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VOYAGES D'AFFAIRES: des offres désormais dédiées aux PME

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Touchés par la crise financière et face à une rude concurrence, les transporteurs misent sur le voyage d'affaires, un des créneaux les plus lucratifs du secteur. Et ciblent plus particulièrement les PME.

Faible croissance oblige, les entreprises sont de plus en plus contraintes de développer leur business en dehors de l'Europe, notamment en Asie. Ce qui entraîne une hausse importante de leur budget voyages. Les principaux voyagistes, qui ont détecté le potentiel de croissance sur le marché des PME-PMI, se sont engagés dans une bataille sans précédent. Ainsi, ces entreprises qui, hier encore, n'étaient que les parents pauvres du voyage d'affaires, peuvent désormais accéder aux mêmes produits que les multinationales.

Les acteurs du marché tentent de se démarquer avec des services à valeur ajoutée. Car ce qui plaît par-dessus tout aux PME, c'est la personnalisation. Chez Avexia Voyages, agence dédiée aux PME sous contrat de licence avec American Express, comme chez Egencia, agence de voyages d'affaires appartenant au groupe Expedia, un système d'identification permet de connaître les habitudes de chaque PME et de leur attribuer un interlocuteur unique. Si vous misez sur la proximité, sachez qu'Avexia Voyages compte 11 agences en France, tandis que Manor, groupement d'intérêt économique d'une soixantaine d'agences indépendantes, propose près de 405 points de vente en plus de son logiciel de réservation en ligne.

Avantage non négligeable, les agences peuvent accompagner la définition de la politique de voyages de l'entreprise. Dans ce domaine, inutile de multiplier les interlocuteurs: mieux vaut construire une relation durable avec une enseigne qui connaisse bien vos besoins. Il peut également être judicieux de mettre en place un groupe de travail. Objectif: fixer les modalités des dépenses autorisées en matière de transport ou d'hôtellerie. «Par exemple, si le voyage dure moins de quatre heures, imposez une classe économique. Au-delà, on peut autoriser une classe affaires», estime Christian Coulaud, p-dg de Runaworld. Le recours à l'avion ne doit pas non plus être systématique, surtout dans le cadre de déplacements nationaux. Par ailleurs, les outils de reporting sont très utiles. Carlson Wagonlit Travel a ainsi mis au point une solution globale en ligne pour mieux analyser et gérer les programmes de voyages. Enfin, il peut être intéressant de faire appel à des offres couplées afin d'optimiser vos déplacements. «Notre conseiller peut non seulement vous trouver le meilleur tarif, mais aussi vous proposer tous les services liés à votre déplacement professionnel, qu'il s'agisse de la réservation d'un hôtel ou de l'organisation de séminaires ou de réunions», illustre Christophe Derumez, p-dg d'Avexia Voyages.

1 PRIX
NEGOCIEZ DES TARIFS PREFERENTIELS

Désormais attentifs aux besoins des Pme, les acteurs du voyage d'affaires proposent des prix attractifs. mais comment s'y retrouver face à une offre de plus en plus diversifiée? Décryptage.

Ils sont peu à l'avouer, mais pratiquement tous les voyagistes décrochent les mêmes prix et réductions, pour la simple raison qu'ils se regroupent au sein de salles de marchés dédiées aux voyages. Dans le secteur aérien, il existe même de véritables cotations, car les tarifs évoluent d'heure en heure. Que ce soient des réseaux indépendants, des regroupements d'agences ou des prestataires directs de services, les voyagistes mettent souvent en avant les réductions générées par ces politiques d'achats communes. «Nos tarifs négociés permettent de proposer des réductions allant de 5% à 30% en fonction de la destination et du type de voyage», détaille Christophe Derumez, p-dg d'Avexia Voyages, agence dédiée aux PME sous contrat de licence avec American Express. Principal avantage: ce nouveau service ne nécessite pas, pour l'instant, d'abonnement. Christophe Pingard, vice-président Europe d'Egencia, annonce, lui, «des réductions de 15 à 20% sur l'aérien, de 11% sur le train et des coûts d'agence divisés par deux». Petit plus, le nouveau service Egencia Promise vous assure de pouvoir bénéficier du meilleur prix du marché sur les billets d'avion. Si vous trouvez, le jour où vous avez effectué la réservation, un tarif moins élevé pour le même vol, les conseillers vous remboursent la différence et se chargent de modifier la réservation sans frais supplémentaires.

Pour réaliser des économies en matière de voyages d'affaires, vous devez garder cette règle d'or à l'esprit: réservez autant que possible vos voyages longtemps à l'avance. «Les PME doivent impérativement apprendre à anticiper leurs déplacements car plus on réserve tôt, moins c'est cher», martèle Christophe Pingard. Ainsi, un vol Paris-Shanghai réservé mi-novembre pour un départ le 7 décembre vous coûtera 100 euros de plus qu'un voyage prévu le 7 février 2009 (720 euros avec Air China). Idem avec la SNCF: un trajet Paris-Marseille réservé à l'avance peut coûter aux alentours de 35 euros, contre une centaine d'euros pour un billet acheté le jour même.

Les cartes de fidélité proposées par les compagnies aériennes constituent une autre source d'économies. Toutefois, elles présentent un inconvénient: pour profiter au maximum des remises, il faut toujours faire appel au même transporteur. En revanche, les avantages sont nombreux et varient selon les compagnies. A noter que la SNCF a également lancé une offre pro, avec service d'échanges ou de remboursement et accès de dernière minute.

Dernier levier pour réduire les coûts des voyages d'affaires: se rapprocher des chambres de commerce et d'industrie, qui organisent régulièrement des missions économiques à l'étranger afin d'encourager les PME à exporter.

2 RESERVATIONS
PROFITEZ DE LA PERCEE D'INTERNET

Depuis l'avènement des portails dédiés à la réservation de voyages, le secteur connaît une profonde mutation. Et les PME-PMI sont les premières à bénéficier de nouvelles opportunités.

La chasse aux dépenses superflues est ouverte. Les budgets voyages devraient être largement revus à la baisse en 2009. C'est la raison pour laquelle plus de la moitié des entreprises ont désormais adopté des politiques voyages formalisées: directives d'achats de plus en plus précises, contrôle des notes de frais, validation des déplacements et sélection de fournisseurs privilégiés. Afin de réaliser des économies, 47% des entreprises passent par des sites spécialisés et 33% utilisent des «self-booking tools» (des logiciels de réservation en ligne), selon une étude menée par Mondial Assistance en 2008, contre 20% qui continuent de faire appel à des agences de voyages traditionnelles.

La réservation sur Internet prend donc de plus en plus d'importance. «Avec notre site privatif de réservation en ligne qui compare les offres en temps réel, vous avez une vue exhaustive sur une destination, y compris les tarifs Prem's de la SNCF ou les propositions des compagnies low cost, ce qui vous garantit le tarif le moins élevé», argumente Christian Coulaud, p-dg de Runaworld, spécialiste du voyage d'affaires en ligne. L'abonnement coûte 2 000 euros par an et les frais de transaction sont compris entre 15 et 20 euros. Dans la même optique, Alliance Oneworld a lancé un nouveau site plus facile d'utilisation, dédié au programme BusinessFlyer: «Les PME-PMI s'inscrivent sans engagement de durée, et ont accès à des tarifs réduits à destination de plus d'une centaine de villes en Europe, en Amérique du Nord et du Sud, en Asie et en Australie, en échange de leur fidélité», explique Isabelle Gannoun, responsable des marchés France, Suisse et Italie. Les billets peuvent être achetés en ligne (5 euros par transaction) ou via une agence de voyages désignée par l'entreprise. Enfin, la mise à disposition de différents outils en ligne s'est étendue aux producteurs de services (compagnies aériennes et ferroviaires, chaînes d'hôtels et loueurs de voitures). Les PME-PMI peuvent ainsi non seulement accéder à de meilleurs tarifs mais aussi réduire les coûts de transaction et bénéficier de reportings précis...

D'ici à la fin de l'année, selon le cabinet américain indépendant Pho-CusWright, 40% des voyages achetés en Europe devraient être réservés via Internet.

A RETENIR

Pour voyager tranquille, assurez-vous
A l'étranger, le moindre problème peut très vite tourner au cauchemar. «La majeure partie des PME ne pensent pas à assurer les voyages d'affaires. Pourtant, chez ACS, les primes ne coûtent qu'entre 80 et 150 euros par an et par personne assurée», souligne Didier Da Rin, directeur d'ACS, cabinet d'assurances spécialisé dans la mobilité internationale. La prime d'un bon contrat d'assurances doit être négociée sur le nombre de personnes voyageant au sein de votre entreprise. Inutile de donner les noms des personnes concernées ou de déclarer chaque déplacement puisque ces contrats sont établis sur votre bonne foi. En fonction des destinations, étudiez bien les différentes garanties (frais médicaux, recours en cas de vol, annulation de voyage, perte des bagages, etc.). Et veillez à ce que les garanties ne soient pas limitées dans la durée.

A SAVOIR

Les spécificités des voyages des PME-PMI


Les PME comptant entre 10 et 50 salariés font presque autant voyager leurs collaborateurs que celles comprenant de 50 à 500 salariés, avec une moyenne de 17 voyages par an. C'est ce que révèle une étude réalisée en 2008 par StrategyOne pour l'agence Egencia, en France, au Royaume-Uni, en Allemagne, aux Etats-Unis et au Canada. Toutefois, si les voyageurs des PME partent moins fréquemment à l'étranger que ceux d'entreprises plus grandes, ils passent plus de nuits à l'hôtel lors de leurs déplacements professionnels.