L'ENTRETIEN D'EVALUATION, UN MOMENT DE VERITE AVEC VOS SALARIES

Moment de vérité, moment d'échange privilégié... Sur le papier, l'objectif de l'entretien de professionnalisation (obligatoire tous les deux ans depuis 2003), couramment appelé entretien d'évaluation, a de quoi séduire. Pourtant, collaborateurs et dirigeants en dressent un bilan souvent mitigé. La raison? Une préparation généralement insuffisante de part et d'autre. Pour commencer, ce n'est pas tous les deux ans qu'il faut faire le point de manière formelle avec chacun de ses collaborateurs, mais tous les ans, voire plus souvent. L'objectif de ce rendez-vous est d'analyser l'activité d'un collaborateur au cours de l'année passée, de fixer avec lui de nouveaux objectifs pour la période à venir et d'évoquer son avenir dans l'entreprise. Pour en tirer le meilleur parti, une préparation rigoureuse s'impose. «Ce rendez-vous se prépare bien en amont», prévient Caroline Billaud, directrice chez Altedia training, société spécialisée dans la formation et le développement des compétences des managers.

Un entretien réussi dépend, d'abord, des informations dont vous disposez sur le salarié. Tout au long de l'année, consignez donc un maximum de données sur chacun de vos collaborateurs: les difficultés qu'il a rencontrées et comment il les a surmontées; ses réactions (enthousiasme ou, au contraire, démobilisation) face à des projets; les formations qu'il a suivies et ce qu'il en a retiré; ses initiatives; son chiffre d'affaires s'il s'agit d'un commercial, etc. Ce travail de collecte, réalisé au fil des mois, vous permettra de dégager les grandes lignes de l'entretien. En outre, il vous fera gagner un temps précieux. «Lorsque le travail en amont est sérieusement mené, une heure et demie suffit pour préparer l'entretien», assure Caroline Billaud.

Si vous avez besoin de temps pour préparer cette rencontre, votre collaborateur aussi. Au moment de fixer une date, veillez donc à laisser un délai de trois à quatre semaines avant le rendez-vous. «Il peut être utile de prévoir une rencontre préalable dans le cas d'un nouveau collaborateur ou d'un salarié «récalcitrant» qui a négligé cette phase de préparation Vannée précédente», conseille Caroline Billaud. Ce rapide face-à- face vous permettra de rappeler l'objectif de l'entretien individuel et la nécessité de le préparer. Pour cela, fournissez à tous vos collaborateurs la grille d'évaluation qui servira de trame à l'entretien. En général, cette grille s'articule autour des points suivants: rappel du poste et de la mission; bilan de l'année passée (rappel des objectifs, analyse des réalisations, des moyens, des écarts constatés et des causes) et, enfin, perspectives et attentes (définition d'objectifs par équipe et/ou individuels, définition des indicateurs qui serviront de mesure, moyens et actions qui seront mis en oeuvre pour atteindre l'objectif, formation, etc.).

S'accorder sur une synthèse. Le jour J, gardez à l'esprit que l'entretien est avant tout un moment d'échanges privilégié avec votre collaborateur. Evitez de monopoliser la parole et incitez le salarié à s'exprimer. Recueillez sa version, ses objectifs et perceptions, et surtout faites preuve d'empathie. Il doit avoir le sentiment qu'il peut parler librement et poser les questions qu'il souhaite. Concrètement, vous échangez à partir de la grille que vous avez complétée chacun de votre côté, puis remplissez ensemble une grille vierge, que vous cosignerez ultérieurement. Il faut donc trouver un terrain d'entente pour chaque point évoqué: analyse, objectifs, moyens... A ce stade, l'un des risques est que la discussion tourne à la confrontation, si tous deux avez des points de vue différents, voire opposés. «Le formulaire a un côté assez rigide, confirme Caroline Billaud. Le manager doit donc veiller à ouvrir la discussion et ne pas se cramponner à une formulation.» Dans tous les cas, «il n'est pas question de régler ses comptes lors de l'entretien. Les «avertissements» ou «mises en garde» doivent avoir lieu, lorsqu'ils s'imposent, tout au long de l'année, juste après les faits reprochés», avertit Jean Dugas, consultant et formateur en ressources humaines chez Demos, société de formation. Cela ne vous dispense pas, pour autant, de revenir sur les points difficiles, comme un manquement lors d'une mission. Vous devez alors rester factuel. A quel moment le salarié a-t-il failli? Quelles en ont été les répercussions? En outre, bannissez les phrases du type: «J'ai l'impression que tu n'as pas bien analysé la situation». Basées sur un sentiment, elles seront perçues comme injustes.

L'entretien est aussi le moment de réfléchir aux mesures d'amélioration (formation, accompagnement sur le terrain) et aux leviers de motivation. Et permet de projeter le collaborateur à moyen terme dans l'entreprise. Enfin, n'oubliez pas que l'entretien d'évaluation doit être abordé comme le temps fort d'un management basé sur des échanges réguliers avec ses équipes. Il est essentiel de prévoir des rendez-vous, semestriels ou trimestriels, afin d'évoquer les difficultés et les solutions envisageables pour soulager le collaborateur.