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Les bonnes pratiques pour des notes de frais 100% conformes ! 

Publié par / Avec la Marketplace le - mis à jour à

Toutes les entreprises, sont confrontées au challenge de la gestion des notes de frais. Assurer un suivi et un contrôle efficaces sur les dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs fait partie de ce challenge et n’est pas une mince affaire ! 

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La réduction des coûts de traitement est essentielle, mais il ne faut pas oublier que différents éléments entrent en jeu lorsqu’il s’agit de coûts liés à la gestion des notes de frais. Il y a les dépenses réellement engagées mais pas que, comme expliqué dans notre précédent article ici.  

La non-conformité fait partie de la gestion des notes de frais mais n'est pas inévitable ! 20% des notes de frais de vos employés comportent des erreurs ou sont frauduleuses¹. Ceci reste un point sensible pour l’entreprise, qui encourt un risque lors d'un contrôle de l’administration fiscale ou de l’Urssaf. De ce fait la conformité devient aussi prioritaire que la réduction des coûts.  

Un audit interne et des processus très efficaces sont donc nécessaires pour atteindre un taux de conformité des notes de frais de 100%. Toutefois, cette pratique n’est pas souvent évidente à mettre en œuvre et nécessite une excellente organisation en interne pour y arriver. Alors par ici pour voir comment mettre au point votre audit et avoir des notes de frais 100% conformes ! 

Pourquoi procéder à un audit interne des notes de frais de votre entreprise ? 

La réponse peut sembler évidente, mais il est important de redéfinir toutes les utilités d'un audit interne. Un audit interne sert à examiner minutieusement le processus de gestion des notes de frais de votre entreprise et à identifier les sources d'erreurs pour appliquer par la suite des correctifs, et mettre en place des actions sur le long terme. Cette pratique offre une visibilité sur le degré de maitrise des différentes étapes du processus au sein de votre entreprise. 

- L’audit permet de détecter les comportements non-conformes. La plupart des entreprises mettent en place des politiques de dépenses et des contrôles sur les dépenses des collaborateurs. Il faut toutefois s’assurer que tous les concernés soient bien au fait des règles à suivre et les respectent. L’audit permet de relever les tendances relatives aux dépenses des salariés et de détecter les règles de remboursement qui ne sont pas respectées pour mettre l’accent dessus ou adapter la politique en place. 

- L’audit permet de maitriser les coûts. Scruter de près les dépenses professionnelles des collaborateurs est le meilleur moyen d’éviter les dépenses abusives et de s’assurer de la maitrise du budget. 

- L’audit permet de réduire les risques. Il faut savoir qu’en cas de non-conformité aux règles en place, l’entreprise risque d’être la cible des autorités et encourt ainsi, de sérieux désagréments comme des pénalités financières ou même l’emprisonnement.  

- L'audit permet de créer un cycle d'amélioration. En détectant les non-conformités, vous avez également la possibilité de créer et mettre en place des processus pour les corriger sur le long terme, et ainsi augmenter en continu le taux de conformité. 

Par ici pour lire la suite de l'article sur le Blog Expensya, et découvrir les bonnes pratiques nécessaires à la mise en place d'une procédure d'audit efficace !

¹(T&E Spend Analysis Report)

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