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Utilité d'intégrer un module BI dans votre solution de gestion de vos notes de frais !

Publié par / Avec la Marketplace le - mis à jour à

Aujourd'hui la donnée est présente partout, et il est capital de bien manipuler cette donnée pour en tirer de la valeur. Attaquer la démarche manuellement relève de l'impossible et le résultat n'est pas souvent optimal. Son exploitation requiert un savoir-faire mais aussi des outils dédiés.

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La Business Intelligence représente un ensemble de procédés conçus dans le but d'étudier la masse de données disponibles pour en tirer de la valeur. Cette méthode permet en effet de révéler certains comportements jusque-là indétectables et offre une façon dynamique de manipuler les données. Donc il devient impératif d’intégrer cette pratique à plusieurs processus au sein de votre entreprise pour bénéficier de la nouvelle génération intelligente d’analyse de données !

Intégrer un module BI à votre solution de gestion des notes de frais s'avère être le meilleur moyen de creuser dans vos données travel et d'en extraire des tendances jusque-là peu explorées. Les avantages d'une telle pratique. La BI permet de donner une vue d'ensemble sur les différents postes de coûts de votre entreprise. 

Voici dans ce qui suit 4 bonnes raisons d'adopter une solution de gestion des notes de frais avec un module BI intégré qui vont bouleverser le quotidien des directions financières et de votre entreprise en général.

1. Détecter les fraudes

La note de frais rime souvent avec fraude, un employé sur 10 présente des notes de frais qui contiennent au moins une fraude, qui peuvent se présenter sous forme de doublons, de montants exagérés, ou même le fait de faire passer des dépenses personnelles pour des frais professionnels. Le traitement automatisé des informations permet de détecter en amont, des fraudes qui peuvent coûter très cher à l’entreprise et de mieux piloter les risques ou anticiper les défaillances. Un module BI fournit des analyses statistiques poussées qui permettent d'anticiper l'avenir et de détecter les éventuelles anomalies. Cet outil couplé à une solution de gestion des notes de frais permet de fournir des pistes utiles pour optimiser ce processus et minimiser le risque de fraude qui peut en découler. Le suivi d’indicateurs, avec des outils de BI, permet là encore d’anticiper et de mieux gérer le risque ou alerter des anomalies potentielles de certains collaborateurs : notes de frais toujours en retard, non-conformité, dépassement, etc.

2. Une interface ergonomique avec des données dynamiques !

Une des tendances majeures du marché de la BI est la Data Visualisation qui permet à l’utilisateur d’élaborer plusieurs scénarios ou combinaisons et ce, d’une manière rapide sans fournir un effort comme avec par exemple les tableurs Excel. Cette solution graphique permet de mettre au point des indicateurs personnalisés et de multiplier les sources des données, en plus de visualiser les données et créer des tableaux de bord. Par rapport au mode tableur, les solutions de Business Intelligence, par la richesse de leurs fonctionnalités apportent une convivialité, et la possibilité de créer des tableaux de bord automatisés et personnalisés, bien plus difficiles à réaliser via un simple tableur Excel. La BI permet de simuler des scénarios et d’interpréter rapidement les données qui en résultent. La combinaison de plusieurs données simultanément peut être synonyme de richesse et offre une vue plus claire sur les éventuelles hypothèses. Ceci entre dans le champ de l’analyse prédictive, et peut donner des nouveaux indicateurs pour piloter l’activité de l’entreprise et prévoir des actions efficaces pour l’avenir.

3. Mieux gérer la trésorerie et les coûts

La maitrise des coûts est un enjeu principal pour toute entreprise et ce, à tous les niveaux. La note de frais représente un poste de dépenses important et maitriser les coûts qui y sont alloués fait partie de la problématique de réduction des coûts. Toutefois, gérer le budget alloué aux notes de frais manuellement ou à l’aide d’Excel n’est pas une mince affaire et n’aboutit pas à un résultat optimal. Les limites étant : pertes de temps, difficultés de consolidation, formats de fichiers hétérogènes, incapacité d’aller en profondeur dans les données pour expliquer une incohérence. Tous ces éléments viennent installer une vision déformée de la réalité qui entraine des lacunes au niveau du pilotage stratégique des ressources financières. Le pilotage stratégique des ressources financières allouées à la gestion des notes de frais requiert une vue globale des dépenses et du fait d'avoir des données centralisées. Avec la BI, il est possible d'organiser l'ensemble des données relatives aux notes de frais et de les avoir sous une vue ergonomique. Avec une vue globale, la connaissance des coûts est de plus en plus fine et l’arbitrage budgétaire devient d’autant plus facile, du fait de la possibilité de réajustement plus fréquents.

4. Accéder à l’information n’importe où, n’importe quand et via n’importe quel terminal

La BI représente un outil performant pour répondre aux enjeux métiers, cela représente un moyen plus agile et intelligent comme son nom l'indique pour manipuler la donnée et en extraire de la valeur. Un outil BI répond aux problématiques des temps modernes et permet d'accéder à l'information en temps réel en éliminant tout obstacle pysique. Aujourd'hui, il est possible d'accéder à l'information depuis n'importe quel terminal, sans être obligé d'être assis derrière son bureau. Ainsi, l'accès à l'information est très vite démocratisé grâce à cet aspect dynamique qui diffère de l'utilisation d'Excel : ce dernier fournit des données figées et requiert une manipulation complexe pour en extraire de la valeur.

La BI vous offre en plus d'une interface ergonomique et « user friendly » la possibilité de naviguer dans vos données en combinant divers éléments pour relever des tendances et détecter les principales tendances relatives à vos données travel. Réduire les coûts, négocier avec les principaux fournisseurs, ajuster la politique de dépenses : voilà, entre autres, tout ce qu’on devrait obtenir d’une étude intelligente des données travel via un outil BI couplé à votre solution de gestion des notes de frais. La solution Expensya qui en plus de gérer vos notes de frais offre un module BI avec plusieurs indicateurs pour piloter l'activité de votre entreprise et suivre l'évolution des dépenses professionnelles de vos collaborateurs, pour pouvoir ajuster, revoir et optimiser les ressources financières allouées à ce processus.

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