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VOYAGES D'AFFAIRES: METTEZ FIN AUX FACTURES QUI S'ENVOLENT!

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Qu'ils soient occasionnels ou réguliers, les voyages d'affaires représentent un poste de dépense considérable pour les PME. Avec un peu de bon sens et quelques bonnes habitudes, vous réaliserez des économies, sans pour autant rogner sur le confort. Explications.

Vingt mille euros par an. Tel est le budget moyen consacré par les PME aux voyages professionnels, selon l'observatoire des déplacements des TPE-PME du prestataire de services Avexia Voyage paru en mars 2011.Faut-il alors arrêter les déplacements pour réduire la note? «Les PME ne sont pas prêtes à faire l'impasse sur les voyages d'affaires: ils sont essentiels, notamment pour soigner leurs relations avec les clients les plus fidèles», répond Régis Chambert, consultant indépendant en voyages d'affaires. Ils sont aussi importants pour prospecter et prendre contact avec d'éventuels nouveaux fournisseurs.

@ FOTOLIA/LD

1. VOYAGEZ AVEC BON SENS

Thierry Fabre, p-dg de la PME marseillaise Sénidéco (18 salariés), spécialisée dans les peintures décoratives, voyage une semaine sur deux. Sur ses 3 millions de chiffres d'affaires annuels, 60 % sont le fruit de l'export. Sénidéco est présente au Japon, en Russie et en Ukraine. Son budget voyage avoisine les 85 000 euros par an, avec près de 50 000 euros déboursés uniquement pour l'aérien. «Il est hors de question de ne pas aller à la rencontre de mes clients qui ont besoin de toucher les produits que je vends. C'est pourquoi je recherche le meilleur rapport qualité/prix pour mes déplacements», explique Thierry Fabre. Comment? En établissant, sinon une politique de voyages, du moins des règles de conduite liées aux prix et aux modes de paiement. «Rares sont les politiques de voyage instaurées au sein des petites entreprises, atteste Thomas Busser, responsable marketing chez Avexia Voyages. Dans ce cas, l'organisation repose sur le bon sens et de règles connues de tous. » Réalisez un audit de vos coûts de voyages d'affaires. Analysez vos pratiques en matière de réservation (en avance ou au dernier moment, etc.), les modalités de remboursement de vos billets (des tarifs plus chers mais plus flexibles) et le niveau de confort accepté, qu'il s'agisse des moyens de transport ou de l'hébergement.

Je n'ai pas de temps à consacrer à la gestion de mes déplacements. Mon agence de voyage sait où trouver les bons plans. THIERRY FABRE, p-dg de Sénidéco

Je n'ai pas de temps à consacrer à la gestion de mes déplacements. Mon agence de voyage sait où trouver les bons plans. THIERRY FABRE, p-dg de Sénidéco

2. SACHEZ CHOISIR VOTRE NIVEAU DE CONFORT

Pour des trajets en France, l'avion est-il vraiment justifié? De plus en plus, les entreprises privilégient le ferroviaire pour des raisons économiques et écologiques.

Dans les airs, la seconde classe suffit pour des vols moyens courriers. A noter, l'émergence des classes intermédiaires, entre la première et la seconde, comme l'offre Premium voyageurs d'Air France. Elle permet de bénéficier d'un certain confort (sièges élargis, enregistrement plus rapide, kit de voyage offert, etc.) à moindre frais. Des économies sont réalisables à chaque étape du voyage: en louant une voiture d'un segment inférieur, en privilégiant un hôtel 2 étoiles plutôt qu'un 3 étoiles, etc. Faire des économies à toutes les échelles, c'est la politique du «best buy» (c'est-à-dire acheter au meilleur tarif). Cela ne signifie pas pour autant que les entreprises ont recours au low cost, décrié pour son manque de services.

N'hésitez pas à comparer les offres pour choisir la plus avantageuse. A prix identiques, l'accent sera mis sur la négociation de services complémentaires comme le transport entre l'aéroport et l'hôtel, le changement de devises, les petits déjeuners, la connexion Internet gratuite, etc.

3. SOYEZ FIDELE, C'EST PAYANT

Pour ne pas rogner sur la qualité des services, une autre astuce existe: les programmes de fidélité.

Dans le secteur du transport aérien, par exemple, il vous est possible de cumuler les voyages réglés auprès des mêmes prestataires et votre fidélité est récompensée par un surclassement gratuit ou des billets offerts. Le p-dg de Sénidéco, Thierry Fabre, collectionne les cartes de fidélité... et a déjà remporté plus d'un aller-retour en avion gratuit. «J'ai inscrit mes collaborateurs les plus mobiles au même programme de fidélité que moi. Tout le monde y gagne», apprécie le chef d'entreprise.

4. AIDER PAR UN PROFESSIONNEL

Vous manquez de temps pour dresser un panorama exhaustif de toutes les offres? Pensez à externaliser cette mission. En vous appuyant sur l'aide d'un spécialiste type agence de voyage, vous gagnez en temps et en argent.

Le voyagiste met à votre disposition des offres personnalisées et avantageuses, puisque négociées auprès de chaque acteur. Le dirigeant globe-trotter Thierry Fabre passe, lui aussi, par une agence de voyage. « Je n'ai pas de temps à consacrer à la gestion de mes déplacements. L'agence de voyage, qui connaît mes préférences, sait où trouver les bons plans. »

De plus, ces structures possèdent des logiciels adaptés. Grâce à un système de saisie automatique, le serveur repère en un instant les propositions correspondant à votre demande. Il peut aussi être relié au service comptable de votre entreprise et permettre un reporting automatisé. Les risques d'erreur, ainsi que les délais de saisie et de remboursement, s'en voient réduits.

5. REGLEZ LES FRAIS DE DEPLACEMENTS

Aujourd'hui, plus de trois PME sur cinq pratiquent le remboursement sur notes de frais. « Cette méthode est plutôt avantageuse pour les entreprises car, en utilisant sa carte bancaire personnelle, le collaborateur limite de lui-même les frais », assure Régis Chambert, consultant indépendant en voyages d'affaires. Assurée en interne, la gestion des notes de frais se fait le plus souvent sur Excel, ce qui implique des frais supplémentaires car beaucoup de temps est consacré à remplir ce tableau.

Les agences de voyage disposent, quant à elles, du SBT (self booking tool), un système de contrôle, a priori automatique, de la commande, qui fonctionne grâce au paramétrage des habitudes de voyage de l'entreprise. De même, le SBT permet de réaliser un contrôle a posteriori, lorsqu'intervient la facture. Il est alors accompagné d'un reporting complet qui retrace les réservations et recense les notes de frais. Il propose ainsi une vision complète des dépenses. Enfin, le système fournit des statistiques sur les choix des collaborateurs. Si l'un d'entre eux n'a pas respecté les règles internes, l'information sera automatiquement relayée auprès de l'agence de voyage ou du comptable de l'entreprise.

Le self boosting tool peut aussi mettre en avant les économies réalisées. S'il est, en plus, couplé à un logiciel de comptabilité, c'est l'ensemble du traitement de la note de frais qui s'en trouve accéléré. Une économie potentielle de 70 % du temps passé sur la gestion interne des notes defrais!

ZOOM
Sensibilisez vos collaborateurs!

Réaliser quelques économies sur les coûts des voyages d'affaires, d'accord, mais encore faut-il éviter de heurter la sensibilité de vos collaborateurs. Evitez donc de sombrer dans l'excès et de traquer la moindre note de frais. Cela vous portera préjudice: vos collaborateurs, qui peuvent se sentir épiés, risquent d'être démotivés. De même, ils peuvent se sentir lésés si, par exemple, ils n'ont plus le droit de voyager en première classe. «Si vous abaissez le niveau de prestation, les salariés peuvent avoir le sentiment que l'on dégrade en même temps leur statut social », met en garde Noëlle Labeille, responsable communication de Novalto, spécialiste des achats des TPE-PME. Alors, quelle solution adopter? «Responsabiliser ses collaborateurs», suggère l'experte. Dans un premier temps, diffusez, en interne, un document qui rappelle les consignes en matière de déplacements. Ensuite, si le collaborateur doit réserver lui-même son voyage, sensibilisez-le à la comparaison des offres. Regardez, en même temps que lui, les propositions les moins chères et étudiez-les. A ce tarif, que comprennentelles? Y a-t-il des frais supplémentaires non pris en compte (comme par exemple les petits-déjeuners)? Si c'est une agence qui se charge de la réservation du voyage, elle doit rester en contact avec le collaborateur pour répondre à ses besoins, mais aussi lui expliquer ce qui se cache derrière les tarifs affichés. Pour Noëlle Labeille, il est important que «le salarié reste maître de son voyage». Il aura le sentiment d'être pris en considération, son bien-être sera préservé.

A SAVOIR
Top 5 des leviers d'optimisation des dépenses en matière de déplacements

1 Choisir le train plutôt que l'avion
2 Réserver à l'avance
3 Acheter sur Internet
4 Souscrire un abonnement autoroutier
5 Privilégier la route
Source: Observatoire des déplacements des TPE-PME Avexia Voyages, mars 2011

ZOOM
Comment les PME rationalisent-elles les moyens de paiement?

66% Remboursement sur notes de frais
35% Carte corporate ou d'entreprise
21% Facturation directe par l'agence de voyage
19% Remboursement à partir du relevé de carte personnelle du collaborateur
19 % Avance de fonds par l'entreprise
3% Carte logée (business travel account - BTA, c'est-à-dire un numéro de compte loge dans une agence de voyages)
Source: Observatoire des déplacements des TPE-PME Avexia Voyages, mars 2011