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VOS REUNIONS sont-elles EFFICACES?

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Les réunions sont des moments-clés de votre management, des occasions privilégiées pour communiquer avec vos équipes. Mais, pour être efficaces, elles doivent être organisées avec soin et, surtout, rigoureusement chronométrées.

 

1 Avant de planifier une réunion, je m'assure qu'elle est nécessaire et que le problème ne peut pas être réglé par téléphone ou par mail.

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2 Les réunions stratégiques sont programmées trois mois avant le début de l'année pour permettre à chacun de s'organiser.

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3 Je suis un adepte des réunions-flashs, d'une durée maximale de quinze minutes, afin de faire face aux imprévus.

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4 Pour chaque réunion, j'essaye de me fixer un objectif.

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5 Je demande à mon équipe de direction de livrer un maximum d'informations et de jouer cartes sur table lors des réunions.

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6 Je commence à l'heure et je n'attends pas les retardataires. Car, en cas de retard, je montrerais à mes équipes que cette réunion n'est pas importante.

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7 Chaque participant sait quels éléments il doit préparer avant la réunion.

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8 Pour les réunions, mon entreprise a mis au point des formulaires de présentation sous Word ou PowerPoint.

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9 J'envoie à tous les participants une confirmation écrite comprenant l'objet de la réunion, les sujets à traiter, les travaux demandés, les documents à remettre, ainsi que l'heure précise de début et de fin.

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10 Je consacre 20 minutes, à l'issue de la réunion, pour m'accorder avec les autres participants sur les données à communiquer au personnel.

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11 Pendant les réunions, il est interdit d'utiliser le téléphone portable ou l'e-mail.

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12 Avant chaque réunion, le ménage est fait afin que les informations inscrites sur les tableaux lors des réunions précédentes soient effacées.

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13 Quand une réunion dure au moins une demi-journée, je propose des pauses d'un quart d'heure, toutes les 90 minutes, à mes collaborateurs.

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14 Je rédige le compte rendu directement après la réunion.

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15 La réunion se tient souvent en cercle restreint et ne comprend que les personnes utiles à la résolution du problème.

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16 Chacun reçoit, très rapidement après la réunion, un point écrit sur un planning des actions qui ont été décidées.

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17 Les réunions stratégiques, comme les réflexions sur le long terme ou la veille commerciale et concurrentielle, sont organisées en dehors du lieu de travail.

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18 Les réunions avec l'équipe dirigeante sont précédées ou suivies d'un repas, afin d'aborder des points informels.

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19 J'organise des réunions sortant du contexte strictement professionnel sur l'économie, la sociologie ou la culture pour oxygéner mes équipes.

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20 souvent, j'ai recours aux moyens modernes de communication, comme l'intranet, la vidéoconférence, les réunions téléphoniques à distance ou encore le bureau virtuel...

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21 Au début de chaque réunion, nous faisons le point sur les plans d'action décidés lors des réunions précédentes.

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22 A chaque réunion, un nouvel animateur dirige la réunion, à tour de rôle.

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23 Les comptes rendus des réunions sont accessibles à tous les participants sur l'intranet de l'entreprise.

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24 Je connais au moins 4 méthodes de réunions créatives: la technique du groupe «muet», la méthode des Post-it, le métaplan, le brainstorming...

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25 Mes collaborateurs osent exprimer des critiques lors des réunions.

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RESULTATS

De 250 à 150 points: Des réunions stimulantes

Bravo! Vous êtes passé maître dans l'art de diriger une réunion. Vos collaborateurs souhaitent s'y investir et ce qui en ressort se traduit clairement dans les résultats de votre entreprise. Vous devriez apprendre aussi à vos collaborateurs à manager une réunion, comme vous le faites, afin de généraliser ce savoir- faire dans votre entreprise.

De 149 à 80 points: Des réunions qui peuvent gagner en efficacité

Vous savez diriger une réunion, vous en connaissez les techniques et les ficelles. Néanmoins, elles manquent d'efficacité: peut-être sont-elles trop longues, pas assez structurées. Transformez les 25 affirmations du test en conseils pour progresser. Et tâchez de vous améliorer sur des points de détail, comme l'art de poser les bonnes questions, de faire une écoute active ou de stimuler la prise de parole des participants.

De 79 à 0 points: Des réunions qui manquent de stratégie

Vous n'avez pas l'habitude d'organiser des réunions, mais vous parez aux problèmes «au fil de l'eau» avec vos collaborateurs, sans que les choses soient vraiment planifiées. Mais vous devez avoir conscience qu'une réunion pourrait être un accélérateur de productivité et de qualité. Investissez dans une formation sur la communication managériale ou déléguez l'animation des réunions.

Mot clés :

Jean-Louis Muller