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Productivité : un jeu d'enfant avec les outils numériques ?

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Se transformer numériquement, c'est bien. Mais avec des outils d'optimisation de la productivité ludiques, c'est encore mieux. Exploration des méthodes de travail offertes par le numérique, leviers du futur (proche).

Productivité : un jeu d'enfant avec les outils numériques ?

L'heure est aujourd'hui à la réflexion avant le grand saut. Comment se transformer avec intelligence ? Avec l'ère numérique, l'ordinateur est devenu le sujet principal de l'action et trône désormais seul sur des bureaux épurés. À la souveraineté du courrier électronique se substitue peu à peu l'emploi de logiciels exhaustifs intégrant dans un même ensemble calendriers, modules de gestion du temps de travail, ­messageries instantanées et appels VoIP. C'est le cas de Slack, la "starlette" du moment des logiciels dans le cloud. Cette licorne californienne impétueuse au slogan équivoque, "Be less busy" (Soyez moins occupés), a passé en mai dernier la barre des trois millions d'utilisateurs actifs, en proposant une manière inédite de travailler à plusieurs en temps réel. Adopté de façon massive par les start-up, TPE et PME, le logiciel dispose d'une version sur navigateur mobile et d'un client bureau. Gratuit, Slack n'est pas limité en nombre d'utilisateurs, mais il est préconisé jusqu'à 200 utilisateurs pour conserver sa fluidité. Pour débloquer des fonctionnalités supplémentaires (stockage, appels en conférence, support technique...), il faut ajouter entre 6 et 12 dollars par mois. La version Entreprise est en cours d'élaboration et le logiciel, encore en anglais, est compatible avec de très nombreuses applications de gestion du temps de travail et de stockage de documents telles que Google Drive.

Interface de Slack, plateforme de gestion et messagerie instantanée.


Slack n'est pas seul dans sa catégorie, il est talonné par Asana, une autre interface web et mobile gratuite, pensée par le cofondateur de Facebook, Dustin Moskovitz, pour gérer et planifier les tâches d'un projet en équipe. Asana est une sorte de tableau de Post-It virtualisé en listes de tâches que l'on s'amuse à décrocher du "mur" une fois le travail accompli (on coche les cases des travaux accomplis). Les équipes d'ingénieurs et développeurs sont les plus gros consommateurs de ces plateformes pour suivre l'avancement des projets en agilité. Des médias et entreprises libérées ou aux sièges délocalisés les utilisent pour communiquer avec leurs équipes en direct.

Interfaces addictives

Simples et accessibles, ces interfaces doivent leur succès à leur conception intuitive et ludique. On est à l'ère de l'UX. L'expérience-utilisateur est la pierre angulaire des nouveaux usages du numérique. Tout doit être efficace, puissant et amusant. Les services s'adaptent aux usagers plutôt que l'inverse et sont pensés pour générer des émotions positives. Ce qui était considéré comme des "joujoux pour geek", les tchats, les forums ou les conversations en direct sur les jeux vidéos en ligne, inspire la sphère professionnelle. La transformation numérique copie ici les codes des créateurs d'innovation de la Silicon Valley et leur tendance à transformer les espaces de travail de leurs équipes en oasis pour technophiles, colorées et confortables. En sous-texte, l'idée, c'est qu'un salarié bien traité est un salarié productif.

Productivité

Selon le baromètre annuel de l'éditeur Saas Wisembly en partenariat avec l'Ifop, les cadres français gaspilleraient 10 jours par an en réunions inefficaces. Des réunions dont 80 % dureraient plus d'une heure, sans forcément faciliter le processus de prise de décision. Pour y remédier, Microsoft a lancé Delve Analytics, une interface d'autogestion du temps de travail insérée dans la suite Office 365. On peut consulter d'un coup d'oeil le temps consacré aux réunions ou celui passé à rédiger des mails, hiérarchiser les priorités en fonction pour se fixer de nouveaux objectifs le mois suivant. L'offre est adaptée aux dirigeants comme aux collaborateurs, reste confidentielle et peut être activée ou désactivée à loisir.

L'écran interactif Microsoft Surface Hub.


Interactivité

Autre outil collaboratif chez Microsoft, le Surface Hub, un écran géant interactif, connecté et tactile. Alexandre Cipriani, responsable de l'offre Office 365 Entreprise chez Microsoft, précise: " C'est une réinvention de la réunion d'entreprise qui est proposée, avec une stratégie d'ouverture vers l'interopérabilité des services de la part de Microsoft." Pour garder une continuité inter-services, Microsoft a noué des partenariats avec Slack, Asana, Dropbox, Salesforce et Mailchimp pour les rendre compatibles avec la suite Office 365. Ce tableau interactif intègre de nombreuses technologies, dont deux caméras grand angle HD, une reconnaissance vocale, des appels en visioconférence, la prise de notes interactive et le partage de documents. Il est disponible sur le marché français depuis le 21 juin et coûte 8 500 € dans sa version 55 pouces et 21 000 € en format 4K 84 pouces (prix publics moyens estimés).

En parallèle sortent au compte-gouttes des assistants connectés chez les géants d'Internet, Google avec Google Home, ou Amazon avec son "majordome" Echo. Constat : plus on miniaturise le noyau dur de ces technologies, plus l'accent est mis sur leur design pour favoriser leur appropriation. La "gadgetisation" des outils et interfaces bureautiques se fait en augmentant leur puissance et avec la conscience que les générations qui arrivent rendront obsolètes des modèles que l'on croyait durables. Attention toutefois à ne pas vous perdre dans le vaste univers de ces outils et à opérer une veille attentive afin de bien choisir ceux qui conviendront le mieux à votre entreprise. La plupart ont l'avantage d'avoir des versions test ou d'être gratuits jusqu'à un certain nombre d'utilisateurs.