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Aménagez vos espaces de travail pour encourager le collaboratif

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En réinventant vos locaux, vos postes de travail et vos espaces de réunion, vous transformez l'organisation et la gouvernance de votre entreprise. Penser usage, exploiter la mobilité et encourager le collectif : voici les trois pans d'une stratégie d'aménagement bien menée.

Locaux de Melty

© Agence Yad Initiative/Société CD&B/Briag Courteaux

Locaux de Melty

1. Pensez usage

40 % de vos salariés considèrent que l'entreprise n'accorde pas assez d'importance à l'aménagement de leurs espaces de travail. Et plus de 50 % regrettent le manque d'intimité, la mauvaise qualité de l'air et les nuisances sonores des Open space. S'il est souvent négligé, le cadre de travail stimule pourtant l'efficacité des collaborateurs. Ou, au contraire, l'entrave.

Pour être pertinent, un projet de réaménagement doit intégrer, en amont, les attentes et les besoins des salariés, tout en considérant la taille et l'organisation des équipes, leur mode de communication et leurs interactions. "Il faut étudier l'utilisation de l'espace, tant quantitative que qualitative, et observer comment les collaborateurs évoluent dans leur environnement", souligne Marc Veber, spécialiste de l'immobilier de bureaux d'Euklead, consultant en optimisation des coûts. Ainsi, même si l'open space est souvent privilégié par les dirigeants, trouver un compromis entre le "tout ouvert" et le "tout cloisonné" s'avère généralement plus judicieux. Bruit, intimité visuelle et confidentialité sont alors à considérer au même titre que le besoin de recevoir des visiteurs ou de téléphoner régulièrement.

La culture de l'entreprise, le profil de ses effectifs et leur tolérance aux nuisances extérieures donnent le cadre d'un puzzle dont les pièces sont multiples (plateaux de différentes tailles, bureaux individuels, cloisons d'isolation et postes de travail). Autant d'éléments qu'il convient d'assembler sans oublier la présence d'espaces, flexibles et modulables, comme les "work box", petits espaces pour une ou deux personnes et équipés d'un poste de travail, qui permettent aux salariés de s'isoler, tout en faisant office de bureaux pour les travailleurs non sédentaires, les prestataires ou partenaires présents ponctuellement sur le site. Ces postes tournants répondent aux besoins actuels des entreprises, de plus en plus confrontées à la mobilité de leurs équipes.

2. Exploitez la mobilité

Entre les entreprises clientes ou partenaires, le domicile et les tiers lieux (transports, espaces de coworking, etc.), une grande part des cadres du secteur privé exécutent leur mission depuis deux (74%), voire trois (43%) lieux différents, selon les chiffres de l'Observatoire des évolutions des modes de travail distant (Ipsos-octobre 2014). Parallèlement, le taux d'occupation des bureaux s'élève en moyenne à 89 %, d'après les Buzzy Ratios 2014 de l'Association des directeurs de l'environnement de travail (Arseg). Et le taux de postes partagés atteint, lui, 12 %. Car, l'immobilier étant le deuxième poste de dépense d'une entreprise - après sa masse salariale -, l'exploitation de ces espaces vacants constitue une source d'optimisation des coûts, et le partage de bureaux ou desk-sharing, un sacré levier d'économie.

La formule, certes alléchante, ne convient cependant pas à tous les métiers. "Pour 10 commerciaux, deux postes peuvent suffire. Neuf sont en revanche nécessaires pour 10 employés administratifs. Eu un seul ne saurait suffire à une équipe de 2 personnes", détaille Marc Veber. Pour être efficace, le desk sharing devra se doubler d'espaces "alternatifs", salles de réunion ou, au moins tables vacantes, au cas où tous les postes seraient occupés. Et pour éviter, à l'inverse, une sur-affluence, un outil partagé de réservation assurera une bonne gestion de l'occupation des postes, et permet de disposer, régulièrement, de rapports sur leur utilisation.

Chez Plantronics, spécialiste britannique de périphériques audio sans fils, près de la moitié des salariés du siège social ont fait le choix d'un bureau flexible, voire nomade, et travaillent, à leur convenance, dans les petits salons installés près de la cafétéria, dans des boxs, sur des canapés, ou sur des tables benchs - des grands plans de travail pouvant accueillir plusieurs postes. Un aménagement original qui a porté ses fruits : l'absentéisme a chuté de 9 points - passant à 3,5 % - et la productivité a grimpé de 20 %. De 65,2/100 avant les travaux de transformation, l'indice de satisfaction des salariés est passé, après, à 84.

Il faut croire que ce type d'initiatives répond ainsi aux aspirations des collaborateurs. " La mobilité change la nature même de l'activité salariale. S'ils ont les moyens de travailler à distance, les employés ne viennent plus uniquement pour réaliser leur tâche à leur poste, mais également pour prendre la température et échanger ", souligne Michael Fenker, directeur du Laboratoire espaces de travail (LET) de l'école nationale supérieure d'architecture de Paris-La Villette. Le bureau devient ainsi, en plus d'un lieu de production, une zone d'échanges, de brainstorming, et de networking.