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Une baisse d'activité ? Comment réduire la voilure...

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Qu'il s'agisse de vos ressources humaines ou de vos frais généraux, une plus grande souplesse vous permet de mieux négocier les instants difficiles que vous réserve peut-être la conjoncture actuelle. Tour d'horizon des différentes variables d'ajustement

@ © PHOTO-DAVE - FOTOLIA.COM

Baisse des prévisions de croissance, rigueur budgétaire, consommation atone... Le climat économique actuel n'engendre pas l'euphorie. L'Insee prévoyait un repli de l'activité en France de 0,2 % fin 2011 et de 0,1 % au premier trimestre 2012, suivi d'une faible progression (+ 0,2 %) au second trimestre. « Dans ce contexte, les dirigeants de PME anticipent d'éventuelles difficultés et cherchent des solutions de flexibilité, indique Hicham Abbad, directeur commercial de KLB Group, cabinet conseil en optimisation des coûts. Avec deux impératifs: s'appuyer sur les bonnes personnes et les bons outils au bon moment, pour mener à bien leur activité. » Au quotidien, certains postes de l'entreprise peuvent être externalisés pour concentrer les moyens humains internes sur le coeur de l'activité et déléguer les tâches les moins stratégiques à un prestataire. Ainsi, vous maîtrisez vos coûts, limitez les charges de personnel et gagnez en souplesse et en efficacité, que l'externalisation prenne la forme d'une prestation courte (un an maximum) ou plus longue, sur deux ou trois ans. « Le prestataire agit en fonction d'un cahier des charges et avec une obligation de résultats, permettant de le recadrer si besoin, lors de reportings réguliers », précise Luigi Masala, directeur chez Alma Consulting, conseil en réduction des coûts. L'accueil peut être externalisé, tout comme la logistique, la facturation, le secrétariat, la prospection commerciale ou encore l'informatique. « L'infogérance est une prestation qui peut aller de la sélection et de l'achat de matériel à son déploiement et sa maintenance, en passant par le suivi des logiciels et la gestion des serveurs », détaille Didier Valin, directeur des opérations de Computerland, infogérant spécialiste des PME.

Déléguer des tâches à faible valeur ajoutée

La comptabilité n'est pas non plus une chasse gardée pour les PME. Ces dernières choisissent de plus en plus d'en externaliser les aspects à faible valeur ajoutée, comme les salaires. « La législation de la paie évolue, en permanence, indique Valérie Andrade, directrice marketing et communication d'ADP, spécialiste de la gestion de la paie et des ressources humaines. D'où l'intérêt de s'en remettre à un spécialiste afin d'être toujours en règle. » En outre, l'externalisation de la paie permet de réaffecter le personnel interne à des tâches plus stratégiques, comme la relance client. L'intervention du prestataire extérieur peut aller de la fourniture et la maintenance d'un logiciel de paie à la conception des bulletins. « Plus l'entreprise est petite, plus le retour sur investissement est rapide, de l'ordre de trois mois pour une PME de moins de 50 salariés », précise Frédéric Roguiez, directeur des activités managed services chez ADP. Comptez entre 5 et 25 euros HT par bulletin de paie, selon la profondeur de l' externalisation choisie.

Pensez également aux sociétés spécialisées dans la prospection et les forces de vente supplétives, pour gagner du chiffre d'affaires sans embaucher de nouveaux commerciaux. « La prospection est l'une des tâches les moins prisées des vendeurs. Elle peut être démoralisante en période de crise économique et leur prendre du temps », indique Cédric Buisson, directeur exécutif d'Horizontal Paris, société d'expertise commerciale. Déléguer à un tiers permet de bénéficier d'une équipe motivée et opérationnelle, qui intervient lors de missions délimitées, avec une obligation de résultat. « Nous nous rémunérons au rendez-vous décroché, il n'y a donc pas de risque pour le client », souligne Cédric Buisson.

De l'intérim aux groupements d'employeurs

L'externalisation a du bon mais peut présenter des inconvénients: perte de maîtrise interne, dépendance vis-à-vis du prestataire, complexité du contrat... (lire l'encadré ci-dessus). De fait, vous pourriez être tenté de trouver la solution en interne. Si le recrutement en CDI vous rebute par manque de visibilité sur l'avenir, vous pouvez trouver des compétences en interne via une réorganisation des tâches, voire des services. Autre possibilité: le travail temporaire, qui est régi par la loi. L'article L1251-6 du code du travail prévoit ainsi sept motifs de recours à l'intérim, dont l'accroissement temporaire d'activité ou l'emploi saisonnier. « L'intérim permet d'ajuster sa production à la demande du marché, souligne Benoît Retailleau, directeur commercial de Start People, agence d'emploi en CDI, recrutement et travail temporaire. Avec l'avantage de bénéficier de personnel formé, rapidement mis à disposition et directement opérationnel. » Ce n'est pas qu'une solution court-termiste puisqu'il n'est pas rare qu'un intérimaire qui donne satisfaction puisse être embauché par l'entreprise dans laquelle il effectue sa mission, dès que celle-ci possède la visibilité et le budget nécessaires.

Par ailleurs, si vous avez besoin de recruter des compétences spécifiques mais sans avoir la possibilité d'offrir un plein temps, tournez-vous vers un groupement d'employeurs (GE). Association loi de 1901, le GE met à votre disposition des salariés à temps partiel dont il reste l'employeur. « Le chef d'entreprise partage le salarié avec d'autres sociétés adhérentes du GE. Il a ainsi l'assurance que son collaborateur est en CDI et non pas dans une situation précaire », souligne Martial Bouton, directeur général d'Alliance Emploi, groupement du nord de la France. La collaboration démarre par une période de test au cours de laquelle il est possible de changer de salarié. En cas de difficulté, il vous suffit d'indiquer au groupement que vous n'avez plus les moyens de vous offrir les services du collaborateur. « Dans ce cas, nous ne pénalisons pas l'entreprise adhérente », précise Martial Bouton (Alliance Emploi).

Si l'activité est en forte baisse et ne vous permet pas d'assurer du travail à chacun, avant d'envisager le licenciement économique, explorez d'autres pistes comme le prêt de main-d'oeuvre (lire l'encadré ci-contre), le chômage partiel, l'incitation à utiliser ses heures de droit individuel à la formation (Dif), etc.

Sous-louez vos locaux!

Après l'externalisation et une gestion différente de vos RH, la flexibilité passe aussi par un pilotage souple de vos frais généraux. Ainsi, il n'est peut-être pas utile d'investir et d'acheter, pensez à la location, au crédit-bail ou encore au troc! « La location longue durée (LLD), par exemple, permet de bénéficier de véhicules toujours entretenus grâce à un loyer mensuel défini à l'avance avec le prestataire, et sans grever son budget puisque cette charge ne s'inscrit pas comme une dette dans le bilan de l'entreprise », explique Hicham Abbad (KLB Group). Selon la variation de votre effectif, le prestataire de LLD adaptera le parc mis à votre disposition, tout en endossant les frais (assurance, contrôle technique, etc.). Du côté de vos locaux, il y a également moyen de gagner en flexibilité. « En période d'incertitude, sous-louer ses bureaux permet d'alléger le poids des loyers, indique Sophie Dupuich, dirigeante de Philosofi, cabinet conseil financier pour PME, membre du réseau de formateurs Demos. Il est nécessaire de recueillir l'accord du bailleur principal au préalable et de réserver un accès indépendant aux sous-locataires. » Autre solution: les centres d'affaires. Ceux-ci peuvent offrir une alternative à la location de bureaux classique et accompagner la fluctuation de votre activité. Vous souhaitez ouvrir une antenne en province pour tester le marché, mais sans vous engager à long terme? Passer par un centre d'affaires permet de bénéficier très rapidement de services et de bureaux équipés. « Un centre d'affaires possède ses hôtesses d'accueil, des moyens de reprographie, des salles de réunion et englobe le nettoyage des locaux », détaille Bruno Rebillé, vice-président du Synaphe, syndicat national des professionnels de l'hébergement d'entreprise. Les centres d'affaires sont, de ce fait, réputés coûteux. Il n'est pas rare d'en trouver autour de 500 euros HT par poste et par mois à Paris. Mais le coût est moindre en province. Par ailleurs, recourir à ce type d'hébergement permet d'éviter des frais comme les honoraires d'agence immobilière, le dépôt de garantie, les taxes locales, etc. « Les hébergeurs d'entreprise, eux, ne réclament qu'une avance de prestation d'au maximum trois mois », précise Bruno Rebillé, ajoutant qu'ils louent sans examiner l'historique et les comptes de l'entreprise cliente à la loupe. De quoi voir venir, en attendant une conjoncture plus clémente.

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Externalisation: les écueils à éviter

Bien border votre contrat d'externalisation est indispensable pour gagner en efficacité et être au clair avec la loi et votre prestataire. Tout d'abord, définissez des indicateurs de performance qui, s'ils ne sont pas respectés, entraîneront des pénalités: « On peut aller jusqu'à réduire le coût mensuel de la prestation, si le manquement nuit sérieusement à l'activité », explique Me Stéphane Leriche, avocat associé au cabinet parisien Bird & Bird. Délimitez clairement les tâches effectuées par le prestataire, qui doit être le seul à encadrer le personnel mis à disposition dans vos locaux, afin de ne pas vous exposer au risque de délit de marchandage ou de prêt de main-d'oeuvre illicite. Enfin, anticipez la fin du contrat et sa réversibilité: « Le prestataire doit restituer les informations utiles à la continuité de l'activité, qu'elle ait lieu avec un autre outsourceur ou qu'elle revienne dans le giron de l'entreprise cliente », souligne l'avocat.

Sophie Dupuich, dirigeante, Philosofi

Sophie Dupuich, dirigeante, Philosofi

Sophie Dupuich, dirigeante, Philosofi

« En période d'incertitude, sous-louer ses bureaux permet d'alléger le poids des loyers. »

Cédric Buisson, directeur exécutif, Horizontal Paris

Cédric Buisson, directeur exécutif, Horizontal Paris

Cédric Buisson, directeur exécutif, Horizontal Paris

« Externaliser tout ou partie de la prospection ne présente aucun risque pour le client, car seul le rendez-vous décroché est facturé. »

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Le prêt de main-d'oeuvre, une solution souple

Vous disposez de salariés en surnombre tandis qu'une autre entreprise, dans votre bassin d'emploi est en manque d'effectif? Ou bien l'inverse? Vous pouvez recourir au prêt de main-d'oeuvre à but non lucratif. « L'entreprise prêteuse met un salarié à la disposition d'une autre société à laquelle elle ne peut facturer que le salaire, les charges sociales et les frais éventuels du collaborateur », détaille Pascale Pérez de Arce, spécialiste en droit social aux éditions juridiques Francis Lefebvre. Ce qui permet notamment, en période difficile, d'alléger le coût de la masse salariale de l'entreprise prêteuse. La loi du 28 juillet 2011 impose à l'employeur qui souhaite prêter un salarié, de consulter les représentants du personnel et de recueillir l'accord du collaborateur dans un avenant écrit à son contrat de travail. Elle doit également établir une convention de mise à disposition, précisant la durée du prêt, le salaire et la qualification du collaborateur.

CE QU'IL FAUT RETENIR

- Les domaines qui ne relèvent pas de votre coeur d'activité peuvent être externalisés: accueil, informatique, paie, etc.
- Côté RH, de nombreuses solutions flexibles sont à votre disposition: intérim, groupement d'employeurs, etc.
- Si investir ne vous paraît pas adapté à la situation financière de votre entreprise, pensez à la location de courte, moyenne ou longue durée, au crédit-bail, aux centres d'affaires...