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La technologie au service de la mobilité

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Avec un simple smartphone, vous pouvez être aussi efficace en déplacement qu'au bureau. Voire plus, si l'on s'approprie efficacement les nombreuses solutions qui facilitent le travail en mobilité. Et incitent à toujours plus de collaboration.

La technologie au service de la mobilité

Rien ne remplace une rencontre en face à face, tout le monde s'accorde à le dire. Et ce, même s'il faut avaler des kilomètres. D'autant que les nouvelles technologies facilitent grandement la vie du salarié ou du dirigeant en mobilité. Il y a une application pour tout, même pour lutter contre les effets du décalage horaire avec, par exemple, Entrain, un programme personnalisé de réadaptation basé sur la lumière. Définitivement, l'objet à ne pas oublier quand on part en déplacement, c'est son smartphone.

Le risque étant faible, tant il a pris d'importance dans nos vies personnelle et professionnelle. Problème : il a beau être smart, le téléphone permet surtout des communications en one-to-one, et peut s'avérer limité quand on a besoin d'organiser une conf call avec ses collègues. Skype, WhatsApp et autres messageries instantanées se sont, certes, adaptées pour permettre aux équipes de rester en contact à distance, mais elles ne sont pas conçues, à la base, pour cela.

Une myriade de solutions

Pour faciliter le travail nomade, on peut bien sûr se tourner vers un des géants du marché comme l'outil de communication intégrée Slack, utilisable depuis n'importe quel navigateur web, Office 365 et sa messagerie professionnelle instantanée, ou encore Google Apps qui permet de travailler à distance et à plusieurs sur un même document, et de migrer son CRM vers le cloud. On peut aussi encombrer son smartphone d'applications comme CamCard, gestionnaire de cartes de visite, ou Hotelub, réseau social pour voyageurs d'affaires désireux de briser leur solitude.

Sauf que la multiplication des applications séparées aurait plutôt tendance à créer de la complexité. Bien sûr, certains métiers, où il s'agit essentiellement de faire remonter une information, préféreront toujours des solutions verticales. La plupart se sont d'ailleurs déjà équipés de logiciels dédiés. "Mais pour les autres, ceux qui sont en déplacement et souhaitent avoir accès à toutes les données dont ils ont besoin, il faut une autre réponse", souligne Antoine Duboscq, fondateur de Wimi en 2010, qui s'est d'abord construite comme une alternative à Dropbox. "Le partage de documents est essentiel, mais pour gagner en productivité, il faut pouvoir les hiérarchiser et gérer les droits", poursuit-il.

Autant de fonctions intégrées dans cet outil agile. La synchronisation des données, même hors ligne, permet d'unifier les espaces de travail pour chaque projet malgré la distance (il faut compter 15 euros par utilisateur et par mois pour la version la plus complète). Plus besoin de réunir de documents avant le voyage, on peut partir au pied levé et, au retour, communiquer les résultats, les prises de commandes ou les inputs.

Rester en contact, c'est bien, mais pouvoir travailler en mobilité c'est mieux. C'est justement une des idées fortes d'Azendoo, créée il y a cinq ans en plein boom des réseaux sociaux d'entreprise. "On a voulu, non pas tuer l'e-mail, mais le transformer en tâche. Car communiquer, ce n'est pas la même chose que s'organiser", explique Greg Lefort, son dirigeant. Cette solution horizontale permet à chacun de gérer sa "to do list" et mieux définir ses priorités. "Les collaborateurs savent ce qu'ils ont à faire, mais comme on ne fait rien seul, on s'organise mieux si l'on sait, en temps réel, où en sont les autres. On peut discuter à l'intérieur d'une tâche et y mettre des documents", poursuit-il.

Des solutions qui s'adaptent

Le coût de ces solutions étant raisonnable, "ce serait dommage de s'en priver", lance Julien Seligmann, fondateur de Bubble Plan, outil de gestion de projet particulièrement adapté à la mobilité. En revanche, tous insistent sur le fait qu'il faille s'approprier l'outil et "accepter de changer ses manières de travailler" , avec une application "qui fasse envie".

Pour ceux qui ne veulent pas être envahis, les utilisateurs d'Azendoo peuvent par exemple choisir de ne recevoir qu'une notification quotidienne qui leur montre tous les mails échangés entre les collaborateurs dans la journée. "On échange beaucoup avec les PME et les start-up qui sont nos cibles premières. Et on adapte en permanence la solution à leurs usages", souligne encore Julien Seligmann. Car le travail en mobilité, qui impose plus de collaboration au sein de l'entreprise, ce n'est pas seulement des outils mais aussi des méthodes.

Tous s'accordent à le dire : ces outils changent la manière de travailler. Et il faut dédier une personne dans l'équipe pour accompagner cette mutation qui ne soit pas forcément un geek invétéré. Au final, les véritables besoins en mobilité seraient plutôt, comme le souligne Antoine Duboscq, "simplicité et universalité, sécurité et interconnexion à des systèmes d'entreprises". Des outils peu onéreux encore une fois, de l'ordre de quelques dizaines d'euros mensuels, qui peuvent d'ailleurs s'avérer un investissement vers l'optimisation du télétravail version 2.0. "Nous sommes en cohérence avec les nouvelles façons de travailler, souligne Greg Lefort. Personnellement, si un collaborateur, pour n'importe quelle raison, me demande de travailler hors du bureau, la réponse est oui. Pour l'arranger mais aussi parce que je sais qu'il ne sera pas moins productif qu'en open space où, de sollicitation en distraction, on perd beaucoup de temps." Vive la mobilité !

Témoignage

"C'est une question de culture"

Maïa Baudelaire, CEO de Sustainable & Co

S 'il est une adepte de la mobilité, c'est bien elle. Ancienne cadre pour des grands comptes dans l'agroalimentaire, Maïa Baudelaire a créé une société de coaching nutritionnel et développé une solution mobile comme un "Shazam diététique" répondant aux interrogations sur la base de photos de frigo ou d'assiettes. "Pendant quinze ans, j'étais tout le temps dans l'avion ", se souvient cette entrepreneuse, qui estime qu'on est " plus réactif en mobilité. C'est scientifique !".

De sa période nomade, elle a donc gardé de bonnes habitudes qu'elle a insufflées à une équipe plutôt jeune, d'une moyenne d'âge de 26 ans : "C'est avant tout une culture qui n'est pas très française même si les choses évoluent." Concernant les outils, la nutritionniste avoue avoir essayé "un tas de choses", pas forcément efficaces. Pour la planification des tâches, Trello s'est vite avéré trop contraignant. "S'il faut gérer l'outil de gestion qui devient une source disruptive, ce n'est pas la peine ! ", estime cette adepte de WebSapp pour les échanges. " Sinon, toutes nos infos sont en partage sur le cloud, où elles sont en sécurité", poursuit-elle.

C'est aussi cette question de la confidentialité des données qui l'a poussée à abandonner d'autres outils, du type mur de Post-it virtuels. "Il faut que l'appropriation soit facile", insiste-t elle, tout en privilégiant la confiance : "Les collaborateurs connaissent les deadlines, pour le reste, ils gèrent ! Surtout si on n'est pas en face à face." Avec, tout de même, un Skype par semaine et des messages WebSapp en cas d'urgence.

Sustainable & Co
Activité : Coaching nutritionnel en ligne
Lieu : Issy-les-Moulineaux (Hauts-de-Seine)
Dirigeante : Maïa Baudelaire, fondatrice
Année de création : 2014
Effectif : 30 salariés
CA 2016 : NC