisme disciplinaire. Il peut aussi être un vecteur de management. » L'expert évoque ainsi la possibilité de rajouter, à la colonne vertébrale, constituée des informations obligatoires issues du code du travail, la communication sur d'autres domaines, comme l'utilisation d'une salle de sport ou du téléphone portable en dehors des heures de travail.

Toutefois, le règlement intérieur reste avant tout un acte légal, dont les sujets sont définis par le code du travail. Obligatoire pour toute entreprise d'au moins 20 salariés, ce document, en français, est écrit unilatéralement par l'employeur qui y fixe des règles dans les domaines de la santé et de la sécurité au sein de l'entreprise, ainsi qu'en matière disciplinaire.

Objectif: protéger les salariés

Le premier volet concerne donc l'hygiène et la sécurité. Un champ extrêmement vaste, puisqu'il s'étend notamment de l'usage du tabac et de l'alcool dans l'entreprise au respect des espaces communs, en passant par le port d'équipements de sécurité. « Il ne faut pas oublier que le règlement intérieur est censé protéger les salariés», note Me Julien Boutiron, avocat à Paris et coauteur du livre Le Droit du travail pour les nuls aux Editions First. Certaines dispositions visent donc à prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles.

Le second volet régit l'aspect disciplinaire, à savoir la nature et l'échelle des sanctions pouvant être prises par l'employeur (avertissement, mise à pied...), de même que les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés. « Il encadre en outre les usages de l'entreprise, comme l'utilisation d'une badgeuse, la présence de personnes étrangères à l'entreprise dans les locaux, etc. », souligne Me Bernard Besançon, avocat-conseil en droit du travail au sein du cabinet BBA en Rhône-Alpes. Des sujets comme la gestion des carrières ou la formation n'ont pas vocation à y apparaître, selon le spécialiste. Ni même les clauses de mobilité, lesquelles figurent sur le contrat de travail.

La procédure pour faire valider votre règlement intérieur est stricte: votre projet doit être soumis au comité d'entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel ainsi que, pour les sujets relevant de sa compétence, au comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Le texte définitif, accompagné des différents avis, doit ensuite être déposé en deux exemplaires au greffe du Conseil des prud'hommes et être communiqué à l'Inspection du travail. Il doit, par ailleurs, être affiché dans l'entreprise, de façon à être visible de tous.

A noter que même en cas d'avis défavorable du CE, l'Inspection du travail peut approuver le règlement intérieur du moment qu'il est conforme à la législation. Sa date d'entrée en vigueur, postérieure d'un mois au dépôt au secrétariat-greffe des prud'hommes et à l'affichage, doit y être indiquée. Toute modification ou évolution du document dans le temps doit suivre cette même procédure.

Évitez les règlements copiés/ collés

Aujourd'hui, peu d'entreprises ont un règlement intérieur à jour, selon Me Julien Boutiron (coauteur du livre Le Droit du travail pour les nuls). « Avec l'usage récent d'Internet, de nouveaux problèmes sont apparus. Les entreprises n'ont pas forcément ajouté de clauses spécifiques à leur règlement, mais cela n'empêcherait pas une sanction, car le règlement ne peut pas tout lister et le salarié se place de fait sous le pouvoir de direction et de contrôle de l'employeur. » Un désintérêt qui pousse parfois les entreprises à se calquer sur des modèles clés en main proposés sur Internet pour rédiger leur règlement intérieur. Une erreur selon les experts. « Il faut se méfier car ces modèles comportent des mentions qui ne s'appliquent pas toujours dans toutes les entreprises et dont on est ensuite obligé de tenir compte», insiste Me Julien Boutiron. Il est souhaitable d'ajuster son règlement à son secteur d'activité ainsi qu'à sa situation. Le sur-mesure est donc fortement conseillé.

Me Julien Boutiron, coauteur du Droit du travail pour les nuls

Le règlement intérieur est censé protéger les salariés. »

A SAVOIR

Attention aux mentions illicites
Sont interdits:
- Les sujets discriminants (âge, sexe, physique...).
- Les sanctions pécuniaires, qui imposent une amende pour une perte financière pour l'entreprise.
- Les sanctions automatiques pour une faute défi nie.
- Toute clause portant atteinte ou préjudice aux droits du salarié.

M Bernard Besançon, avocat-conseil en droit du travail, cabinet BBA

Le règlement intérieur encadre aussi les usages de l'entreprise, comme l'utilisation d'une badgeuse, la présence de personnes étrangères à l'entreprise dans les locaux, etc. »

CE QU'IL FAUT RETENIR

- Le règlement intérieur est obligatoire à partir de 20 salariés.
- Il s'agit d'un document unilatéral par lequel l'employeur fixe principalement des mesures sur la santé, la sécurité au sein de l'entreprise, ainsi qu'en matière disciplinaire.
- Sa date doit être postérieure d'un mois à l'accomplissement des formalités de dépôt et d'affichage.
- Ne cédez pas à la tentation des modèles de règlement intérieur clés en main fournis par certains sites web, privilégiez un texte sur mesure adapté à votre secteur d'activité et à vos problématiques.

Quid des codes de déontologie?

Une formation à la déontologie maison qui aborde notamment la vie quotidienne des salariés, dans et hors de l'entreprise... C'est ce qu'a mis en place la filiale française du fabricant américain de batteries électriques Exide Technologies. Après une bataille juridique de deux ans, un salarié qui avait reçu un avertissement, après avoir refusé de suivre cette formation qu'il estimait trop inquisitrice, a finalement obtenu gain de cause en septembre 2011 . La cour d'appel de Douai a en effet jugé le code de déontologie et la formation dédiée, proposés par Exide Technologies, comme contraires aux libertés des salariés. Si le règlement intérieur entre dans un cadre juridique strict, ce n'est pas le cas du code de déontologie. « C'est une nébuleuse juridique, explique Me Dominique Bianchi, avocat au sein du cabinet NB Avocats à Lille (Nord) qui a assuré la défense du plaignant. Il n'existe aucun texte qui le régisse, c'est le juge qui décide au cas par cas de sa validité. » Le code de déontologie donne des recommandations, par exemple pour éviter les conflits d'intérêt ou la corruption. Il peut être ainsi demandé de signaler la présence d'un membre de sa famille, au sens large du terme, chez un fournisseur de l'employeur.