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TABLEAU DE BORD: CHOISISSEZ DES INDICATEURS PERTINENTS

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Pas besoin d'un tableau de bord d'Airbus A380 pour piloter votre entreprise. Il suffit d'un tableur Excel et de quelques indicateurs triés sur le volet.

@ GETTYIMAGES/LD

LES INDICATEURS COMMERCIAUX, POUR EVALUER VOTRE ACTIVITE

Premier indicateur incontournable: le chiffre d'affaires bien sûr! Vous pouvez le triturer dans tous les sens, le décortiquer en mille et un ratios, en faire la base d'une multitude d'autres indicateurs. Le CA vous en dit long sur votre activité, vous permet de vous comparer à vos concurrents et de vous situer par rapport aux normes de votre secteur. Afin d'affiner votre politique commerciale et marketing, vous pouvez avoir intérêt à analyser vos facturations par segment de clientèle, par ligne de produits ou par zone géographique. Tout dépend de vos priorités. «Les indicateurs sont la traduction de la stratégie de l'entreprise, précise Bernard Lebelle, consultant en stratégie au sein du cabinet Infineo et auteur de Construire un tableau de bord pertinent sous Excel (voir l'encadré ci-contre). Vous devez d'abord vous fixer des objectifs et ensuite mettre en place des outils pour mesurer leur réalisation.» Ainsi, si vous voulez mettre l'accent sur la fidélisation, vous pouvez isoler vos clients les plus rentables pour mieux cibler vos actions. «Cette ventilation en termes de rentabilité permet d'identifier précisément les clients à fort potentiel ainsi que les produits ayant leurs faveurs», écrit Alain Fernandez, consultant indépendant et auteur de L'essentiel du tableau de bord (voir l'encadré ci-contre).

Vous avez l'impression de connaître intimement vos produits phares et vos principaux clients, et donc de ne pas avoir besoin de formaliser leur suivi dans un tableau de bord? «Cette connaissance intuitive est souvent parcellaire, avertit Alain Fernandez. Il est ainsi courant d'accorder une plus grande importance à un produit plus complexe que les autres ou à un client plus présent.» Vous devez donc nourrir vos ratios par des analyses réalisées directement par les commerciaux sur le terrain. Mais gare aux indicateurs productivistes. «Il est courant de mesurer le dynamisme commercial par le nombre de prospects visités, écrit Alain Fernandez. Or, cet indice n'apporte aucun enseignement sur la qualité des affaires négociées.» «Ce type d'indicateurs peut même induire des comportements pervers«», souligne Caroline Selmer, consultante à la Cegos et auteur de Concevoir le tableau de bord Concevoir le tableau de bord, Outil de contrôle de pilotage et d'aide à la décision, éditions Dunod, 2003, 304 p., 32 Euros. , qui cite l'exemple d'une entreprise de vente de maisons individuelles dont les commerciaux touchaient un bonus à chaque réservation. Ce qui les poussait à multiplier les signatures sans se soucier de l'aboutissement de la vente.

2 LES INDICATEURS FINANCIERS, A SURVEILLER DE PRES

Vous venez de décrocher de gros contrats et votre activité se développe à vitesse grand V? Cela peut vous mener droit à la cessation de paiements, si les liquidités ne suivent pas pour alimenter la période d'inertie avant l'encaissement. Gardez donc les yeux rivés sur votre niveau de trésorerie et recoupez-le régulièrement avec votre besoin en fonds de roulement. «Il est intéressant de compléter le suivi de la trésorerie par V analyse des conditions de paiement et le suivi des créances», estime Bernard Lebelle (Infineo) . Votre système comptable est une source inépuisable d'indicateurs pertinents. Vous avez donc intérêt à adopter une cadence trimestrielle pour l'analyse fine de la rentabilité de votre entreprise. C'est un bon rythme pour surveiller votre marge brute, votre valeur ajoutée, votre résultat d'exploitation, votre résultat net et votre capacité d'autofinancement. Enfin, si vous avez contracté des emprunts, vous avez intérêt à contrôler régulièrement votre niveau d'endettement et à le comparer à vos fonds propres. La cote d'alerte est atteinte quand le premier égale ou dépasse les seconds. Disposer d'un tel avertisseur vous permettra de prendre les mesures nécessaires au bon moment. «Les PME ne contractent pas de prêt tous les quatre matins, nuance Caroline Selmer (Cegos). Le suivi semestriel ou même annuel de cet indicateur est donc largement suffisant.»

3 LES INDICATEURS DE PRODUCTIVITE, MESURE DE VOTRE PERFORMANCE

Tous vos «clignotants» sont au vert, mais vous voulez faire mieux? Les critères de productivité vous permettent de mesurer l'efficacité de votre organisation et de comparer vos performances à celles de vos concurrents, en recoupant les données de leur compte d'exploitation et celles fournies par la presse, les organismes professionnels, les clients communs...

Quels indicateurs suivre? Tout dépend des caractéristiques de votre entreprise. Vous pouvez, par exemple, choisir de mesurer la production horaire moyenne, pour vous assurer qu'elle s'accroît avec le temps, ou vous intéresser au prix de revient d'une heure de production, qui fournit une indication claire de sous-activité ou de suractivité. Mais d'autres indicateurs sont envisageables: le suivi de la qualité, la gestion du stock pour une entreprise industrielle ou de négoce... Gardez aussi un oeil attentif sur l'évolution de vos postes de charges. Pour constituer un indicateur lisible, ces grandes masses de dépenses doivent être exprimées en pourcentage du chiffre d'affaires. L'idéal est de suivre leur variation par rapport à l'exercice précédent et de les rapprocher du budget prévisionnel de l'année.

4 LES INDICATEURS «HUMAINS», POUR AJUSTER VOTRE POLITIQUE RH

Fait-il bon travailler dans votre entreprise? Certains indicateurs peuvent vous renseigner. Au-delà du simple aspect quantitatif (le turnover indique le pourcentage de salariés qui quittent l'entreprise chaque année), que vous avez certainement en tête quand vous dirigez une société à taille humaine, le tableau de bord peut vous permettre d'ajuster votre politique de gestion des ressources humaines. «Tous les départs ne se valent pas, relève Bernard Lebelle (Infineo). Si vous associez la notion d'expertise à chaque profil, vous pourrez évaluer la perte réelle provoquée par une démission ou un licenciement et les actions déformation que vous devrez enclencher pour y remédier.» En ce qui concerne la formation, vous pouvez suivre le cumul des heures de Dif (Droit individuel à la formation) par salarié et planifier à l'avance les stages selon les desiderata de vos collaborateurs et les besoins de votre entreprise. Sinon, vous risqueriez de vous retrouver avec le quart de vos effectifs en formation en même temps.

A cheval entre la productivité et la motivation, «le taux d'absentéisme de moins de trois jours est un excellent indicateur de la satisfaction de vos salariés», pointe Caroline Selmer (Cegos). De même, le suivi des heures supplémentaires et de l'embauche d'intérimaires peut aussi vous donner de précieux renseignements sur la saisonnalité de votre activité. Et vous aider à optimiser votre ratio chiffre d'affaires/masse salariale.

 

 

A LIRE

> L'ESSENTIEL DU TABLEAU DE BORD
L'auteur reprend les principes les plus récents de conception des tableaux g de bord en les adaptant aux besoins des managers. Une édition remaniée intègre les spécificités de Microsoft Excel 2007
Par Alain Fernandez, éditions d'organisation, février 2005, 176 pages, 15 Euros >


CONSTRUIRE UN TABLEAU DE BORD PERTINENT SOUS EXCEL
Bien exploiter les ressources d'Excel pour mieux piloter votre activité, c'est l'objectif de cet ouvrage, qui inclut également un CD-Rom, avec moult exercices détaillés.
Par Bernard Lebelle, éditions d'organisation, novembre 2007, 268 pages, 29 Euros

RAPPEL

> La MARGE BRUTE représente la différence entre le chiffre d'affaires hors taxes et la totalité des achats hors taxes réalisés, minorée de la variation des stocks au cours de l'exercice comptable.


> La VALEUR AJOUTEE correspond à la valeur des biens et services produits, diminuée de la valeur des consommations intermédiaires.


> Le RESULTAT D'EXPLOITATION exprime le résultat réalisé par une entreprise à travers l'exploitation habituelle de ses seuls facteurs de production.


> Le RESULTAT NET est égal à la différence entre, d'une part, les produits et, d'autre part, les charges (d'exploitation, financières et exceptionnelles) engagées sur la même période, ainsi que l'impôt sur les sociétés.


> La CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT mesure l'ensemble des ressources internes sécrétées par l'entreprise. Elle se calcule en ajoutant au résultat net l'ensemble des charges nettes calculées (dotation aux amortissements, variation de provisions pour risques et charges) sans impact pour la trésorerie.