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DossierGestion et développement d'une entreprise

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5 - Maîtrisez les notes de frais

Quand la chasse aux dépenses est ouverte, l'optimisation du remboursement des notes de frais de vos salariés devient une priorité. Tout ce qu'il faut savoir pour rationaliser cette gestion souvent complexe et chaotique, sans froisser vos collaborateurs.

Instaurer une politique efficace de frais professionnels

Quel manager ne s'est jamais inquiété du poids des frais professionnels dans son entreprise? De fait, une gestion rationnelle de ce poste est nécessaire, et ce, pour plusieurs raisons.

«Tout d'abord, chaque société est susceptible d'être contrôlée par l'administration fiscale ou l'Urssafsur le remboursement des frais professionnels », explique Catherine Lévy, expert en gestion-finance au sein réseau de formation Demos. L'administration définit, en effet, de façon stricte les frais professionnels, en imposant des règles. Par exemple, un repas d'affaires doit pouvoir se justifier par l'intérêt qu'il présente pour l'entreprise et les noms et qualité des participants doivent être précisés. En cas de manque de rigueur, vous pouvez être soupçonné d'octroyer des avantages en nature à vos collaborateurs, autrement dit de leur fournir une rémunération échappant aux cotisations sociales.

Deuxièmement, une bonne gestion des frais permet de traquer les coûts. «Les frais représentent traditionnellement de 2 à 8 % des revenus d'une entreprise » , explique Yves Weisselberger, gérant de KDS, éditeur informatique spécialisé dans les frais de déplacement. «Dans une entreprise où ils pèsent 5 %, les réduire de 10 % permet de gagner 0,5 % de résultat net. » Un enjeu important à l'heure où les marchés sont tendus et où il est difficile d'engranger du chiffre d'affaires.

Maîtrisez les frais professionnels de vos collaborateurs

Le remboursement des frais est assurément un sujet sensible pour la plupart des entreprises. En effet, bien que la probité de la majorité des salariés ne puisse être remise en cause, certains collaborateurs ont tendance à dépenser plus qu'il ne le faudrait. Pire: une minorité d'entre eux trichent. Sont concernés en priorité les indemnités kilométriques (46% des fraudes identifiées), les frais de taxi (28%) ainsi que les factures de restaurant (23%), selon une étude réalisée en juin 2008 par KDSEtude réalisée en 2008 sur Internet en France, en Grande-Bretagne et aux Etats-Unis, éditeur de logiciels de gestion de frais. […]

Automatisez votre gestion.

Pour remédier à ces problèmes et ainsi réduire la facture de l'entreprise, il convient donc de rationaliser la gestion globale des notes de frais. André- Paul Bahuon préconise, par exemple, l'établissement d'un modèle de fiche de frais pour l'ensemble des collaborateurs, mentionnant la date, le lieu et la nature de la dépense ainsi que le montant à rembourser. «Ces fiches doivent être collectées une fois par mois et accompagnées des justificatifs originaux, insiste-t-il. Elles devront être systématiquement vérifiées, afin d'éviter les mauvaises surprises.» Pour une meilleure gestion globale, il est impératif de fixer les règles du jeu de la politique de remboursement de l'entreprise: taux de remboursement de frais kilométriques en fonction des distances parcourues par an, niveau de confort des voyages en train ou en avion, montant maximum du remboursement des frais de repas, etc.

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Face à un système jugé trop contraignant, les salariés français négligeraient leurs notes de frais, selon une étude réalisée par KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne...

13 % de tricheurs

En outre, KDS révèle que, face à un processus faiblement automatisé, la surévaluation des notes de frais n'est pas marginale. «Près de 13 % des salariés trichent», assure le spécialiste de la gestion des voyages d'affaires. Une triche perçue avant tout comme un moyen de dédommagement face à un système complexe et mal paramétré, ou pour compenser un sur- coût bancaire imputé sur le compte du collaborateur. «Dans la majorité des cas, les montants en jeu sont inférieurs à 50 euros, précise Stanislas Berteloot. Et dans plus d'un quart des cas, inférieurs à 10 euros.» Néanmoins, 49 % des personnes interrogées assurent savoir comment tricher...

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Les frais de déplacements de vos salariés affichent des montants proches de ceux de leurs fiches de paie? Vous pouvez mettre un frein aux dérives, sans pour autant annuler des voyages essentiels au développement de votre entreprise.

Fixez à vos salariés des règles de bonne conduite

Votre commercial s'est octroyé un vol domestique en classe affaires et vous a mis devant le fait accompli? Plutôt que de vous contenter d'excuses douteuses et invérifiables a posteriori, il vaut mieux édicter des règles claires, à n'enfreindre qu'en cas de force majeure, et avec votre aval. «Ne vous contentez pas d'un protocole tacite, qui laisse une large marge d'appréciation à vos collaborateurs», conseille Brigitte Jakubowski, directrice du cabinet JK Associâtes Consulting, spécialisé dans la gestion des budgets voyages et déplacements professionnels...
Offrez-vous les services d'une agence de voyage

Les bons plans d'internautes aguerris sont rarement compatibles avec les contraintes d'un voyage professionnel. «Il ne faut surtout pas acheter ses voyages d'affaires de la même manière que ses séjours d'agrément», prévient Brigitte Jakubowski. La raison? Le manque de souplesse des offres à prix cassés, dont le risque est de vous faire perdre l'intégralité du prix du billet en cas de changement de programme...
Combien de temps pour obtenir des résultats ?

L'étape la plus longue consiste à préparer les données, les nettoyer et les transformer en indicateurs performants : en fonction de la situation de l'entreprise, cela peut se compter en mois voire en années. La seconde étape : la conception du modèle par un statisticien et le lancement de l'analyse prend en général au minimum un mois.
Soyez fidèles à vos fournisseurs

Vous avez vos habitudes dans une chaîne d'hôtels, vous empruntez presque toujours la même compagnie aérienne? «Référencez ces prestataires auprès de vos salariés et contractez des abonnements au nom de votre entreprise», préconise Brigitte Jakubowski. Côté ciel, les programmes de fidélité, comme Voyageur Rewards d'Air France, offrent à vos collaborateurs des avantages gratuits, selon un système de points cumulés. Ces points étant reversés dans un «pot commun» et utilisés par n'importe lequel de vos salariés. Mais prenez garde aux dérapages, lorsque les grands voyageurs commandent leurs billets professionnels: certains usent de prétextes (horaires peu pratiques, par exemple) pour voler sur la compagnie qui, malgré des tarifs plus élevés, leur fera cumuler de précieux miles à usage personnel...

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