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Les cartes carburant : un choix judicieux pour faciliter sa gestion

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Facilité dans la comptabilité, visibilité sur les consommations de carburant, multiplicité des services associés : les avantages offerts par les cartes carburant sont nombreux, sauf sur le plan financier. Elles ne permettent pas en effet de réaliser de grandes économies.

Les cartes carburant : un choix judicieux pour faciliter sa gestion

L'entretien d'un parc de véhicules de fonction peut représenter jusqu'à 7 % du chiffre d'affaires d'une entreprise, selon des chiffres publiés par l'Observatoire du véhicule d'entreprise (OVE) en 2013. Une flotte automobile implique donc des dépenses non négligeables, au premier rang desquelles se situe le carburant.

"Ce poste est essentiel dans la gestion d'un parc car il représente près d'un quart du coût total d'utilisation d'un véhicule", souligne Jean-Jacques Buire, consultant expert en flotte d'entreprise. Il convient donc de lui porter l'attention qu'il se doit. Pour cela, les cartes carburant sont une sorte de couteau suisse du gestionnaire de flotte, à la fois pratiques et multifonctionnelles.

Une rapidité dans la comptabilité

Avant toute chose, les cartes carburant facilitent la gestion financière de ce poste. Leur premier avantage réside dans l'absence de notes de frais à gérer. Les distributeurs proposent en effet une facture dématérialisée mensuelle ou bimensuelle unique pour tous les véhicules de l'entreprise. "Cette facture évite ainsi la saisie d'un nombre important de tickets, ce qui procure un gain de temps énorme et permet d'éviter les risques de saisies erronées", assure Julien Rittener, directeur associé du cabinet Five Conseil.

De plus, certains distributeurs proposent des formats de facture adaptés aux logiciels de gestion, ce qui permet d'intégrer directement ces coûts dans les comptes de l'entreprise. "Pour une flotte de 50?véhicules, l'automatisation de la gestion permet de gagner une journée de travail par mois pour un comptable ou un dirigeant. Il peut alors se libérer pour des tâches à plus forte plus-value", indique Jean-Jacques Buire.
Côté trésorerie, les cartes ­carburant offrent les mêmes avantages qu'une carte de ­crédit : le débit quasi-immédiat. "Cette fonctionnalité évite le paiement condensé de toutes les notes de frais à la fin du mois. Il est possible de gagner jusqu'à 15?jours de trésorerie", signale Julien Rittener.

Des avantages importants

Si certains salariés voient dans les cartes carburant un outil de "flicage", elles présentent pour eux aussi des avantages de taille. Le premier? Le confort qu'elles apportent en supprimant -?ou tout du moins réduisant?- les notes de frais à gérer et la perte de temps qui les accompagne. Le deuxième et principal avantage pour l'utilisateur réside dans l'absence d'avance de frais. Et ces derniers ne se limitent pas au carburant. Les fonctionnalités des cartes s'étendent parfois au ­règlement d'achats annexes en station (huile, liquide lave-glace, ampoule de phare...), ainsi que des services d'entretien comme le lavage au portique. Certaines permettent également de payer les parkings ou les péages.

Des règles fiscales à prendre en compte
La consommation de carburant liée aux déplacements professionnels est fiscalement avantageuse, contrairement aux déplacements personnels. Cette part (réelle ou au forfait) doit être déduite des frais déclarés par l'entreprise. Le risque?: un redressement fiscal pour avantages en nature, si la consommation ne correspond pas aux besoins de l'activité du salarié. Sachez que vous êtes, par ailleurs, tenu de respecter des règles strictes du point de vue de la récupération de la TVA sur vos achats de carburant. En effet, la TVA peut être récupérée en tout ou partie lorsque le carburant en question est du gazole. Deux cas se présentent : la récupération s'opère à 100%, si le gazole est acheté pour un véhicule utilitaire, et elle est de 80 %, si le gazole est acheté pour un véhicule de tourisme. Lorsqu'il s'agit d'essence, la TVA n'est jamais récupérable, que le véhicule soit?un véhicule de tourisme ou un VU.

Une gestion efficace de la flotte


Toutefois, pour éviter les abus de vos salariés, vous pouvez limiter certaines utilisations et éviter tout risque de ­débordement. Il est ainsi possible de définir un plafond mensuel de consommation, de restreindre le type de carburant, le litrage ou le montant des prélèvements, de limiter l'utilisateur à un enlèvement par jour ou à une région géographique ou encore de bloquer la carte pendant les week-ends ou les vacances. Au-delà de ces restrictions "à la carte", vous recevez de votre prestataire des relevés détaillés des opérations. Vous pouvez ainsi visualiser clairement qui a retiré du carburant, lequel, combien de litres, quel jour, à quelle heure, dans quelle station, pour quel véhicule, à quel montant, etc. Ces relevés sont accessibles en temps réel sur Internet ou télé­chargeables sur la plateforme du distributeur.

"Toutes ces statistiques permettent de mettre en perspective la consommation du véhicule avec l'activité de son utilisateur. Si un pic de consommation est observé, l'information remonte alors directement à l'entreprise via un système d'alerte", indique Julien Rittener (Five Conseil). En outre, le fait de connaître régulièrement sa consommation est, pour l'utilisateur, un facteur de sensibilisation. "Quand on révèle un tableau avec les consommations de chacun, la régulation est quasi automatique", assure Jean-Jacques Buire, consultant expert en flotte d'entreprise. Ils sont ainsi nombreux à lever le pied et à réduire leur facture énergétique. La vérification des relevés vous offre également une maîtrise accentuée de l'état technique de votre flotte. En effet, le relevé kilométrique obligatoire à chaque retrait de carburant offre une visibilité accrue aux échéances de maintenance du véhicule. Le suivi des consommations permet également de repérer certaines dégradations mécaniques, voire d'aller vers un achat de véhicules moins énergivores.

Des réductions limitées

Si les cartes carburant sont de véritables outils d'aide à la gestion de votre flotte automobile, elles ne sont pas pour autant des cartes de réduction. "Les remises proposées sont de l'ordre d'un ou deux centimes par litre consommé. C'est anecdotique, surtout pour des TPE ou PME qui possèdent des flottes restreintes", note Jean-Jacques Buire, consultant expert en flotte d'entreprise. Le coût d'usage d'une carte carburant comprend précisément deux éléments : l'abonnement et les frais de gestion. En fonction des acteurs, à l'abonnement annuel par carte s'ajoute une facturation de quelques centimes par retrait à la pompe. Le tarif annuel total se situe alors en moyenne entre 10 et 30 € HT par carte.

Les cartes carburant ont également un coût caché. Si l'utilisateur doit faire un détour de 50 km pour pouvoir se ravitailler dans une station de l'enseigne, le gain apporté est perdu. "Le choix du distributeur est donc primordial, conclut Jean-Jacques Buire. Tout dépend de l'implantation de l'entreprise et de son périmètre d'activité."

Ce qu'il faut retenir

  • Les cartes carburant apportent un confort de gestion notamment en réduisant le recours aux notes de frais.
  • La facture dématérialisée limite le temps de comptabilité associé à ce poste de dépense et évite les erreurs de saisie.
  • Toutefois, le gestionnaire doit rester vigilant et repérer les anomalies sur les relevés pour limiter les abus et les risques pour l'employeur en termes de fiscalité (notamment pour les avantages en nature).