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Notes de frais : misez sur la numérisation

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Notes de frais : misez sur la numérisation

Oubliez les justificatifs perdus et les tâches chronophages. Désormais, en matière de notes de frais, les choses sont beaucoup plus simples : les éditeurs de logiciels intègrent des modules de digitalisation et d'automatisation dans leurs offres.

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Le smartphone est devenu l'allié incontournable de tous les voyageurs. Et cette tendance prévaut toujours quand il s'agit de déplacements professionnels, de repas d'affaires, bref de tout rendez-vous qui va générer des notes de frais.

Auparavant, il fallait garder scrupuleusement tous les justificatifs, les éplucher à la fin du mois et les entrer dans un tableur Excel. Ce temps est révolu : désormais, un voyageur peut générer ses notes de frais directement depuis son mobile. "Le papier est en train de disparaître. D'ailleurs, depuis un an, les autorités légales ont légiféré sur le sujet pour suivre les révolutions technologiques. Il y a une modernisation complète de tout ce qui concerne la gestion des notes de frais", affirme Olivia Buono, Regional Sales Director de SAP Concur.

Maintenant, un justificatif digital suffit pour les autorités fiscales, les commissaires aux comptes, etc. En effet, depuis l'arrêté du 22 mars 2017 qui fixe les modalités de numérisation des factures, les autorités ont convenu que l'électronique pouvait servir de preuve probante. Pour s'assurer que la démarche soit conforme à la réglementation, éditeurs de logiciels ou de solutions de gestion ont construit leurs offres sur cette nouvelle possibilité.

Un module OCR pour tout automatiser

Chez l'éditeur Eurécia, plus précisément, il suffit de prendre en photo le ticket ou la facture pour qu'ils soient scannés, horodatés et signés automatiquement. Le tout sous la houlette d'un système tiers de confiance qui validera la valeur probante du document. Cette fonctionnalité a été développée en partenariat avec Cerfrance, autorité de certification en France, et Oodrive, spécialiste des solutions cloud de partage, de sauvegarde et de signature électronique.

Ces justificatifs seront alors reconnus comme ayant la même valeur juridique que les originaux et seront directement transmis aux managers concernés et au service comptable. "L'entreprise est ainsi assurée de respecter les règles, lois et législation en vigueur. Elle conservera de manière électronique tous les justificatifs qui devront être présentés en cas d'audit ou de contrôle Urssaf. Elle sera en mesure de justifier la bonne logique des dépenses engagées et des remboursements effectués. La dématérialisation des notes de frais est donc un gage de sécurité", commente Pascal Grémiaux, président d'Eurécia.

Accessible via un portail dédié, depuis un ordinateur ou via l'application Eurécia, la solution intègre un module OCR, à l'instar de ces concurrents. La plupart proposent en effet ce module technologique de reconnaissance optique de caractères, grâce auquel il n'y a plus besoin de remplir la date, ni la nature, ni même le montant lors de la création des notes de frais. "Grâce à l'automatisation, les équipes financières gagneront en visibilité, contrôle et mise en conformité, ajoute Olivia Buono. Le contrôle des coûts est extrêmement important pour une PME, plus que pour une grande entreprise. Les notes de frais représentent le deuxième poste de dépense après les salaires."

Entre packages et offres simplifiées

Aujourd'hui, au même titre que les grands groupes, les PME veulent elles aussi leurs outils d'automatisation et de digitalisation. À condition qu'ils soient accessibles, de par leur simplicité d'utilisation. L'enjeu des différents prestataires est en effet de proposer des applications ergonomiques et intuitives. Transmettre sa note de frais oui, mais sans avoir à réaliser 25 clics pour cela !

Accessibilité aussi par le coût : ces services ne doivent pas plomber le budget de la PME, voire ils doivent rester flexibles pour s'adapter à leurs besoins de mois en mois. L'utilisation du module d'Eurécia varie entre 1 et 3 euros par mois et par collaborateur. Le tarif est dégressif en fonction du nombre de salariés qui utilisent le logiciel. "Nous avons fait le choix de la simplicité, sans options ni surcoût pour une offre la plus lisible et la plus compréhensible possible", glisse Pascal Grémiaux.

Du côté de SAP Concur, il s'agit d'une offre packagée, calculée en fonction du volume mensuel des notes de frais et des options choisies. Comme par exemple "Concur Smart drive" qui, d'après les données du GPS, calcule le kilométrage effectué pour créer automatiquement la dépense .

Une analyse fine des dépenses

Enfin, les éditeurs complètent leur offre par un accès à la partie backoffice. L'entreprise obtient ainsi une vision globale des dépenses qu'elle pourra analyser dans le détail. Le décompte des notes de frais papier, à la main, ne permettait pas un tel reporting. Avec un outil d'automatisation, la PME peut créer des requêtes et obtenir une vision affinée sur certains points : quel est le poste de dépense le plus important ? Quel est le budget du service commercial pour le mois dernier ? Quelles sont les prévisions de dépenses pour le mois prochain, etc. ? Ces données-clés apporteront de la transparence. Et de l'efficacité à votre société.

Céline Tridon

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