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VOS DOCUMENTS D'EDITION PARLENT DE VOUS

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Tous les documents qui sortent de l'entreprise sont potentiellement des vecteurs de messages et d'image. Reste à utiliser chaque support à bon escient pour enrichir votre relation client et développer votre visibilité. Mode d'emploi.

@ FOTOLIA/ NIAKC10

Crise oblige, les entreprises voient leur budget communication diminuer comme peau de chagrin. Dépenser pour communiquer n'est sûrement pas une priorité. Mais que diriez-vous d'une campagne qui ne vous coûterait presque rien? Peut-être seriez-vous prêt à passer à l'acte? Pour faire parler de votre société et de votre actualité, avez-vous déjà pensé à utiliser les documents que vous transmettez régulièrement à vos clients? En effet, chacun de vos supports d'édition courants, comme les factures, les devis, les e-mails, les cartes de visite ou le papier à en-tête, peut être enrichi et transformé en véritable support de communication.

Cette aubaine, les PME la saisissent rarement. « C'est dommage, car faute de moyens financiers, elles n'ont souvent que ces seuls documents pour véhiculer leur image», commente Jean-Jacques Urvoy, directeur de l'agence de conseil en développement commercial et communication Urvoy Conseil.

Si la carte de visite n'est pas conçue pour transmettre un grand nombre d'informations, il s'agit tout de même de l'un des premiers documents représentant votre entreprise. Pensez donc à y porter des éléments précis quant à votre fonction et votre activité (voir notre article «8 conseils pour réussir sa carte de visites», Chef d'Entreprise Magazine n° 37, avril 2009).

Communiquez grâce à vos supports papier

Autre document susceptible de mettre en avant votre société: le papier à lettres. «Sur ce support, un repiquage par un imprimeur - ou tout simplement l'ajout d'un message grâce à un logiciel de mise en page si vous le concevez en interne -peut être envisagé pour présenter la société ou son actualité», suggère Jean-Jacques Urvoy. Une règle à respecter: imprimer sur du papier de qualité (plutôt 100 grammes que 80 grammes). Quant aux enveloppes, mieux vaut éviter de les habiller. « Une enveloppe logotypée et marquée de messages propres à l'entreprise sera prise pour de la pure publicité, met en garde Pascal Chauvin, auteur de Communiquer avec un petit budget aux Editions Dunod, 2008. Ce support doit rester sobre. »

L'e-mail constitue un autre élément simple et gratuit sur lequel s'appuyer: «Quand l'entrepreneur appose sa signature au bas d'un courriel, il peut ajouter à son logotype une phrase d'accompagnement permettant de préciser son activité, de communiquer ses valeurs et, au-delà, d'informer sur l'actualité de l'entreprise », souligne Jean-Jacques Urvoy.

Bien que l'on parle beaucoup de dématérialisation, le papier semble avoir encore de beaux jours devant lui. «Le courrier papier présente une forte valeur d'attention: son taux de mémorisation dépasse 40 %, soit un taux deux à quatre fois supérieur à tout autre média», précise Laurent Richardeau, directeur marketing de Docapost DPS, le spécialiste des solutions et des services documentaires du groupe La Poste. «En outre, il s'avère que les documents papiers sont lus plusieurs fois et pendant trois minutes en moyenne», ajoute Jean-Manuel Jenn, président de la société InfoPrint Solutions. Les documents papier restent donc propices à un contact privilégié avec votre clientèle.

Rappelez qui vous êtes et ce que vous faites

«Toutes les raisons sont bonnes pour communiquer, assure Jean-Jacques Urvoy (Urvoy Conseil). L'obtention d'un prix ou d'un label, l'ouverture d'un nouvel entrepôt, l'extension du siège social, l'arrivée d'un nouveau collaborateur, le changement de logotype, la participation à un salon, le lancement d'un nouveau produit, etc. » Vous pouvez par exemple insérer en bas d'une facture un message du type: «Journées portes ouvertes le 18 juin, venez découvrir notre nouveau service X avec des ateliers pratiques». «Outre le côté économique et écologique, cette démarche permet de faire passer des informations institutionnelles sur l'entreprise, de mettre en avant des promotions, ou de rappeler tout simplement l'étendue de son offre», explique l'auteur Pascal Chauvin.

S'il paraît opportun de transformer les outils quotidiens de gestion en supports de communication, certaines règles s'imposent. «Le message ne doit pas phagocyter plus de 30 % de l'espace disponible», insiste Laurent Richardeau (Docapost DPS), qui suggère d'utiliser des codes couleurs propres à son activité ou aux messages à faire passer. Pascal Chauvin préconise, quant à lui, de faire simple et court, avec un texte d'une ou deux lignes. «Il est conseillé de bien réfléchir en amont avec le service marketing et commercial aux messages qui apparaîtront sur les documents », souligne à son tour Jean-Manuel Jenn (InfoPrint Solutions). Veillez aussi à les renouveler régulièrement, au moins tous les mois. Pour la réalisation, vous pouvez, si vous avez les compétences et le matériel en interne, composer vous-mêmes les documents, mais sachez que pour une communication de qualité, mieux vaut être accompagné. Les développeurs de solutions logicielles, les prestataires d'impression numériques et les sociétés présentant une offre globale sont de plus en plus nombreux. Comptez entre 1 000 et 2 000 euros HT par an (sans le prix de l'envoi) pour une solution complète de promotion et de personnalisation de votre courrier de gestion en mode hébergé.

ANAXOO >> Repères

- ACTIVITE: Opérateur téléphonique VoIP d'entreprise
- VILLE: Levallois-Perret (Hauts-de-Seine)
- FORME JURIDIQUE: SARL
- DIRIGEANT: Rémi Sourisse, 47 ans
- ANNEE DE CREATION: 2006
- EFFECTIF: 10 salariés?
- CA 2009: NC

REMI SOURISSE, directeur général d'anaxoo

REMI SOURISSE, directeur général d'anaxoo

TEMOIGNAGE

Nous enrichissons nos factures clients


«Joyeuses Pâques! Pour perpétuer une tradition bien sympathique, Anaxoo offre un gros oeuf en chocolat aux dix premières personnes qui appelleront le standard spécial 2010 au 01 72 70 20 10.» Voici ce que les clients de l'opérateur téléphonique d'entreprise sur internet Anaxoo pouvaient lire sur leur facture du mois d'avril. Communiquer sur les factures clients est devenu, depuis plus de deux ans, un exercice mensuel pour la PME. «Quand nous avons changé notre système de facturation en 2008, nous en avons profité pour développer un logiciel qui nous permet d'enrichir et d'égayer ce document tout en communiquant sur l'entreprise», relate Rémi Sourisse, directeur général d'Anaxoo. En quelques minutes, ce dernier appose un message d'une ou deux lignes sur la partie vide de la facture. il s'agit de rebondir sur les événements du calendrier, de lancer une promotion ou d'informer les clients sur les nouvelles potentialités des produits. «S'il reste difficile de mesurer l'impact exact de telles opérations, cette démarche nous permet néanmoins de parler de notre entreprise et de ses services à moindre coût, tout en augmentant notre capital sympathie», analyse le dirigeant. Le tout avec l'assurance d'être lu, voire relu.

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Sophie Sanchez