Le progrès et les avancées technologiques laissent entrevoir l'apparition de nouvelles opportunités pour optimiser les processus administratifs. Aujourd'hui la gestion des notes de frais peut être facilement automatisée via des solutions dédiées. Et les avantages sont multiples?!   

Une gestion inefficace des notes de frais comporte un coût très important. Il est souvent difficile d'estimer ces coûts pour les entreprises, car ils sont pour la plupart indirects. Un processus de gestion inefficace, une note de frais papier ou le bon vieux tableur, sont par exemple, extrêmement chronophages, source d'erreurs multiples, facilitateurs de fraudes, lourds d'un point de vue administratif (notamment pour la récupération et l'archivage du papier), et inadaptés à l'interprétation de vos données de dépenses. Identifiez le coût réel de chacun de ses éléments, et vous découvrirez que les solutions les moins chères en apparence, sont en réalité extrêmement couteuses. 

La gestion des notes de frais : quels coûts pour l’entreprise ? 

La gestion des notes de frais fait partie de ces processus transverses, dont la responsabilité est souvent partagée par différents départements de l’entreprise, et par de nombreux collaborateurs : véritable problématique pour les entreprises d’aujourd’hui, qui bien souvent, par leur structure ou par leur activité, ont le déplacement professionnel dans leur ADN. 

Pour mesurer le coût de la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise, la première étape est d’identifier les types de coûts qu’engendre la gestion des notes de frais.  

Les coûts humains 

Lié au temps mobilisé par ce processus, qui ne crée pas de valeur ajoutée pour l'activité de l'entreprise, le coût humain est une des conséquences les plus directes et les plus inévitables d'une gestion des notes de frais inefficace.  

Une étude publiée par HRS et la Fondation GBTA, conduite auprès de 533 répondants de plusieurs pays, révèle qu’un employé passe environ 20 minutes pour créer une note de fais moyennant un coût de 53€ à une entreprise. Cette même étude estime également que la correction d’une note de frais contenant au moins une?erreur coûte 48€ à une entreprise, et qu’en moyenne 19% des notes de frais contiennent des erreurs. Découvrez ici le véritable coût de la gestion des notes de frais. 

Les coûts d'archivage 

La digitalisation est devenue un impératif dans plusieurs processus des entreprises, et cela pour une très bonne raison : le papier ça coûte cher ! Outre les coûts de gestion que cela entraine, la lourdeur que cela induit dans les processus de l'entreprise, et le fait que le papier ne garantit pas la non altérabilité des données (qui n'a jamais retrouvé une facture avec l'encre à moitié effacée ?), le papier a surtout un coût d'archivage très important. Quand on sait, que pour des raisons fiscales, vous devez conserver les factures de votre entreprise pour 6 ou parfois même 10 ans, il vaut mieux se débarrasser du papier dès maintenant, notamment depuis que la loi sur l'archivage numérique a évolué, et reconnait la valeur légale des documents numérisés, sous certaines conditions (en savoir plus ici). 

La non-conformité 

Les erreurs, les fraudes ou encore la non-conformité des remboursements avec votre politique de dépense ou avec les lois en vigueur ont un coût important pour votre entreprise. Il y a là aussi un coût humain, lié au temps passé par vos équipes à vérifier et contrôler les dépenses, mais également, et c'est parfois le plus lourd, un coût légal en cas de détection de ces anomalies lors d'un contrôle URSSAF ou fiscal. 

Les manques à gagner 

Nous distinguerons ici deux principaux manques à gagner : la récupération de la TVA et le manque de données. Pour la récupération de la TVA, le manque à gagner est évident : avec un processus de gestion inefficace, les entreprises abandonnent en général la TVA récupérable sur les "petites factures". Un montant estimé à près de 5% des dépenses en notes de frais de l'entreprise. Pour ce qui est du manque de données, le manque à gagner peut paraître plus simple à distinguer, mais pourtant, il est très important, et peut entrainer, associé à une meilleure conformité, une baisse de 5% des dépenses en notes de frais. L'exemple le plus parlant, est la négociation auprès de vos fournisseurs. En effet, les dépenses en notes de frais sont éparpillées entre tous vos collaborateurs, ce qui entraine un manque de visibilité : mais avec un système d'analyse de données avancé vous pourriez par exemple identifier que 30% des notes de frais de votre entreprise sont des factures de péage auprès de la même société. Vous pourrez ainsi négocier un abonnement global pour tous vos collaborateurs et économiser une somme conséquente annuellement 

Comment une solution automatisée de gestion des notes de frais vous aide à réduire les coûts ? 

Avec une solution dédiée, vous retrouvez la maîtrise de ce poste de dépenses important. Le retour sur investissement ou ROI est bien plus important qu'un simple gain de temps et inclut divers éléments relatifs aux coûts cachés de la gestion traditionnelle des notes de frais. 

En effet, une solution comme Expensya permet aujourd'hui, de réduire tous les types de coûts de manière conséquente, en intégrant plusieurs fonctionnalités d'automatisation :  

- Une solution Cloud, Web et Mobile permet de fluidifier le processus, de le rendre plus rapide, et de générer des économies de temps conséquentes 

- L'élimination de la saisie manuelle, grâce à un OCR de dernière génération, qui réduit de 80% le temps de traitement des notes de frais et permet de récupérer plus d'informations (Expensya détecte même le nombre de couverts sur une facture de restaurant) 

- S'assurer du respect de la politique de dépense grâce à des règles automatisées permet d'augmenter la conformité tout en diminuant le temps passé à contrôler les dépenses 

- Les fonctionnalités anti-fraude permettent de détecter des anomalies de manière automatique (comme la détection des doublons) ou de simplifier le contrôle grâce à des Dashboards comparatifs entre employés ou services, pour économiser jusqu'à 1.4% du montant annuel des dépenses. 

- L'automatisation de la saisie et du calcul de la TVA récupérable, et la digitalisation des factures à la source permet de simplifier au maximum le processus de récupération de la TVA, et d'avoir cette data toujours à disposition 

- L'archivage numérique à valeur probante permet de mettre fin à l'archivage papier et au processus de transmission des documents papier pour ainsi éliminer les coûts liés à l'archivage physique 

- La Business Intelligence et les Dashboards BI permettent de récupérer en un coup d'œil et un en instant des informations à forte valeur stratégique comme : le top 5 des marchands chez qui vos collaborateurs dépensent, les principales catégories de dépenses, les pays où vous collectez le plus de TVA, et bien plus ! 

Vous l'aurez compris, les économies que l'on peut réaliser sur la gestion des notes de frais grâce à des solutions automatisées peuvent rapidement devenir extrêmement importantes. 

Nous estimons chez Expensya que le prix de la solution peut être récupéré en à peine quelques mois. Si vous le souhaitez, nos équipes peuvent vous accompagner dans l'évaluation du ROI dont vous pourrez bénéficier en adoptant Expensya, il suffit pour cela de nous contacter ici.