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Les nouvelles règles de calcul de la gratification des stagiaires

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Après un cafouillage de l'administration sur la question, les nouvelles règles de calcul de la gratification des stages en entreprise ont été clarifiées mi-février 2015. Désormais, son montant est basé sur les heures réellement effectuées par le stagiaires. Le point sur la marche à suivre.

Les nouvelles règles de calcul de la gratification des stagiaires

Depuis l'entrée en vigueur des premiers décrets d'application de la réforme des stages en entreprise, une question sème la zizanie dans les services RH : la gratification des stagiaires est-elle mensualisée comme auparavant ou calculée sur la base des heures réellement effectuées ? Si l'Urssaf penchait pour la première version, le ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche appuyait la seconde. Les différentes parties prenantes ont finalement tranché la question mi-février 2015.

Résultat, la gratification doit être versée chaque mois sur la base des heures réellement effectuées par le stagiaire. Elle ne peut pas être versée à la fin du stage.

Pour rappel, elle est obligatoire dès que le stage dépasse 2 mois soit 44 jours (à raison de 7h par jour), consécutifs ou non, durant la même année d'enseignement. "Cela signifie que la gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 309e heure, même de façon non continue", précise le site Service-Public.fr. Elle doit être au moins égale à 3,30 euros par heure (qui correspond à 13,75% du plafond horaire de la sécurité sociale) jusqu'au 31 août 2015, et à 3,60 euros par heure (soit 15% du plafond horaire) dès le 1er septembre prochain. Auparavant, la gratification était mensualisée sur la base de 151,67 heures.

Des nouvelles règles qui s'appliquent également au calcul des exonérations de cotisations sociales de l'employeur sur ces gratifications.

Tableau récapitulatif du montant horaire minimal pour 2014-2015 (source : Service-Public.fr) :


Il faut ensuite multiplier ce montant minimum par le nombre d'heures réellement effectuées dans le mois. La gratification est donc susceptible de varier d'un mois à l'autre.

"Exemple pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier au 30 avril 2015, soit 4 mois calendaires, pour un total de 588 heures effectuées : janvier (21 jours x 7 heures = 147 heures), février (140 h), mars (154 h), avril (147 h), la gratification totale due = 588 x 3,30 € = 1 940,40 €", illustre le site Service-Public.fr.

Vous avez alors deux possibilités :

> Soit verser chaque mois la gratification sur la base des heures réellement effectuées (soit 485,10 euros en janvier, 462 euros en février, 508,20 euros en mars et 485,10 euros en avril) ;

> Soit lisser le montant total sur la totalité du stage (1940,40 / 4 mois = 485,10 euros par mois).