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Comment en finir avec la réunionite

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Séminaire, debriefing, conférence... L'organisation de réunions à outrance ne concerne pas que les grands comptes. Pour en finir avec la réunionite, facteur croissant de démotivation de vos salariés, un panel de solutions existe. Décryptage.

Comment en finir avec la réunionite

Dirigeant de PME, votre entreprise ne serait-elle pas atteinte par la réunionite ? Cette manie managériale, visant à organiser des meetings à outrance, serait devenue la bête noire de nombre de salariés de PME à en croire les résultats d'un sondage réalisé par l'Ifop, Wisembly et Meetingsmag.com et dévoilés le 1er avril 2014. Ainsi, 84 % des cadres des sociétés de 1 à 249 salariés se sentent inutiles en réunion.

Devant leur tendance à décrocher, ils sont sept sur dix à reporter leur attention sur leur ordinateur ou leur smartphone pour naviguer sur Internet ou se rendre sur les réseaux sociaux. Près d'un cadre sur trois déclare même s'être déjà endormi durant de tels rendez-vous ! Enfin, deux sur cinq ont déjà inventé une excuse pour éviter de se rendre en réunion.

C'est dire si la réunionite est un phénomène à prendre au sérieux ! "Cette tendance à l'inflation sans précédant du nombre de réunions est due à la montée en puissance des organisations de travail en mode projet dans les entreprises", analyse Thibault Mangin, responsable du pôle santé au travail du cabinet Anvéol, spécialisé dans le conseil RH. En outre, l'expert estime que nombre de ces rendez-vous s'avèrent, dans les faits, injustifiés : "Dans certaines entreprises, les salariés participent à pas moins d'une réunion par jour, s'alarme-t-il. Et bien souvent, elles suivent un schéma rigide et procédurier sans même s'adapter à la réalité du terrain et suivre des objectifs précis".

Définir un ordre du jour

Ainsi, toujours d'après l'étude réalisée par l'Ifop, 95 % des cadres pensent qu'une meilleure organisation des réunions (définition de l'ordre du jour, animation ou rédaction de compte-rendu) permettrait aux entreprises de gagner du temps et d'être plus performantes. Ils pensent également que cela contribuerait à faire des économies (87 %), être plus innovant (75 %) et même gagner de l'argent (70 %). "Des séances mal préparées et en surnombre perdent tout leur sens, d'autant que c'est leur espacement qui les rend justement plus productives", complète l'expert.

Mais comment en découdre avec l'excès de réunions ? "A la charge de l'organisateur de se demander si une telle rencontre est pertinente et urgente. Si elle ne l'est pas, des mails ou des rendez-vous téléphoniques peuvent suffire", conseille Thibault Mangin. Car le symptôme le plus marquant de la réunionite est "d'organiser des réunions favorisant uniquement l'information descendante et non l'échange et le débat. Or, la clé d'une réunion réussie consiste d'abord à garantir la confrontation des points de vue".

Communication défaillante

Vous l'aurez compris, pour vous prémunir de la réunionite, misez sur le pragmatisme en favorisant les réunions portant sur des projets concrets et boostant l'émulation de vos collaborateurs au détriment de celles organisées uniquement par habitude et induisant la passivité des participants. C'est d'autant plus primordial pour motiver ses salariés et ne pas induire une rupture entre vous et eux. "Bon nombre de dirigeants s'appuient sur l'organisation à l'excès de réunions pour tenter d'instaurer une dynamique d'entreprise et rompre des situations de solitude. Or la convivialité ne se décrète pas via des réunions injustifiées. Bien au contraire ! La réunionite est souvent révélatrice, de manière paradoxale, d'un manque de communication dans l'entreprise", analyse Thibault Mangin. Il ne tient donc qu'à vous de ne plus utiliser la réunion comme une prothèse à un management défaillant.