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Repensons notre façon d’acheter en entreprise

Publié le par / Avec la Marketplace

On a tous besoin de payer des choses pour pouvoir faire son travail. Je pense bien sûr aux frais de déplacement, mais aussi à tous les produits et services nécessaires aux opérationnels pour mener à bien leur mission et qui nécessitent un acte d’achat ponctuel ou récurrent.

Or toute dépense effectuée dans le monde professionnel fait face à 3 types d’exigences spécifiques pour le DAF :

1. Exigences de contrôle. L’engagement d’une dépense doit être autorisé au préalable.

2. Exigences réglementaires. Chaque paiement doit être justifié comptablement avec une facture pour être pris en compte comme une charge et permettre de récupérer la TVA.

3. Exigences de suiviLes postes de coûts doivent être identifiés et surveillés pour bien maîtriser les dépenses de l'entreprise et assurer une situation financière durable.

Vie privée / vie pro : des comportements d’achat de plus en plus éloignés

Dans la sphère privée, nos comportements d’achat ont considérablement évolué ces dernières années avec le développement du e-commerce et son offre pléthorique de produits et services disponibles instantanément. Nous avons pris l'habitude d’accéder immédiatement à ce dont nous avons besoin, et les moyens de paiement ont évolué pour rendre cet acte d'achat fluide et transparent. Ce dernier a même tendance à disparaître : avec l'achat en un clic sur Amazon, même plus besoin de rentrer sa carte de crédit.

La carte bancaire est le mode de paiement standard aujourd’hui. Sécurisé et instantané, il s’est intégré à nos mobiles et a évolué afin de réduire toute friction : paiement sans contact, paiement sur mobile, paiement intégré dans WeChat en Chine… Le paiement évolue ainsi vers l'instantanéité, l'invisibilité. 
L'acte de paiement parfait est celui où il n'y a rien à faire.

Pour l'entreprise cette instantanéité de l'achat est incompatible avec les exigences auxquelles elle se plie. Elle qui a l'habitude de payer sur facture, par virement ou par chèque, après s'être bien assurée que chaque paiement remplit bien ses exigences opérationnelles, n'est pas équipée pour s'adapter à l’évolution de nos comportements d’achat. Là où dans sa vie privée, on peut s'équiper en quelques clics, il faut passer par des procédures d'un autre temps dans le monde professionnel. 

À l’exception des startups ?

Les entreprises dont le comportement d'achat se rapproche le plus de celui que nous connaissons dans notre vie privée sont les start-ups. Pour avoir travaillé à la fois dans des toutes petites structures et dans des entreprises plus traditionnelles, j'ai pu constater à quel point la fluidité des achats pouvait améliorer l'efficacité opérationnelle. En startup, les procédures d'achat sont extrêmement simples. La plupart des paiements se font de manière synchrone : quelque chose à payer ? Aucun problème il suffit de prendre la carte de l'entreprise qui circule librement ou de la demander au patron assis juste à côté.

Cependant ce modèle a des limites. Lorsque les équipes deviennent plus importantes cela ne fonctionne plus. De plus en plus de paiements passent sur la carte de l'entreprise qui atteint rapidement ses plafonds, ces paiements ne sont plus justifiés et la compta perd beaucoup de temps à faire la chasse aux factures. Cela pose également des problèmes de sécurité évidents : on ne sait plus qui a ou n'a pas accès au numéro de la carte de crédit de l'entreprise. On se retrouve en fin de mois avec des surprises comme des dépenses importantes non anticipées, des risques de fraudes...

Lorsqu'une entreprise commence à se structurer et constitue une équipe financière, une de ses premières actions est de supprimer l'accès aux cartes de l'entreprise et de centraliser les paiements afin de reprendre le contrôle sur les dépenses. Ces procédures créent systématiquement des frictions opérationnelles. Là où hier les collaborateurs étaient autonomes et responsables de leurs achats, ils doivent maintenant aller demander à des tiers de les faire pour eux ou avancer les frais et se faire rembourser sur notes de frais. Les équipes opérationnelles perdent en agilité et en rapidité d'exécution. Les équipes financières deviennent hyper sollicitées pour des tâches à faible valeur ajoutée.

J’ai concrètement vécu ce cas de figure lorsque ma start-up Wozaik a été rachetée par le groupe Solocal (PagesJaunes). Alors qu’auparavant je pouvais louer un serveur en quelques clics pour tester une nouvelle idée, il me fallait désormais passer par un process d'achat de plusieurs jours. Le simple achat d'un logiciel SaaS pouvant potentiellement doubler l'efficacité de l’équipe prenait encore plus de temps.

Traitons la cause et non les symptomes

Ces procédures ont déjà été améliorées et digitalisées, pour tenter de fluidifier les interactions et la communication entre les équipes opérationnelles et les équipes financières : logiciels de dématérialisation des procédures de procurement, logiciel de gestion de notes de frais… Mais ces efforts traitent les symptômes et non la cause.

La cause, selon moi, vient de la centralisation des moyens de paiement au sein de l'entreprise. Pour se contraindre à ses exigences, l'entreprise transforme le synchrone, l'instantané en asynchrone, différé. La note de frais en est le parfait exemple : on transforme un besoin d'achat immédiat et difficilement contrôlable comme payer un taxi, en une procédure asynchrone, le remboursement différé sur présentation du justificatif. Mais le coût de cette transformation n'est pas anodin : il se paie en inefficacité, en perte d'agilité, en temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée et en payant des produits identiques à un prix plus élevé car achetés dans un espace concurrentiel plus restreint.

C'est dans ce but que j'ai créé Spendesk. Nous attaquons avec succès une première partie du problème en apportant une solution efficace pour décentraliser la carte bancaire au sein de l'entreprise. Notre ambition est de réinventer le paiement en entreprise.

Demandez une démo gratuite de Spendesk.

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Cet entretien a été initialement publié sur blog.spendesk.com