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Préparez-vous au contrôle fiscal dématérialisé

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À compter du 1er janvier 2014, les entreprises tenant leur comptabilité sur informatique seront tenues de transmettre, en cas de contrôle de l'administration, leurs écritures comptables de façon dématérialisée, en respectant le format d'un fichier unique. Comment s'y préparer ? Explications.

Préparez-vous au contrôle fiscal dématérialisé

Les règles des contrôles fiscaux des entreprises évoluent. À compter du 1er janvier 2014, les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée auront, en cas de contrôle fiscal, l'obligation de présenter à l'administration leurs documents comptables sous forme dématérialisée. Et ce, quel que soit son mode d'imposition : impôt sur les sociétés (IS), bénéfices industriels et commerciaux, impôt sur le revenu (IR)... Sont donc exclues les entreprises qui ont une comptabilité manuelle et les structures soumises au régime forfaitaire annuel. Cette obligation s'applique aux contrôles dont l'avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014.

Tous les avis adressés avant le 31 décembre 2013 relèvent donc de l'ancien dispositif, en vertu duquel un contribuable a le choix en cas de contrôle fiscal du mode de communication de ces données comptables. Pour rappel, jusqu'à présent, une entreprise tenant une comptabilité informatisée pouvait opter pour la présentation de ses données au fisc sous forme informatisée ou papier. "Si le contrôleur souhaitait disposer de fichiers informatiques, il pouvait accéder au système d'information et aux ordinateurs de l'entreprise. Le dirigeant pouvait également réaliser lui-même l'extraction de ses données ou transmettre au contrôleur ses fichiers informatiques sur une clé USB ou un CD Rom", confie David Attar, président du groupe Euro-fiduciaire d'expertise comptable.

Des facultés d'investigation plus étendues

Quels sont les documents à fournir sous forme dématérialisée ? Les livres comptables (livres journal et d'inventaire), les documents comptables décrivant l'organisation comptable, ainsi que les pièces justificatives. En clair, le contrôleur peut demander à ce que lui soit fourni l'ensemble des données ayant trait à la gestion commerciale, aux achats, à la gestion de production, à la paie, etc. L'ensemble de ces documents doit respecter le format d'un fichier unique, dénommé FEC pour Fichier des écritures comptables (voir notre encadré), défini par l'arrêté du 29 juillet 2013.

Grâce à ce fichier unique, l'administration peut s'assurer de la régularité de la comptabilisée informatisée au regard des règles du droit comptable, tout en réduisant le nombre d'interventions dans les entreprises. "Les contrôleurs disposeront ainsi dans un fichier unique contenant toutes les écritures comptables enregistrées dans le journal. Ils pourront lire ce fichier, de n'importe où, grâce à un logiciel développé spécifiquement par l'administration", met en garde David Attar (groupe Euro-Fiduciaire).

Cette application informatique (appelé Le Code) vise à filtrer les écritures et les données via un numéro de compte ou une date, et à recroiser les données pour vérifier leur cohérence, notamment avec la liasse fiscale. "Ces contrôles vont devenir plus contraignants car le vérificateur va s'assurer de la cohérence des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable. Il pratiquera certains focus sur la sélection des écritures de TVA, la présence ou non des libellés, et la cohérence des numérotations des écritures ou des pièces justificatives", confie Marc Lamort de Gail, expert-comptable et pilote un groupe de travail sur le sujet à l'Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières.

Sanction en cas de défaut de présentation

Attention, vous ne devez pas considérer que cette nouvelle obligation nécessite la simple mise à jour de votre logiciel de comptabilité. Tous les logiciels ne sont pas à jour et ne prennent pas en compte le format des fichiers définis par l'arrêté du 29 juillet 2013. "En effet, la plupart des systèmes de comptabilité et de gestion actuellement en exploitation n'ont pas de dispositif d'extraction permettant la constitution de tels fichiers. Il faut donc, dans ce cas précis, extraire les données qui correspondent aux normes de l'administration fiscale et ne pas hésiter à se faire accompagner", confie David Attar (groupe Euro-fiduciaire). Cette extraction des données comptables doit par ailleurs se faire rapidement. La loi prévoit que la remise des fichiers s'effectue au début des opérations de contrôle.

La non-communication de ces informations, ou leur transmission sous un format inexploitable, sera sanctionné par le paiement d'une amende égale à 0,5 % du chiffre d'affaires, majorée le cas échéant des minorations de CA révélées par la vérification de comptabilité. L'amende est a minima de 1 500 € par exercice vérifié. En toute hypothèse, cela vous contraint à vérifier, dès à présent, la conformité de votre gestion fiscale afin de répondre à cette nouvelle obligation.

Zoom sur le fichier des écritures comptables

L'ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables sont inscrites dans un fichier unique, dénommé Fichier des écritures comptables (FEC). À noter que les écritures sont classées par ordre chronologique de validation. Le fichier des écritures comptables doit comporter l'ensemble des données comptables au titre de l'exercice, ce qui recouvre les écritures après opérations d'inventaire.

Chacune des écritures doit comporter pas moins de 18 informations distinctes : code et libellé du journal, numéro de séquence, date de comptabilisation, numéro et libellé de compte, montant, etc. Mais aussi la référence à la pièce justificative ainsi que la date de création de cette même pièce.